Как искусственный интеллект помогает проводить проверки по чек-листам

Фото создано с помощью ИИ
В марте сервис мобильного аудита CheckOffice выпустил масштабное обновление «CheckOffice AI». Функционал искусственного интеллекта встроен в CheckOffice и позволяет формировать шаблоны чек-листов по вашему запросу, сокращая время на создание чек-листа и упрощая процесс проведения проверок. 

Зачем проводить проверки по чек-листам?

Контроль качества важен для любой сферы бизнеса: в ритейле нужно контролировать работу персонала, качество продукции, внешний вид и общее состояние магазинов, в промышленности - функционирование оборудования и технических систем, соответствие производства требованиям безопасности, в медицине - качество лекарственных препаратов, медицинских изделий и так далее. 

Существуют и внешние проверки со стороны государства: для ритейла особенно актуальны проверки со стороны Роспотребнадзора, Трудовой инспекции и ФНС. Следить вручную за соблюдением всех стандартов и требований сложно из-за большого объема данных и влияния «человеческого фактора», поэтому оптимальное решение - использовать дополнительные инструменты для проведения проверок, например, чек-листы.

Как бизнес проводит проверки: немного статистики

Проверочный процесс в большинстве компаний до сих пор выстроен неэффективно. По данным CheckOffice, 54% компаний до сих пор используют бумажные чек-листы, а 25% компаний не имеют готовых чек-листов и испытывают трудности с их созданием. Это приводит к дополнительным затратам на проведение проверок, увеличению их длительности, невозможности проанализировать работу в динамике. При этом сохраняется риск получения недостоверных данных. 

Использование электронных чек-листов позволяет избежать этих проблем. Например, в крупных компаниях, таких как DeSport, METRO и Tanuki Family, также внедрили в работу электронные чек-листы. На эфире New Retail от 20 февраля представители компаний обсуждали, как чек-листы помогают повысить эффективность операционного управления и автоматизировать контроль бизнес-процессов: от систем безопасности до соблюдения стандартов выкладки товаров на полках.

Автоматизируем проверки в ритейле с помощью CheckOffice

Проверочный процесс в сервисе CheckOffice состоит из конкретных этапов.


Этапы проверочного процесса в CheckOffice

1 этап - создание чек-листа. 

Создать чек-листы можно тремя способами: через конструктор чек-листов, добавить готовый чек-лист из бесплатной библиотеки или сгенерировать при помощи CheckOffice AI, о котором мы расскажем ниже. 

2 этап - планирование проверок.

Представим специалиста отдела управления магазинами крупной розничной сети. Чек-листы в таких компаниях чаще всего утверждены уже очень давно, а новые создаются редко. Чтобы проконтролировать, например, выкладку сезонных товаров во всех магазинах, нужно назначить проверки сразу для всех супервайзеров сети. Если делать это вручную, с помощью почты или мессенджера, это займет много времени. В CheckOffice для массового назначения проверок нужна всего одна настройка.


Планирование проверок в CheckOffice

Проверки назначены на нужную дату и время, сотрудники получили уведомления, и начинается самое важное - контроль и фиксация нарушений. 

3 этап - проведение проверок и фиксация нарушений.

Супервайзеры приезжают в магазины и проводят проверки по электронным чек-листам через мобильное приложение CheckOffice. Нарушения фиксируют с помощью дополнительных инструментов: текстовых и аудио комментариев, фотографий и видео. Это позволяет сделать результаты проверки достоверными и минимизировать влияние «человеческого фактора».


Интерфейс мобильного приложения CheckOffice

4 этап - постановка задач на устранение отклонений.

Супервайзер во время проведения проверки может поставить задачи на устранение нарушений ответственным сотрудникам. Например, выкладка фруктов и овощей не соответствует стандарту, поэтому супервайзер на месте назначил сотруднику торгового зала задачу по устранению отклонений.

5 этап - контроль устранения.

После исправления нарушений сотрудники могут добавить фото/видео подтверждение. Работник торгового зала привел в порядок выкладку фруктов и овощей, сделал несколько фото и прикрепил к задаче. Так супервайзер может убедиться в том, что проблема исправлена и все соответствует стандартам.

