Как эффективно выстроить процесс управления закупками и выбрать лучшее решение (чек-лист из 22 ключевых функций)

Светлана Ермакова, руководитель направления CRM/BPM компании Softline.

Множество компаний занимается закупками. При этом почти у всех существуют проблемы планирования закупок, их учета, контроля исполнения, обработки тендеров, связи заказов покупателей и заказов поставщикам. Отсутствие качественной системы управления закупками не позволяет использовать ресурсы компании с максимальной пользой, что отрицательно влияет на финансовое состояние бизнеса. 

Есть проблема? Есть решения!

Не оптимизированный процесс закупок не только снижает скорость всех связанных с закупками бизнес-процессов, но и делает их непрозрачными. Одна из ключевых проблем - компания не может оценить, насколько выгодно сотрудничество с тем или иным поставщиком, что крайне важно если он стремится к сокращению издержек.

Другие наиболее часто встречающиеся проблемы, с которыми сталкивается почти каждая компания, когда проводит закупки:

● Нет единого реестра, где учитываются ключевые данные – поставщики, контакты, заказы, продукция и т.п.;
● Отсутствуют внутренние эффективные инструменты, помогающие принимать решения;
● Отсутствует четкий прозрачный инструмент контроля выполнения регламентов с личной ответственностью; 
● Затягивается процесс согласования;
● Избыточное количество документов, требующих подписания в рамках бизнес-процесса;
● Нет инструментов, позволяющих проводить эффективные коммуникации;
● Сложно отслеживать, на каком этапе находится бизнес-процесс в данный момент и др.

Оптимизация и автоматизация процессов позволяют значительно улучшить финансовые результаты компании. Для этого существует специальный типовой класс решений для управления закупками и взаимоотношениями с поставщиками (SRM — Supplier Relationship Management System). Это современный инструмент, позволяющий автоматизировать полный комплекс процессов закупки товаров, работ и услуг, включая проведение закупочных процедур в электронной форме, а также сопутствующий документооборот. Внедрение SRM дает возможность эффективно управлять взаимоотношениями с поставщиками и контролировать бюджет.

Как выбрать лучшее решение?

Несмотря на разнообразие поставщиков на рынке сегодня, многие SRM-системы все же существенно различаются по выполняемым задачам. Имея большой проектный опыт внедрения систем по автоматизации закупок для крупных компаний и проведя их анализ, мы сформировали перечень ключевых функций и возможностей, которыми должно обладать оптимальное решение по автоматизации управлению закупками в динамично развивающим бизнесе, где процесс закупок является важной частью общего процесса. 

Во-первых, такое решение должно решать четыре задачи: 

● Удобное ведение базы контактов и контрагентов, с которыми взаимодействуют компания;
● Удобное создание заказов на закупку;
● Удобный инструмент для автоматизации тендерных процедур;
● Наличие инструмента для получения оперативной аналитики.

Основной функционал системы можно классифицировать по следующим направлениям:

1. Единая база контактов и контрагентов

Основным элементом любой системы автоматизации закупок является база данных контактов и контрагентов. Ими могут выступать поставщики, клиенты и другие лица, которые поддерживают взаимоотношения с данной компанией. Такая база содержит максимальное количество полезной информации и в идеальной картине мира должна иметь соответствующий сервис для ее сегментации по демографическим данным, видам коммуникаций, поставляемым продуктам и продуктовым линейкам, для группировок, импорта из различных баз – т.е. инструмент, который полностью автоматизирует все рутинные процедуры, связанные с работой с базой контрагентов.

2. Единый каталог товаров и услуг компании

Поскольку целевым объектом автоматизации являются продукты, в систему должен быть встроен инструмент для работы с продуктовым справочником. Часто этот номенклатурный справочник, как первоисточник, хранится в ERP системе, или какой-то другой учетной системе, и как, правило, система для автоматизации закупок интегрируется с ним для того, чтобы оперативно получать актуальные номенклатуры. 

