Как правильно управлять запасами и рационально использовать человеческий труд? Кейс крупной сети «НОВЭКС»

Удовлетворить запросы покупателей, организовать хранение и транспортировку, минимизировать расходы на закупку, просчитать и поддержать необходимый уровень товара – это только малый перечень задач отдела закупок. Все они сводятся к единой цели: эффективное управление запасами. 

У компаний в сегменте non-food есть свои особенности в успешной реализации этой задачи.  Ведь их ассортимент не является товаром повседневного спроса, большой процент товаров является сезонным, а цикл пополнения поставщика может измеряться в неделях, а иногда и месяцах.  

При прямых поставках либо при наличии распределительного центра – все ритейлеры используют абсолютно разные подходы к этому процессу. Однако все они рано или поздно приходят к тому, что управлять запасами в ручном режиме – сложно. Компании стараются собственными силами автоматизировать формирование заказов, дорабатывая свои учетные системы (которые не являются специализированными) и применяя единый метод для всех типов товаров. 


А если вы большой игрок на рынке? 

Ваша сеть состоит из более чем 250 магазинов. Для слаженной, эффективной и бесперебойной работы нужен значительный штат сотрудников. Соответственно, на плечи отдела закупок ложится большой объем работы. Менеджеры заказывают товар, исходя только из своих соображений. Обычно для того чтобы «перестраховаться», они заказывают больше, а это приводит к остаткам и замораживанию денежных средств. При том, что вывести слабопродаваемый или непродаваемый non-food из ассортимента торговой сети в разы сложнее, чем его заказать у поставщика!  

Потому в современных условиях рынка будет слишком опрометчиво полагаться лишь на собственные представления. Сегодня не прожить без информационных технологий. Они уверенно проникают во все сферы жизни, и ритейл не исключение. А грамотное использование их в бизнесе позволит компании в разы быстрее развиваться и быть лидером в своей отрасли. 

Своим опытом поделилась компания «НОВЭКС» – представитель крупнейших сетей Сибири в сфере самых востребованных товаров: косметики, хозяйственных принадлежностей и бытовой химии. 

---

НОВЭКС – это: 

• 30 лет опыта
• 272 магазина
  
• 7 регионов Западной Сибири (Алтайский и Красноярский края, Томская, Кемеровская и Новосибирская области, республики Алтай и Хакасия)
  

Среди партнеров сети – именитые мировые и российские  производители Schwarzkopf,     Loreal, Colgate-Palmolive, Полимербыт, Аквафор, «Барьер» и многие другие.
 
Также «НОВЭКС» размещает собственные заказы  на крупных заводах Китая.

---

 

Что заставило задуматься об автоматизации? 

«Ранее один менеджер по закупкам отвечал за 20-25 торговых точек. С увеличением их количества нам приходилось непрерывно набирать новых людей. А это и затраты на заработную плату, и операционные расходы, и время на обучение, и прочие издержки. Заказы рассчитывались в системе SAP, которую мы используем, как учётную систему. Но точность этого расчета требовала улучшения, и каждый заказ необходимо было просматривать и редактировать. Это занимало всё рабочее время закупщика», – рассказывает Ольга Рудковская, начальник департамента управления закупками и продажами компании «НОВЭКС».

С развитием и ростом сети, у руководства «НОВЭКС» появилась острая потребность повысить производительность действующих сотрудников и не прибегать к найму новых, чтобы не раздувать штат. 

Так было принято решение внедрить специализированную систему управления запасами.


Какой методологии управления запасами довериться? 

Мировые лидеры давно признали эффективным управление товарными запасами по методологии теории ограничений. В этом случае управление осуществляется буфером (ориентировочным уровнем запаса), который принято делить на три зоны: зона риска нехватки запаса, оптимальная зона и  зона риска излишка. 

При анализе последнего периода пополнения запасов буфер изменяется на 33% (в большую или меньшую сторону), если остаток по товару доминирует в зонах риска нехватки запаса или риска излишка. Метод управления буфером идеально подходит для товаров с низкой вариабельностью и количеством продаж.  