6 этап - анализ информации.

После серии проведенных проверок можно оценить результаты. Отчеты автоматически формируются в личном кабинете. С их помощью можно проанализировать в динамике количество нарушений, скорость их устранения и другие параметры.

Обратная связь от клиентов, которые уже выстроили такой автоматизированный процесс, говорит сама за себя: проведение проверок становится прозрачным для всей команды – от руководителей до управляющих магазинов. А количество нарушений сокращается в среднем на 75%. Автоматизированный процесс позволяет достичь 100% прозрачности и достоверности информации и сокращает количество нарушений в среднем на 75%.

С последним обновлением CheckOffice AI проверочный процесс стал еще более простым и автоматизированным. Создавать чек-листы теперь можно при помощи искусственного интеллекта, который встроен в сервис.

Представим, что Антон - владелец небольшой сети магазинов одежды, который только начинает внедрять электронные чек-листы в работу сети. Перед ним стоит задача составить несколько чек-листов, чтобы контролировать состояние магазинов и безопасность внутри них. Он не знает, с чего начать, к тому же ограничен по времени - в среднем на создание вручную одного чек-листа из 30 пунктов уходит от 1,5 до 3 часов, и их нужно периодически обновлять. Оптимизировать процесс создания чек-листов поможет CheckOffice AI.

---

Читайте также: Топ-20 трендов в ритейле, набирающих популярность в 2024 году

---

CheckOffice AI: как мы нашли дополнительный инструмент автоматизации проверок в искусственном интеллекте

Интерфейс CheckOffice AI

Одним из главных запросов при разработке CheckOffice AI была простота - нам было важно, чтобы работа с искусственным интеллектом была интуитивно понятна нашим пользователям и не вызывала дополнительных вопросов. Поэтому мы сократили алгоритм работы с CheckOffice AI до нескольких шагов.

1. Нужно ввести название чек-листа

2. Определить количество пунктов проверки: от 15 до 35 пунктов. Чек-лист будет готов через несколько секунд.

3. Есть возможность адаптировать чек-лист под ваши бизнес-процессы. Перефразировать пункты, дополнить чек-лист необходимыми вопросами, чтобы сделать его уникальным и подстроить под бизнес-процессы вашей компании. 

Преимущества CheckOffice AI:

1. Экономия времени. Искусственный интеллект самостоятельно справляется с созданием чек-листов во многих отраслях, в частности в ритейле.

2. Дополнительные идеи. Чек-листы от CheckOffice AI помогут оптимизировать существующие чек-листы.

3. Быстрое внедрение CheckOffice в работу. Созданные за несколько секунд чек-листы помогут быстрее начать использовать сервис.

4. Это бесплатно. Вам не нужно дополнительно платить за функционал CheckOffice AI, сейчас модуль доступен на всех тарифах.

5. Качественный результат. Мы лично проверяли искусственный интеллект - он создает действительно полезные чек-листы.

Попробовать CheckOffice и CheckOffice AI бесплатно можно по ссылке.  

18 апреля на бесплатном вебинаре «Путеводитель по чек-листам для бизнеса: от классического подхода до применения ИИ» мы расскажем, как быстро создать полезные чек-листы с помощью искусственного интеллекта прямо внутри сервиса CheckOffice и автоматизировать работу с ними. 

Кому будет полезен вебинар?

1. Тем, кто давно планирует внедрить электронные чек-листы в проверки компании, но не знает, с чего начать

2. Тем, кто хочет получать только достоверные и полезные данные по результатам проверок

3. Тем, кто уже начал тестировать или использовать CheckOffice и хочет узнать об уникальных фишках конструктора чек-листов, включая новый функционал - создание чек-листов с помощью искусственного интеллекта CheckOffice AI.

Для всех участников вебинара мы подготовили бонус – инструкцию по оценке эффективности ваших чек-листов. Будем рады видеть вас на мероприятии!

Реклама ООО "ЧЕК ОФИС", ИНН 7841070464

erid: 4CQwVszH9pWxnhuch5u