Как автоматизировать работу логистов: пошаговая инструкция

Управляющий «Биржи грузоперевозок ATI.SU» Святослав Вильде разработал пошаговую инструкцию для компаний, желающих автоматизировать работу логистических подразделений.

До сих пор многие компании не решаются перейти к автоматизации из-за серьезного внутреннего сопротивления. Рядовые сотрудники логистических подразделений не хотят перемен, предпочитая работать привычными методами. Кроме того, они справедливо опасаются, что автоматизация их работы может привести к массовым сокращениям.

Руководителям компаний трудно преодолеть это сопротивление: сказывается сила привычки, и большой объем текущих задач, который не позволяет посвятить много времени стратегической перестройке. 

Процесс автоматизации может пройти проще и менее болезненно, если его сделать постепенным, разделив на несколько этапов.

Этап №1. 

На первом этапе необходимо собрать своих подрядчиков на одной онлайн-платформе (типа Площадки АТИ или Атракс) и начать размещать все свои грузы только на этой платформе. Такой шаг сразу принесет компании ощутимую экономию рабочего времени сотрудников за счет автоматического оповещения перевозчиков о новых грузах. Также уменьшатся коррупционные риски – оповещение о размещенном грузе будут одновременно получать все перевозчики, логистам станет гораздо сложнее отдавать грузы определенным подрядчикам.

Этап №2. 

Далее необходимо добиться, чтобы все 100% грузов бронировались перевозчиками самостоятельно исключительно на этой платформе – без привычных методов: звонков или обмена сообщениями. Этого не так просто достичь, поскольку сила привычки велика, и сотрудники будут постоянно «скатываться» на традиционные методы работы. Однако при некотором упорстве и грамотном применении «кнута и пряника» успеха можно добиться достаточно быстро. 

Этап №3. 

На следующем этапе стоит автоматизировать процесс заполнения заявки на перевозку. Когда перевозчик берет груз на платформе, он сразу сообщает информацию о машине и водителе. Остальная информация уже есть в системе, поэтому нажатием нескольких кнопок можно сформировать заявку и через систему ЭДО отправить ее перевозчику. Ему останется только заверить ее электронной подписью или просто одобрить. Таким образом, весь этот процесс будет занимать лишь несколько минут. 



Этап №4. 

Четвертый и относительно простой этап – это автоматизация торгов (аукционов) по каждому грузу. Поскольку ранее перевозчики уже приучились работать с грузами исключительно на одной онлайн-площадке, то мотивировать их к участию в торгах на этой, уже привычной им платформе, будет нетрудно. Основной бонус компании от этого этапа – получение оптимальной цены на перевозку и окончательное устранение коррупционных рисков.

Этап №5. 

На последнем этапе автоматизируется мониторинг исполнения перевозки. Здесь могут возникнуть сложности, прежде всего в работе с подрядчиками. Нужно серьезно их мотивировать, чтобы они, в свою очередь, поработали с водителями, которые должны будут постоянно использовать мобильное приложение платформы. Это приложение позволит отслеживать весь процесс: положение грузовика, статус исполнения перевозки, внештатные ситуации и так далее. 

Водители, к сожалению, пока неохотно используют такие технологии. Но экономия времени сотрудников и повышение безопасности, ведь программа будет сама отслеживать внештатные ситуации, которые логист может пропустить, сполна окупят все усилия.

---

Читайте также: Одним нажатием кнопки: как технологии помогают ритейлерам решать ежедневные задачи

---

Автоматический бонус. 

Пройдя через эти пять этапов, компания автоматически получает важный бонус – готовые отчетность и аналитику. Поскольку все действия фиксируются в системе, и сохраняется вся история, в любой момент можно провести анализ и сформировать отчет. Например, можно проанализировать эффективность торгов и оценить экономию средств, можно увидеть эффективность работы сотрудников и подрядчиков и так далее.

Внутренняя интеграция. 

Однако на этом процесс автоматизации еще не полностью завершен. Последний и, как правило, самый сложный шаг – интеграция с внутренней системой учета. Безусловно, такая перестройка требует серьезных усилий от руководства компании и привлечения программистов, однако и здесь выгоды перевешивают трудности. После проведения такой интеграции заявки, которые логистический отдел получает от коммерческого отдела, будут автоматически переноситься на логистическую платформу, а заявки с платформы будут обратно поступать в учетную систему.

* * *

Как видим, реализация каждого этапа по автоматизации приносит компании ощутимую выгоду. Комплексный подход позволит значительно оптимизировать все бизнес-процессы: сократить количество сотрудников логистических подразделений (мы знаем случаи, когда их количество сокращалось в три раза) и получить значительную финансовую экономию – за счет прозрачной системы торгов, устранению коррупционных рисков, сокращению количества ошибок при вводе информации в системы и т.д.

Святослав Вильде 
Управляющий «Биржи грузоперевозок ATI.SU»