В зависимости от спроса и частоты поставок, менеджеры определяют то, как часто заказывать товар, и в какой отрезок времени проводить анализ спроса на каждой точке хранения. Ассортимент компании содержит товары с разной стабильностью продаж, а потому его структурируют по вариабельности частоты и по вариабельности количества продаж. 

Из практики видно, что заказ поставщику происходит либо по графику, либо в тот момент, когда остаток достигает минимального уровня. 

В том случае, если у вас есть строго фиксированный график, стоит обратить внимание на то, что чем чаще вы можете получить товар и чем меньше условий от поставщика по минимальной партии, тем точнее вы можете прогнозировать необходимый уровень запаса.  Так, ритейлерам намного легче подстроиться под колебания спроса, закупая мелкими партиями и не загромождая склад.  Более того, крупная партия может продаваться намного дольше ожидаемого срока и просто заморозить ваши средства. 

Благодаря данным графиков можно не только автоматизировать формирование заказов, но и построить отчетность для оценки надежности поставщиков.  Если же ваши менеджеры при заказе руководствуются только минимальным уровнем товара, существует большой риск упущенных продаж или наоборот – излишнего спроса. Человеческий фактор не дает 100%-ную гарантию того, что минимальный уровень определили правильно, и что он будет актуальным в случае резкого изменения спроса. 

Потому при выборе системы опытные компании обращают внимание на методологию, на которой она основана. Для компании «НОВЭКС» было важным, чтобы программное обеспечение опиралось на реальный спрос, а не на прогноз, т.е. по Теории Ограничений, которая учитывает все вышеуказанные факторы. 

«Наше руководство изучало эту методологию и эффекты от её применения в других компаниях, и пришло к выводу, что это наиболее прогрессивный путь. Потому мы рекомендуем систему ABM Inventory», – Ольга Рудковская,  начальник департамента управления закупками и продажами компании «НОВЭКС».

Прежде всего, специализированная система по управлению запасами предоставила компании возможность осуществлять прозрачную аналитику, что помогает в дальнейшем оценить правильность методики формирования заказов с помощью анализа динамики запасов. 

Уже на основании качественной аналитики решилась еще одна боль специалистов, которых быстро утомляет проверка больших «полотен» заказов. Из-за накопления рутинных задач, ресурсы хороших специалистов могут использоваться неправильно и не приносить компании прибыль. 

Например, вместо этого они могли бы чаще работать с проблемными позициями в ассортименте и улучшать процессы в рамках общей стратегии. 

«С помощью системы ABM Inventory нам удалось остановить рост штата сотрудников отдела закупок, который наблюдался при росте сети, а кол-во менеджеров по закупу на магазины даже уменьшилось с 16 до 11! Это позволило достичь основной нашей цели. Кроме этого, устранена механическая работа оператора при формировании заказов на центральный склад», – Ольга Рудковская,  начальник департамента управления закупками и продажами компании «НОВЭКС».

Получите чек-лист и определите процессы, которые требуют доработки для повышения эффективности компании!

---

Читайте также: Высокое ИТ-давление: как гибкая инфраструктура данных может спасти ритейл

---

Правильное обращение с SKU. Куда девать излишки?  

В сети «НОВЭКС» для более, чем 80% sku-location заказы теперь отправляются автоматически – проводится расчет ежедневных заказов, заказ товаров-новинок и товаров в акции без вмешательства человека. А вот из оставшихся заказов, требующих акцептации, корректируется менее 1% строк.

Для таких крупных сетей как «НОВЭКС» особенно важно, чтобы для каждого SKU использовался отдельный алгоритм управления запасом, ведь один и тот же товар в разных местах хранения может поставляться и продаваться совершенно по-другому. Проанализировав среднедневную продажу одной и той же единицы товара по своей сети, не удивляйтесь, если среднее будет колебаться до 10 раз. 

Здесь играют роль инфраструктурные особенности района, в котором находится торговая точка и инфраструктурные особенности самого магазина. Именно потому при формировании заказа каждый SKU, как и каждая торговая точка требуют индивидуального подхода. 

