Как наладить взаимодействие с поставщиками с помощью ERP

Управление товарными запасами, продажи, ценообразование, ассортимент, взаимоотношения с клиентами, бухгалтерский учет – вот основные области, на которые направлено внимание ритейлеров в ИТ-проектах. Есть и менее популярные с точки зрения автоматизации запросы, которые обычно находятся «во втором эшелоне» ИТ-задач торговых сетей, но при этом способны дать не менее ощутимый эффект для бизнеса.

Одним из таких направлений является автоматизация взаимоотношений с поставщиками. Хорошо известно, что основные лидеры рынка продуктовой розницы достигли своего текущего положения во многом благодаря четкой и эффективной работе с партнёрами. Какие методы и инструменты помогают преуспеть в этой области?

Маржа розничной сети складывается из двух основных составляющих:

1. так называемой фронт-маржи, то есть, если говорить упрощенно, маржи, основанной на торговой наценке,

2. и так называемой бэк-маржи, основанной на получении дополнительных доходов задним числом, в виде скидок, бонусов и прочих преференций от поставщиков от производителей.

С торговой наценкой все традиционно, это классика розничной торговли. Что касается бэк-маржи, то для сетей продуктов питания и FMCG её размер может достигать 30% и более процентов от общей маржи. Большое количество поставщиков, торговых объектов, широкий ассортимент продукции, разнообразные условия по предоставлению скидок и бонусов – всё это сложно учитывать вручную и с точки зрения трудоемкости процесса, и с точки зрения контроля за соблюдением договоренностей.

После вступления в 2010 году в силу закона о торговле, ограничившего ретро-бонусы на уровне 10% от объема продаж, розничные компании стали находить другие способы компенсации сократившихся доходов, формально выводя условия работы с партнёрами за рамки договора о поставках. И это ещё больше увеличило разнообразие коммерческих условий по бонусам: сети стали взимать с поставщиков плату за маркетинговые услуги, компенсацию логистических затрат и т.п.

Для эффективного решения подобных задач компания Columbus в составе своего отраслевого продукта Food Retail на основе Microsoft Dynamics AX развивает блок автоматизации расчета премий поставщиков, покрывающий наиболее востребованные на рынке требования. Уже в первые несколько месяцев использования этого блока одна из российских торговых сетей получила дополнительный доход, в несколько раз превышающий стоимость внедрения.

Другим направлением оптимизации взаимоотношений ритейлеров с поставщиками является контроль соблюдения обязательств по договорам поставки: соблюдение графика поставок, точности исполнения, обязательств по обработке брака, своевременности предоставления документов.

Понятно, что, как и в случае с другими направлениями, ERP-система является лишь инструментом, поддерживающим бизнес-процесс, и любая оптимизация в первую очередь требует большой организационной работы закупщиков сети с поставщиком. Тем не менее, без надежного ИТ-решения, помогающего в автоматическом режиме контролировать соблюдение обязательств партнёра, эффективно выстроить такую работу практически невозможно.

В качестве средства управления этими обязательствами в наше решение Columbus Food Retail вложена функциональность, которая позволяет автоматически отслеживать отклонения в графике, ценах, количестве товара по каждой поставке.

Кроме того, система в большинстве случаев автоматически (на основании условий договора, предварительно внесенных в базу данных) принимает решения по обработке брака, перепоставок и недопоставок, расхождениям в ценах. Так торговая компания снижает влияние человеческого фактора и сокращает требования к квалификации персонала.

Кстати, несмотря на то, что в договорах сетей сумма штрафов за недопоставки может доходить до 50 и более процентов от суммы заказа, эта мера направлена не на взимание дополнительных сборов, а на обеспечение уровня сервиса поставщиками.

Еще одной потенциальной областью оптимизации взаимодействия ритейлеров и поставщиков является документооборот. Например, потери от невозможности получить вычет по НДС из-за отсутствия своевременно зарегистрированных в системе фактур поставщиков для крупных сетей могут составлять миллионы и даже десятки миллионов рублей в год. Ритейлеры часто не успевают собрать товарные накладные и акты по оказанным поставщиками услугам в положенные сроки. Еще более трудоёмкий процесс - вносить документы в систему вручную.

Иногда встречаются трагикомические ситуации, когда в офисе торговой компании сотрудники размещены так, что яблоку негде упасть. При этом большую часть площадей занимает огромный бумажный архив накладных, фактур и других бумажных документов. В одной розничной сети подсчитали, что на печать только одного типа документов (возврат товара поставщикам) ежемесячно тратится более 120 тысяч листов бумаги. Если к этому добавить трудозатраты, другие расходные материалы и стоимость содержания архива, то сумма издержек может неприятно удивить.

Большинство проблем достаточно быстро и эффективно решаются с помощью электронного документооборота, который реализован во многих ERP-системах, в том числе и в нашем отраслевом продукте Columbus Food Retail. Плюс в том, что время развертывания такого блока с нуля занимает от нескольких недель, а срок возврата инвестиций невелик и прозрачно просчитывается еще до старта внедрения.

В заключение отмечу, что решение Columbus Food Retail, построенное на базе Microsoft Dynamics AX, выбрали и активно используют такие компании, как ЗАО «СПАР Ритейл (сеть магазинов SPAR в Москве и Московской области) и тюменская торговая компания холдинга «Партнёр» (гипермаркеты SPAR, «Мосмарт», супермаркеты и магазины шаговой доступности «Пчёлка»). К примеру, за счёт электронного документооборота процедура сверки взаиморасчётов с поставщиками занимает у сотрудников торговой сети «Партнёр» от 1 до 3 дней.

Автор Денис Пожарский, директор практики Food Retail, консалтинговая компания Columbus