Цепочка поставок в формате SaaS: кейс Леруа Мерлен Восток

В конце 2017 года Леруа Мерлен Восток и Generix Group Vostok подписали договор о продлении поставки облачных решений Generix для управления цепями поставок на 5 лет. Сейчас Леруа Мерлен Восток использует пять программных продуктов в режиме SaaS от Generix Group, обеспечивающих работу на всех этапах цепочки поставок: портал поставщика, система управления складским двором, система управления складом, система управления транспортировкой, портал перевозчика. И «шину интеграции данных», которая позволяет связать все информационные системы в единое целое c IT ландшафтом компании.

Леруа Мерлен – один из ключевых  партнеров Generix Group, и во многом благодаря подходу крупнейшего DIY ритейлера к бизнесу и организации процессов экспертиза вендора программного обеспечения для автоматизации цепи поставок пополнилась множеством интересных решений и технических находок. И в этом контексте особенно интересно вспомнить о том, каким образом начиналось сотрудничество двух партнеров. А начиналось оно стандартно – с тендера, который был объявлен российским офисом Леруа Мерлен, когда компания осознала острую необходимость в оптимизации всех элементов сложнейшей цепи поставок. 

Тендер по выбору поставщика решения был объявлен в 2013  году. При этом следует отметить, что Леруа Мерлен отличает особый подход в поиске партнеров. Во-первых, ритейлер искал поставщика, который способен предоставить комплексное решение для логистики, – компания с самого начала не хотела играть в «лоскутное одеяло», которое обязательно возникает, когда решения для каждой отдельной системы внутри единой цепочки реализуют разные поставщики. Во-вторых, ритейлер был уверен в успехе бизнеса на российском рынке, и сразу искал решение, которое можно достаточно быстро масштабировать с ростом компании и объема задач.  

Безусловно, и стоимость, и функционал имели значение, однако, даже это было не главным. Леруа Мерлен вступают в переговоры, имея НЕ товарный ассортимент и список распределительных центров, а, в первую очередь, имея собственную экспертизу и уже существующий набор процессов, которые нуждаются в автоматизации, стандартизации и оптимизации. И, объявляя тендер, Леруа Мерлен искал поставщика программного обеспечения, которое как «стручок и горошинка» совпадет с теми принципами работы, что уже внедрены и решают текущие задачи. Революционный метод под названием «мы наш, мы новый мир построим» здесь категорически не подходил. 

В таком подходе есть железный смысл: Леруа Мерлен – это сотни тысяч товарных позиций и квадратных метров площадей, тысячи сотрудников и сотни поставщиков, и в случае с полным изменением всех процессов речи об оптимизации идти не могло. На перестройку системы и переподготовку персонала ушли бы ресурсы, которые не позволили бы уже на старте обойти конкурентов и в течение краткого периода занять на рынке лидирующие позиции. 

Пилотный проект

Для первого внедрения, которое было реализовано на базе РЦ «Дмитров», компания Леруа Мерлен выбрала три продукта: WMS – система управления складом, YMS – система управления двором и портал поставщиков для взаимодействия с локальными партнерами. Этот набор решений стал первым элементом, реализованным в рамках будущего комплексного решения по автоматизации логистических процессов.

Для того чтобы понять, почему решили начать сотрудничество с внедрения именно этих продуктов, следует рассмотреть ряд задач, решение которых стало критически важным для Леруа Мерлен в 2014 году, когда бизнес начал стремительно развиваться. Не будет ошибкой предположить, что с этими сложностями сталкиваются практически все крупные DIY-ритейлеры.

Задача 1. Ускорение и систематизация взаимодействий с поставщиками.

В числе поставщиков Леруа Мерлен есть крупные поставщики, которые отлично подкованы в вопросах организации логистики. Но немало и небольших поставщиков, у которых нет своей ERP, корпоративных стандартов и прочих инструментов, жизненно необходимых для быстрого и прозрачного взаимодействия. До внедрения веб-портала коммуникации с такими партнерами происходили в режиме утомительной переписки и телефонных разговоров. С появлением универсального, простого инструмента и единого процесса, работа с такими поставщиками приобрела порядок, скорость и удобство. 

Зайдя на веб-портал под своим логином, поставщик видит заказы и их статусы, доступные временные слоты для доставки, список заказанных позиций, который можно при необходимости распечатать. И самое важное – каждый поставщик именно здесь подтверждает факт физической отгрузки товаров со своего склада и распечатывает стандартные этикетки, которыми оклеивает все упаковки и паллеты, которые впоследствии быстро и правильно идентифицируются на приёмке в WMS на распределительном центре Леруа Мерлен. 