3. Работа с тендерами

Начальным этапом в сквозной цепочке работы отела закупок является управление тендерами. Данная процедура может быть разных видов: работа с коммерческими предложениями, работа с единым поставщиком  либо конкурсная процедура, которая запускается на площадке. Чаще всего в системе, которая автоматизирует закупки, отдельный модуль посвящается именно работе с тендерами. 
 

4. Работа с заказами поставщиков

Для оперативного отслеживания заказов поставщикам SRM-системы, как правило, поставляют модуль для ведения реестра заказов поставщика и работы с ними. Данный модуль предусматривает работу  с ценами поставщиков и условиями закупки.  Учет коммерческих предложений поставщиков, управление счетами, поступлением товаров, ведение графика поставок и оплат для наиболее точного мониторинга всех процедур по закупке – являются обязательным функционалом для SRM решений.

5. История взаимоотношений

В решении должна быть реализована возможность быстро и эффективно вспомнить всю историю взаимоотношений с поставщиками и клиентами. По сути, к этому функционалу предъявляются те же самые требования, что и к CRM-системам: история коммуникаций –  встреч, звонков, email-переписки, продаж и заказов, связанные счета и документы, хронология событий.  Данные сведения должны формировать портрет поставщика. 

6. Аналитика по базе контрагентов

Хорошо, если функции аналитики будут развернуты в рамках коробочных возможностей. В таком случае компании требуется сделать лишь небольшую донастройку для того, чтобы адаптировать отчеты под конкретные нужды.

7. Единый реестр всех заказов клиентов

Учет заказов поставщиков часто является продолжением сквозного процесса, начинающегося от заказов клиентов.  И здесь могут возникать разные сценарии, например, когда заказы дублируются один в один, или, когда заказы покупателя объединяются в один заказа поставщика и др. В любом случае система должна позволять четко отслеживать все взаимосвязи в данном сквозном бизнес-процессе. 

8. Почта

Работа с почтой уже must-have. Было бы неплохо, если бы SRM – система интегрировалась с почтой коннектором нативно,  для удобного взаимодействия с контрагентами. Также полезно, если в составе решения есть интеграция с телефонией. Большая часть актуальных систем на рынке эту интеграцию поставляет. Есть отдельный вид поставщиков, которые имеют собственные маркетплейсы, где можно купить уже готовые коннекторы к SRM-системам, что сильно облегчает процесс адаптации и настройки решения, а также значительно удешевляет интеграцию с телефонией. 

9. Мессенджеры и чаты

Сегодня, когда к компаниям предъявляются особые требования к омниканальности, важно иметь возможность коммуницировать по любым каналам: основным мессенджерам, соцсетям, чат-ботам и др. Каналы коммуникации компания определяет самостоятельно, исходя из того, какими пользуется чаще всего.

---

Читайте также: На пути к great customer experience или почему ритейлерам стоит связать RPA с CRM прямо сейчас

---

 

10. Корпоративная социальная сеть

Многие клиенты сейчас акцентируют внимание на том, что им нужен именно этот инструмент. Корпоративная социальная сеть –  аналог социальной сети, где может создаваться и вестись переписка, например, по какому-то заказу или тендеру пользователями внутри компании. 

11. Задачи и расписание 

Аналог почтового календаря, который включает в себя работу со списком задач и расписанием в виде календаря, управление списком задач по приоритетам, отображение и расписание с учетом графика работы сотрудников, интеграцию с почтой для синхронизации задач и расписания. 

12. Отчеты по коммуникациям

 
Отчеты по коммуникациям позволяют анализировать продуктивность работы (количество звонков, встреч), контроль выполнения заданий и проводить мониторинг запланированных коммуникаций.

13. Эталонный процесс управления закупками

Вне зависимости от производителя SRM решения красной нитью внутри него должен проходить эталонный процесс управления закупками. Такой процесс должен быть в решении по умолчанию при его развертывании из «коробки». 

Процесс состоит из нескольких ключевых этапов и каждый этап должен содержать ряд подзадач и подэтапов. Например, сначала мы фиксируем заказ на закупку. После чего система должна иметь возможность распределения этих заказов внутри компании, т.е. маршрутизации на ответственных исполнителей. Далее должна запускаться процедура подбора поставщика, сбор цен от поставщиков, их сопоставление и финальный выбор одного или нескольких поставщиков по заказу. 

