17 500 поставщиков и нет бумаг? Стильное решение Wildberries

Компания Wildberries стала первым российским онлайн-ритейлером, кто избавился практически от 100% бумаг в работе с партнерами. Как это было и каких результатов добились благодаря сервису Synerdocs, читайте далее. 
 

Переход на ЭДО. С чего всё началось 

В 2014 году счета-фактуры, акты, накладные и другую первичку в Wildberries привозили вместе с товаром. Уже тогда в одной номенклатуре было несколько сотен позиций, а объемы и цены часто менялись к моменту доставки бумаг. В итоге документы поступали с неточностями. На корректировку, исправления и повторную отправку уходило много времени.  

Также при поставках товара выявляли недогруз, пересорт или брак. И тогда в Wildberries формировали и подписывали акт об установленном расхождении на основании накладной ТОРГ-12. Документ отправляли поставщику, он подписывал его и формировал корректировочный счет-фактуру. Затем бумаги возвращали обратно в интернет-магазин. 

Опыт работы с электронными документами в Wildberries на тот момент уже был. До перехода на ЭДО в компании использовали систему на платформе 1С. В ней формировали учетные документы. В 2014 году потребовалось решение, которое бы объединило создание электронной первички в учетной системе с подписанием, отправкой поставщику и её получением.

При выборе решения учитывали:

• возможность интеграции с нетиповыми конфигурациями 1С и дальнейших доработок по просьбе заказчика;
  
  
• невысокую стоимость обмена документами;
  
  
• участие оператора в подключении контрагентов к ЭДО, в том числе его готовность к активной настройке роуминга.
  

По этим критериям проанализировали предложения нескольких операторов документооборота России. Одним из наиболее качественных для Wildberries решений стал сервис Synerdocs. 

---

Читайте также: Электронные накладные: каким ритейлерам и для чего нужны

---

Пилотный проект: сервис ЭДО и 1С

Переход на электронный документооборот с контрагентами стартовал 1 мая 2014 года. Специалисты Wildberries и оператора настроили интеграционное решение Synerdocs для 1С. Для этого использовали API: 


 
Первыми с электронными документами начали работать специалисты отделов продаж и взаиморасчётов. Именно они получают тысячи документов от контрагентов через Synerdocs. 

В ходе проекта в Wildberries настроили интеграцию сервиса обмена с 1С на автоматическое получение документов, сверки номенклатур и их создание в учетной системе. Теперь в поступлениях в 1С за минуты создаются сотни и тысячи позиций товара. 

Постепенно в электронный вид перевели: 

• счета-фактуры;
• акты сверки;
  
• накладные (ТОРГ-12);
  
• договоры (теперь со всеми новыми поставщиками заключаются в электронном виде); 
  
• другие неформализованные документы.
  

Подключение контрагентов

Ускорить темпы перехода на ЭДО помогла мотивация поставщиков, которая началось с email-рассылки и обучающих вебинаров. В мероприятиях приняла участие большая часть контрагентов интернет-магазина. 

При этом подключение поставщиков полностью взял на себя оператор. Многие партнеры впервые освоили электронный документооборот и работу с электронной подписью. Synerdocs обеспечил для них интеграцию с корпоративными и учетными системами, подключил роуминг для тех, кто уже использовал другие сервисы обмена. 



Электронная транспортная накладная 

В феврале 2019 года компания начала обмениваться с поставщиками товаров электронными транспортными накладными (ЭТрН). 



Компания значительно ускорила приемку товаров. Теперь средняя продолжительность ожидания разгрузки машины поставщика составляет от 0 до 10 минут. 
Все данные о водителе, машине и продукции берутся напрямую из ЭТрН и заносятся в корпоративной систему, а водителям останется лишь подъехать к месту разгрузки в указанное время в порядке электронной очереди, камера на въезде на склад считает номер и откроет шлагбаум для водителя.

Каждая ЭТрН, поступающая в Wildberries от контрагента, проходит форматно-логический контроль:


Благодаря проверке исключаются ошибки в оформлении документов, сокращаются сроки их рассмотрения и подписания.

За первые два месяца Wildberries получила в сервисе свыше 13 000 транспортных документов. При этом для работы с накладными контрагенты активно используют мобильные решения – чат-боты Viber и SMS: 

  

                
Результаты перехода на ЭДО 

99%	0 рублей	в 5 раз
поставщиков Wildberries используют ЭДО	тратит поставщик на обмен документами	ускорилась приемка товара после перехода на ЭТрН

В октябре 2019 года началась опытно-промышленная эксплуатация по использованию документов внутреннего перемещения при доставке товара из распределительного центра до точек выдачи заказов клиентам. Переход на промышленную эксплуатацию планируется в 2020 году.


Мнение контрагента 

Использовать Synerdocs для обмена документами недавно начали наши клиенты-поставщики Wildberries – TOM TAILOR и Philips. От них мы узнали, насколько выгодно обмениваться транспортными накладными в электронном виде. Теперь нет необходимости распечатывать документы, платить за почтовые и курьерские услуги. Также ускоряется процесс сдачи груза, начиная от автоматической постановки в электронную очередь по прибытию машины на КПП, заканчивая подписанием документов. При этом намного быстрее проходит оплата за услуги: все стороны подписывают накладные в пару кликов, не нужно дожидаться получения бумажных оригиналов, а поиск ЭТрН в архиве занимает пару минут».

Павел Медведев, директор по развитию RTA

Другие кейсы ЭДО в ритейле 
и записи вебинаров 
ищите на сайте Synerdocs.