Как «Нестле Россия» удалось ускорить документооборот в 5 раз

Скорость и точность обмена документами между поставщиком и торговыми сетями напрямую влияют на то, насколько быстро он получит оплату от них. Из-за периодических проволочек с обработкой и корректировкой документов оплаты задерживаются, и компания-поставщик зачастую не может оценить и спрогнозировать объем оборотных средств, которыми она будет располагать в тот или иной момент. Кроме того, из-за внутренних проблем в обращении с документами сами компании также задерживают оплату своим поставщикам. С этой типичной ситуацией столкнулось и ООО «Нестле Россия». Организация решила эти проблемы, внедрив электронный документооборот.


Структурные подразделения «Нестле Россия» – а это несколько юридических лиц, производственные и складские помещения, региональные центры продаж – расположены по всей РФ. Компания пользуется нелокализованной версией SAP. Чтобы учесть в ней входящие документы, их необходимо отсканировать на специальных сканерах, с которых электронные копии через e-mail-сервис автоматически уходят за рубеж в конечный пункт проводки документов. Путь получается долгим, потому что:

1. Таких сканеров у компании два: в Москве и Самаре, поэтому входящие документы из всех структур направляют туда.
2. Контроль прохождения документов в офисах-адресатах, а впоследствии в офисах Самары или Москвы был затруднен.
3. Качество сканирования часто было низким, скан-копии получались нечитаемыми, в результате штаб-квартира компании запрашивала новые. К тому времени бумажные оригиналы документов зачастую найти было сложно и приходилось снова запрашивать их у поставщиков.

«В результате срок оплаты подходит, наши поставщики ждут деньги, а мы еще даже не получили документы, а если получили, то не можем найти, на каком этапе прохождения они в данный момент находятся, так как у нас несколько этапов проверки», – поясняет Екатерина Роговская, менеджер по оптимизации бизнес-процессов ООО «Нестле Россия».


Во взаимоотношениях с торговыми сетями и дистрибьюторами «Нестле Россия» выступает уже в противоположной роли – поставщика, которому задерживают оплату. Бумажные документы контрагенты обрабатывают вручную. Это занимает больше времени, нежели автоматизированный процесс, и влечет ошибки. Кроме того, бумажный документооборот в ритейле связан с системной проблемой: торговая сеть вовремя не оплачивает всю поставку, если у нее есть вопросы по какой-либо ее небольшой части.

«Например, мы отгружаем товар на 4 миллиона рублей. Сеть обнаруживает брак одного короба. В этом случае мы должны выставить корректировочные документы. Все это требует времени. Но пока мы этого не сделаем, оплаты не будет. В итоге из-за вопроса ценой условно в 1 000 рублей мы не можем получить все 4 миллиона», – объясняет Екатерина Роговская.

При бумажном документообороте порядка 47% исходящих документов от «Нестле Россия» контрагенты обрабатывали и оплачивали с задержкой.


Компания решила перейти на ЭДО сразу после того, как в 2012 году сформировалась законодательная база по электронному документообороту в сфере B2B. ООО «Нестле Россия» остановило свой выбор на сервисе Контур.EDI разработчика СКБ Контур.

 
На первом этапе реализации проекта специалисты «Нестле Россия» и команда разработчика анализировали действующие схемы бумажного документооборота и продумывали, каким образом переложить их в электронный вид. В ходе этой работы они выявляли дублирующие и ненужные звенья в цепочке проверки документов, которые задерживали их прохождение, назначали сотрудников, уполномоченных согласовывать и подписывать. В итоге проектная команда заказчика и провайдера разработала быстрые и прозрачные схемы ЭДО.

На втором этапе внедрения ЭДО проводилось тестирование системы. В процессе выяснилось, что INVOIC, которые компания формировала при бумажном документообороте, не содержат необходимых данных для того, чтобы сервис ЭДО преобразовал их в электронный документ установленного формата. Проектная команда «Нестле» доработала свои формы INVOIC. Далее она отправляла документы через Контур.EDI в тестовом режиме, чтобы увидеть, как они выгружаются и визуализируются в системе ЭДО.