С поставщиком согласовываются условия покупки и поставки, выполняется обмен счетами, запускается процесс оплаты и отгрузки товаров. Такой процесс считается эталонным, но от случая к случаю корректируется и дополняется настройками под заказчика.

14. История заказов

Как уже было сказано ранее, все полученные заказы должны фиксироваться в системе с помощью единого реестра, в едином окне, в рамках которого можно просмотреть эти заказы и ключевые показатели, например, сколько заказов сегодня обработано, распределены ли они по ответственным лицам и т.д. 

15. Управление счетами и контроль оплат

Управление счетами обычно происходит в рамках сквозного процесса закупок. Однако здесь также может быть задействована интеграция с учетной системой, например, чтобы в онлайн-режиме обмениваться счетами и оплатами, или строить аналитику на основе заказов и счетов. 

16. Подбор продуктов

 
Особое внимание нужно уделить удобству инструмента, предназначенного для работы с подбором продуктов. Так как это должен быть не просто инструмент выбора позиций путем проставления галочек, но также данный инструмент должен позволять сегментировать закупаемые товары, выбирать их из отдельной группы или подгруппы, указывать нужное количество и тут же видеть актуальное количество продуктов на складе в момент добавления продуктов в заказ. 

17. Управление договорами

Важно вести учет договоров в едином реестре, фиксировать их, так как далее могут возникнуть процедуры внутреннего согласования и визирования. Система должна давать возможность запуска на согласование и отслеживание статуса договора, хранения файлов, подписанных сканов для понимания четкой последовательности шагов по документу.  

18. Управление знаниями

Управление знаниями формируется на основе базы знаний, которая позволяет хранить важную информацию и производить поиск требуемых данных, по ключевым словам, тегам и др.: о регламентах, закупочных процедурах и др. База знаний нужна для того, чтобы любой сотрудник, который только присоединяется к процессу, смог эту информацию быстро принять. 

19. Интеллектуальные технологии

Автоматизация закупок с помощью интеллектуальных технологий на базе машинного обучения и искусственного интеллекта дает больше возможностей для эффективного управления этими процессами. Например, позволяет анализировать наиболее актуальные продукты для закупки, понимать, почему они актуальны, т.е. реализовывать различные алгоритмы для дальнейшей аналитики, формировать интеллектуальные подсказки на основе расчетных данных. 

20. Дизайнер системы

 
Любая компания, внедряющая SRM-систему, хочет, чтобы она была гибкая. В идеале это должна быть некая платформа, которая дает возможность корректировать набор полей, состав разделов, изменять интерфейс, адаптироваться под заказчика. Будет преимуществом, когда у поставщика платформенного решения есть готовый маркетплейс с уже готовыми процессы или компонентами. Например, для решения задач по интеграции с телефонией или учетной системой. 

21. Мобильное приложение

В век мобильных технологий обязательным сервисом становится мобильное приложение. Оно дает возможность пользователям не быть привязанными к рабочему компьютеру, а работать с мобильного телефона либо любого другого гаджета.  Например, для выездных сотрудников, которые могут оформить заказ на закупку через  мобильное приложение, находясь у клиента. 

22. Безопасность и администрирование

Особые требования сегодня предъявляются к безопасности и администрированию. Бизнес стремится приобретать многоуровневые приложения, защищенные от несанкционированного доступа. Это особенно актуально, если система располагается в облаке, а также, если на базе внедряемой платформы лоцируется не только SRM, но и процессы продаж, маркетинга и др. Система должна предусматривать управление пользовательскими ролями, четкое разграничение организационных и функциональных ролей. Здесь как раз и выигрывают платформенные решения, так как у них этот функционал развит сильнее. 

* * *

При выборе SRM-системы для вашего бизнеса необходимо учитывать множество нюансов, при этом важно оценить главное – ваши собственные потребности. Поэтому лучшее SRM-решение – это то, которое подходит именно Вам.

Светлана Ермакова, 
руководитель направления CRM/BPM компании Softline.

Для New Retail