---

Читайте также: Главные признаки службы поддержки, которая спасёт ваш склад от простоя

---

Задача 2. Выравнивание нагрузки на РЦ компании

Идеальный склад – это, в том числе, эффективная система работы с входящим и исходящим потоками. Внедрение YMS – системы управления двором и её интеграция с веб-порталом дала возможность складу не только управлять транспортными средствами на своей территории, но и влиять на нагрузку склада. В первую очередь это достигается за счёт возможности детально управлять расписанием каждого отдельного дока на складе, задавать нормативы операций, распределять различные потоки по времени и дням недели. При этом вся информация по расписанию склада в режиме реального времени влияет на доступные для выбора временные слоты на портале поставщика. Таким образом склад получает реальный инструмент влияния на свою эффективность, руководитель склада и начальники смен могут спрогнозировать будущую нагрузку.

Задача 3. Точное планирование потребности в складском персонале и времени на грузообработку.

Складской комплекс Леруа Мерлен – во всех смыслах «беспокойное хозяйство», и особое беспокойство вызывал тот факт, что без платформы общения с поставщиками и инструмента управления нагрузкой на склад невозможно точно предсказать объём и скорость выполнения работ, распределить человеческие ресурсы, занятые на складе и гарантировать своевременные поставки в магазины и конечным клиентам. В итоге, для страховки, приходилось привлекать к работе больше людей, чем требовалось на самом деле. И в большинстве случаев, часть персонала оставалась без полноценной нагрузки. Но рабочее время и в таком случае оплачивалось, что приводило к ненужному повышению расходов на оплату труда. 

Внедрение портала поставщиков в связке с YMS помогло быстро навести порядок в коммуникациях между компанией и ее многочисленными поставщиками за счёт чего выровнять нагрузку на склад и сделать её более предсказуемой. Стоит рассказать об интересной опции, доступной на портале, – владелец платформы может размещать здесь информационные объявления. Это очень удобно, если необходимо оперативно донести информацию о каких-либо изменениях в процессе до большого количества контрагентов.

Компания Леруа Мерлен была удовлетворена внедрением связки портала поставщиков и YMS -  был решён ряд базовых проблем, которые вносили элемент нестабильности в работу всех звеньев цепочки поставок. В связке с порталом и системой управления двором внедрялась и WMS, на которой стоит остановиться отдельно.

Внедрение автоматизированной WMS в формате SaaS

Ещё одной задачей автоматизации цепочки поставок в распределительном центре Леруа Мерлен «Дмитров» стало внедрение WMS. Как отмечает Леруа Мерлен, смысл идеи одновременного внедрения портала, YMS и WMS заключается не только в том, чтобы помочь поставщикам общаться с заказчиком более эффективно и оперативно, но и в том, чтобы грамотно планировать ресурсы совместно с 3PL операторами. Потому что, когда на складе работает до ста человек в смене, стоимость ошибки будет достаточно высокой, и даже 10 «лишних» работников выливаются в значительные затраты, которых так хочется избежать. Благодаря комплексному решению всегда есть четкое понимание того объема работы, который возникнет в конкретный день, а благодаря WMS – есть возможность обеспечить выполнение этого объёма работ и понять, укладывается ли склад в нормативы. Такое планирование ресурсов сокращает, в том числе, и финансовые затраты компании. При этом склад работает в единой связке как с поставщиками, так и с транспортным отделом и магазинами компании.

Когда мы в ходе наших тренингов и вебинаров спрашиваем «Зачем нужна WMS?», обычно слышим в ответ – «для оптимизации». Хотелось бы отметить, что WMS не несёт оптимизации только по факту самого внедрения. При неверном подходе можно внедрить новую систему управления складом, а в результате получить более трудоёмкие процессы. Например, увеличив трудозатраты на регистрацию данных в WMS в ручном режиме или просто продублировав старые процессы в новой системе. WMS становится инструментом оптимизации лишь в случае рационального подхода к проекту и его целям, детального анализа специфики работы существующего складского комплекса и проработки процессов с учётом исключений и потенциальных сильных сторон. 

В случае с Леруа Мерлен главной целью внедрения нового ПО была не оптимизация сама по себе. Компания формулировала более четкие задачи: привести деятельность склада к прозрачному и масштабируемому стандарту и обеспечить выполнение стабильно растущего объёма операций.

Дело в том, что у сегмента стройматериалов в рамках большого ритейлера есть масса «неудобных» особенностей, к которым относится очень широкий ассортимент, сильное влияние сезонности и промоакций, большой разброс в габаритах и типах грузов. И с помощью WMS нужно не просто сократить время операций по некоторым процессам, но и гарантировать стабильное время обработки для различных типов грузов с соблюдением всех норм технологического процесса. При этом менеджмент склада не хотел каждый раз размышлять, сколько человек будет занято в определенный день – 60 или 120. Так одной из задач была потребности в организации процессов таким образом, чтобы гарантированно выполнять запланированным объём заранее спрогнозированным количеством персонала. 