«Учитывая, что ООО "Нестле Россия" использует нелокализованную версию SAP, которую нельзя полностью интегрировать ни с одной российской системой ЭДО, мы постарались максимально упростить для компании работу с документами через веб-интерфейс, – говорит Виктория Гильманова, менеджер по работе с ключевыми клиентами СКБ Контур. – В Диадоке можно создавать "подразделения", и в данном случае мы в полной мере использовали эту возможность. В личном кабинете основной организации заведено около 50 "подразделений". Кроме того, специальное "подразделение" в системе создано для документов, по которым документооборот завершен. Из них автоматически формируются многостраничные файлы в формате pdf, которые также автоматически, через специальный коннектор отправляются на e-mail-сервис сканеров, переправляющих эти pdf-ки в SAP. Эту доработку команда СКБ Контур реализовала специально для ООО "Нестле Россия"».

Сегодня компания обменивается электронными документами с ключевыми торговыми сетями, а также с 20% поставщиков упаковки и сырья. К ЭДО с «Нестле Россия» подключены основные дистрибьюторы, а также все фабрики, входящие в состав компании.


Как признаются представители «Нестле Россия», одним из самых непростых моментов перехода на ЭДО стало явное сопротивление людей, причем как сотрудников компании, так и поставщиков, от которых идут входящие документы. Это неудивительно, ведь речь идет о ломке старого и внедрении нового – это всегда непросто. Людям сложно перестроить свое мышление, привычки, отлаженную схему работы.

«Мы делаем для поставщиков подробные презентации, даем разъяснения по возникающим вопросам, приводим примеры из собственной практики. Среди аргументов то, что в документах уменьшается количество ошибок, не нужно ничего распечатывать и вручную подписывать, документооборот ускоряется, а главное – мы будем своевременно, без опозданий оплачивать счета, так как ЭДО исключает все то, что этому мешает. В 2015 году мы планируем подключить 60% поставщиков, – рассказывает Екатерина Роговская. – Что касается наших сотрудников, то для них это такие аргументы, как снижение нагрузки, экономия времени, упрощение работы».

Такой проблемы не возникает с торговыми сетями. В свое время ЭДО на российский рынок ритейла принесли международные торговые сети. В дальнейшем российские сети подхватили их пример. Они внедряют ЭДО охотно и с энтузиазмом. Более того, зачастую они сами выступают инициаторами перехода на обмен электронными документами с поставщиками.

 


Обработка входящих бумажных документов занимала в «Нестле Россия» в среднем 30 дней. Внутри компании было несколько этапов проверок. В результате больших объемов сотрудники обрабатывали документы не всегда своевременно.

Сегодня работа с входящим трафиком от поставщиков, с которыми документооборот перевели в электронный вид, занимает самое большее 5 дней. При этом загрузка сотрудников снизилась на 30%.


Подготовить комплект электронных документов можно гораздо быстрее, чем пакет бумажных. Их не нужно распечатывать, передавать от сотрудника к сотруднику для подписи. Кроме того, бумажные исходящие документы для торговых сетей компания распечатывала в четырех экземплярах. При ЭДО имеется один оригинальный электронный документ, который стороны передают друг другу за считанные секунды. Поэтому если раньше машинам с заказами «Нестле Россия» приходилось дожидаться, когда будут готовы документы, то теперь они отправляются к клиентам значительно быстрее.

Сократился срок обработки документов на стороне сети, ведь электронные документы формируются на основе EDI-сообщений автоматически. Те из них, по которым не возникает вопросов по товару и цене, опять же автоматически ставятся на оплату. Если при бумажном документообороте 47% документов сети обрабатывали и оплачивали с задержкой, то при ЭДО этот показатель сократился до 19%.


Бумажный документооборот с дистрибьюторами по оформлению услуг и бонусов занимал у «Нестле Россия» 21 день, что тормозило работу контрагентов. С помощью ЭДО этот срок сокращен до 5 дней.

«Нам сложно выразить в числах финансовую выгоду, так как она комплексная. Для иллюстрации могу привести одну из составляющих. Мы посчитали, что пакет бумажных документов обходится нам в 158 рублей, тогда как аналогичный комплект электронных – 28 рублей, то есть почти в 6 раз дешевле. Важнейший результат – это то, что мы гораздо более четко, чем раньше, можем прогнозировать и оценивать, какими оборотными средствами будем располагать в тот или иной период. Снизилась потребность в кредитовании. И, наконец, еще один крайне важный для нас результат – это уменьшение нагрузки по работе с документами на сотрудников, экономия их времени, которое они могут направить на решение других задач».