Руководство компании «НОВЭКС» отмечает, что полная автоматизация процесса закупок привела к повышению продуктивности работы магазинов по всей сети. Проект внедрения ABM Inventory позволил компании уйти от достаточно устаревших схем работы:  

• графики заказов и поставок логисты вели в экселе, а затем картоведы загружали их в SAP - теперь все графики находятся в единой базе ABM Inventory, что позволяет логистам экономить время и собственный трудовой ресурс; 
  
  
• ранее не осуществлялось системного контроля над исполнением графика заказов поставщиками – теперь это удобно делать с помощью отслеживания задерживающихся заказов
  

Детальнее об опыте сети «НОВЭКС» вы можете узнать в видео-отзыве Ольги Рудковской,  начальника департамента управления закупками и продажами компании.



Даже при самых идеальных графиках поставки, вам наверняка знакома ситуация: в одних магазинах уже не хватает товара, а в других накапливаются излишние запасы.  Согласно Теории ограничений, запасы нужно держать в точке с наиболее высокой степенью точности прогноза потребления товара. (Этой точкой для ритейлеров становится РЦ, с помощью которого можно быстро среагировать на потребность каждого магазина). 

Излишки, сформированные на уровне магазина можно распределить по сети. Важно сделать это так, чтобы улучшить оборачиваемость и не заказывать новую партию. Вы удивитесь, но правильно распределив товар, всего за пару недель можно улучшить оборачиваемость до 15% без увеличения логистических затрат. Специализированная программа поможет оперативно отследить, где избытки товара, а где нехватка и составить варианты перемещения между магазинами. 

В сфере фуд-ритейла, где присутствуют товары категории fresh, подобные махинации сделать сложнее. Но если вы работает в сфере non-food, работа с излишками не доставит много хлопот при использовании надежных инструментов. 

Система ABM Inventory, которую выбрала компания «НОВЭКС», предоставляет возможность отслеживать перемещение излишков, быстро находить в системе такие товары на определенном магазине и оперативно сформировать заказ-перемещение. А с помощью анализа излишков, можно понять, насколько целесообразно делать перемещения и помогает ли это быстрее высвободить денежные средства, чтобы получить прибыль.  


К чему пришла сеть «НОВЭКС» после внедрения ИТ-системы 

• Централизованное управление запасами
• Эффективное использование трудовых ресурсов  (сотрудники магазинов полностью освобождены от работы с заказами)
  
• Минимизация рисков коррупции со стороны заведующих магазинов и поставщиков
  
• Упорядоченное взаимодействие с поставщиками
  
• Быстрая, глубокая и прозрачная аналитика
  
• Оптимизация ассортимента посредством формирования матриц по категориям торговых точек и регулярного пересмотра товаров – аутсайдеров с помощью отчетности.
  

На что обратить внимание, если вы еще не пришли к автоматизации? 

Если вы все еще не нашли формулу эффективного управления запасами, вам следует обратить внимание на следующие проблемы. 

Интуитивные заказы. Менеджер заказывает товар, исходя только из своих соображений. Обычно для того чтобы «перестраховатьс», он заказывает больше, а это приводит к остаткам и замораживанию денежных средств. 

Вы НЕ анализируете надежность своих поставщиков в цифрах. Анализ нужен для того, чтобы понять, как именно вам нужно контролировать процессы и подчинить запасы своим правилам.  

Отсутствие надежных инструментов. Вы до сих пор не нашли систему, которая позволит вам оценить анализировать причины и размер излишков (overstocks) и упущенных продаж (out- of-stocks).

Вы не учитываете особенности категорий товаров. Как минимум – необходимо оценивать неравномерность спроса в рамках каждого дня недели (коэффициенты дней недели), как максимум – Service Level (статистический показатель, отражающий вероятность того, что покупатель найдет товар на полке).

Отдел закупок не централизован. У вас нет единого алгоритма подсчета заказа и аналитики – значит, вы не можете отследить эффективность работы сети.

* * *

Как правило, большинство компаний слишком заняты операционной деятельностью, из-за этого упускают момент, когда пришло время что-то менять и нужно начать действовать. Хотите, чтобы ваш бизнес был конкурентоспособным и экономически устойчивым? Тогда нужно играть на опережение.  

Этот чек-лист поможет вам определить свои сильные и слабые стороны, понять, куда направить фокус вашего внимания. 

ПРОВЕРИТЬ КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ КОМПАНИИ