Итоги внедрения WMS от Generix Group Vostok:

• Выравнивание нагрузки на склад и складской двор.
• Разработка единого процесса для всех РЦ компании и стандартизация операций.
• Повышение точности планирования потребности в персонале.
• Увеличение скорости обработки заказов в рамках всей цепи поставок.
• Повышение качества данных о запасах и их статусе для всех корпоративных систем.
• Сокращение объемов бумажного документооборота.

Руководство Леруа Мерлен высоко оценило эффективность от реализации обновленной автоматизированной системы, и было принято решение масштабировать его и на распределительные центры в других регионах. В частности, комплексное решение: портал, YMS и WMS от Generix Group развёрнуто в Новосибирске, Самаре, Домодедово. При этом нужно сделать оговорку о том, что решение также используется для обеспечения процессов интернет-магазина. Особенности процессов интернет торговли требуют особой настройки, но SaaS позволяет произвести их максимально оперативно в рамках единого решения, при этом не задействуя дополнительные ресурсы на обеспечение новых серверных мощностей. 

TMS 

Следующим шагом в партнерстве с Леруа Мерлен стал запуск автоматизированной системы управления транспортом – TMS. Конечно, у DIY гиганта была своя транспортная система, но функционировала она довольно стандартно, – с помощью Excel-таблиц, звонков и электронной переписки. На определенном этапе развития такой подход не был способен качественно обслужить поток поставок. 

Как работает TMS на базе SaaS? 

Это система, которая не только полностью контролирует грузоперевозки в соответствии с заложенными в неё алгоритмами (которые по необходимости можно изменять), но и действует в паре со специальным веб-порталом для перевозчиков, к которому подключены все транспортные компании, работающие с Леруа Мерлен. 

Алгоритмы могут быть самыми разнообразными, наиболее распространенные из которых «доставить в минимальный срок», «доставить по минимальной стоимости» или «доставить определённым видом транспорта». Система сама будет отбирать перевозчиков, отвечающих данному требованию. 

Все, кто плотно связан с доставкой грузов, нередко отмечают, что найти качественную транспортную компанию – дело непростое. TMS помогает и здесь, – анализируя каждодневные доставки грузов, качество, скорость, стоимость, система сама создает внутренний рейтинг, и, если в алгоритм не вносятся иные требования, она выбирает наиболее надежных подрядчиков. То есть система становится не просто «железом», а саморазвивающимся инструментом с элементами Искусственного интеллекта. 

Таким образом, это самообучающаяся система, которая исключает из процесса планирования перевозок человеческий фактор и превращает менеджеров из работников «Excel и телефона» в настоящих стратегов, определяющих оптимальный алгоритм деятельности системы в тот или иной период года или для того или иного логистического потока. 

---

Читайте также: Оптимизация IT- затрат в цепи поставок в формате SaaS

---

Например, в период, когда предстоит обработка многочисленных крупногабаритных доставок или необходимо объемное резервирование спецтехники, – менеджер вносит все требования в алгоритм работы автоматизированной системы и реализует все нужды компании в тот или иной момент.

Следует несколько подробнее остановиться на особенностях работы веб-портала, интегрированного в TMS. Этот   момент немаловажен, ведь помимо простоты, прозрачности и скорости в вопросах решения транспортных задач, здесь, на портале, формируется и вся документация, которая всегда была причиной для головной боли у менеджеров. Мало, что может сравниться по способности красть рабочее время с «бумажками». Так вот, транспортные накладные и прочие сопроводительные документы формируются здесь же, на портале. И если TMS развернута в облаке, то портал, по сути, является сайтом, пользоваться которым может любой исполнитель транспортных функций. 

Какие задачи решила TMS?

• Оптимизация ресурсов – нажал на кнопку, и система сама «раскидает» задания для транспортных компаний.
• Прозрачность процесса выбора транспорта – благодаря четкому алгоритму, заложенному в программу, всегда можно объяснить, почему выбран тот или иной перевозчик для выполнения определенной доставки. 
• Повышение качества персонала – транспортный отдел не тратит время на составление и распределение заданий, а занимается обработкой исключений, анализом результатов и координацией действий со смежными отделами и контрагентами.

***

Классическая фраза «внедрение за шесть месяцев» категорически не подходит многим бизнесам, – им нужно запустить новые процессы в конкретные сроки и ни днем позже, и в этом смысле SaaS имеет явные преимущества. Находясь в облаке, Generix Group Vostok обладает необходимыми компетенциями и техническими возможностями для того, чтобы внедрить новый функционал в кратчайший срок. И трудно себе представить функционал, который был бы невозможен для внедрения. Ведь SaaS – это экспертиза, объем которой пополняется благодаря клиентам и партнерам по всему миру, новые возможности и процессы, которые уже были внедрены, доступны всем клиентам. Кейс, реализованный для Леруа Мерлен, масштабирование которого продолжается, не только освободил ресурсы для роста лидера DIY-сегмента, но и дополнил наш опыт интересными находками и решениями.

Сергей Мамич, SCM консультант, Generix Group Vostok