5 операций в управлении грузоперевозками, автоматизация которых даст наибольший эффект

Рассказывает Денис Шацев, ведущий менеджер по запуску и развитию сервисов «Биржи грузоперевозок ATI.SU».

Для решения самых актуальных задач специалистов по логистике важно наладить эффективный обмен информацией между участниками рынка — так показало наше исследование. Это существенно повышает эффективность процессов как в компаниях, отправляющих грузы, так и в компаниях, которые оказывают услуги по перевозке.

Выводы исследования

В начале года мы с коллегами проводили полевые исследования: выезжали в экспедиционные и транспортно-экспедиционные компании, которые обеспечивают до 3 тыс. магистральных перевозок в месяц, и наблюдали за работой логистов. Перед нами стояли три задачи. 

Первая — понять, какие рутинные операции в отделе логистики вызывают наибольшие сложности. Вторая — оценить, как эти операции влияют на эффективность всей логистической цепочки, которая состоит из четырех звеньев: грузоотправитель, экспедитор, перевозчик, водитель. И третья задача — определить, как эти проблемы можно решить с помощью инструментов автоматизации.

Выяснилось, что самыми ресурсоемкими в работе логистов являются задачи, связанные с поиском и обработкой запросов от грузоотправителей. Можно выделить пять таких операций:

● Обработка входящих заказов;
● Уточнение деталей;
● Размещение груза в системах, которые помогают найти транспорт;
● Подбор исполнителя;
● Уточнение деталей и обсуждение цены.

Первые три пункта — это рутинные операции, которые хорошо поддаются автоматизации. На все три уходит в среднем 5 минут. Казалось бы, не так много. Но посмотрим на эти задачи в разрезе рабочего дня небольшой экспедиционной компании. 

Средний KPI специалиста — три закрытые заявки в день. Но чтобы его выполнить, нужно взять в работу минимум 12-14 предложений от отправителей. Только на обработку входящего заказа, уточнение деталей и размещение груза один логист тратит 5 минут. Как правило, в таких небольших кампания работает 4 логиста. А значит они вместе тратят 4,6 часа только на часть работы по грузу — большую часть стандартного рабочего дня одного рядового сотрудника.

Две последние задачи (подбор исполнителя и уточнение деталей и цены) — более «творческие»: нужно подобрать исполнителя исходя из требований безопасности и параметров груза, а также договориться об условиях перевозки. Однако и такие операции можно автоматизировать с помощью базовых функций имеющихся на рынке логистических платформ. Учитывая, что эти задачи займут в среднем еще 25 минут, экономия времени тоже будет существенная.

Автоматизируя все пять задач, можно высвободить целую штатную единицу отдела логистики (а это больше миллиона рублей в год) либо увеличить количество обработанных заявок в день. А кроме этого, избежать привычных для «ручных» операций недостатков: длительных переговоров по телефону или в переписке, пропуска входящих заявок, дублирования информации и ошибок ввода. А самое главное — автоматизация делает всю логистическую цепочку прозрачной для ее участников, потому что не возникает «разорванной» коммуникации между ними.


 

Перспективы интеграции

Исследование позволило нам найти «слепую зону», мешающую автоматизировать весь процесс обработки заявок на перевозку грузов. Это связано с тем, что на рынке есть несколько логистических платформ, и для большей эффективности грузовладельцам и экспедиторам приходится работать на нескольких одновременно.

Поэтому сегодня как нельзя важны коллаборации и интеграции платформ грузоотправителей с платформами исполнителей. Примером такого сотрудничества может служить сервис для автоматического копирования грузов. Он позволяет исполнителям подключиться к площадке заказчика, а экспедитору не нужно тратить время на перенос информации. Если настроена функция сквозных торгов, то заказчик может сразу увидеть ставку перевозчика, который работает на площадке экспедитора. 

Мы проанализировали эффективность сервиса автоматического копирования груза на примере небольших экспедиторских компаний, в которых работает 4 логиста. Автоматический сервис позволяет выполнять задачу по копированию груза с одной площадки на другую за 3 секунды вместо 5 минут. Логисты, которые использовали эту функцию, стали закрывать в 2 раза больше заявок в день. В результате компания, в которой использовали автоматическое копирование груза даже силами трех логистов закрывала 18 заявок в день, а ее специалисты тратили на это чуть больше двух минут. Напомним, что компании без автоматического копирования требовало 4 логиста и 4,6 часов, чтобы закрыть 12 заявок.

Автоматизация этого звена в цепочке дала возможность сэкономить 1 FTE (Full-Time Equivalent — применяется для расчета количества рабочих мест) и уделять время другим важным моментам — качественной проверке новых перевозчиков и актуализации статусов перевозки. Кроме этого, отпала необходимость тратить время на задачи по поиску грузов.

---

Читайте также: Управление рисками в цепочке поставок: эффективный алгоритм в новых условиях

---

В чем выгода грузовладельцев

Для грузовладельцев такие интегрированные сервисы тоже приносят заметную выгоду. 

— Во-первых, безопасность: грузы могут копировать только те, у кого есть доступ к площадке заказчика. В свою очередь, экспедиторы могут транслировать грузы только проверенным со своей стороны перевозчикам. 

— Во-вторых, со снижением трудозатрат у экспедиторов появляется возможность уменьшить свою комиссию — и это выгодно заказчикам перевозки. 

— В-третьих, при автоматизации исключается риск того, что какие грузы будут пропущены из-за неправильно настроенных фильтров или невнимательности. 

— В-четвертых, ускорение работы экспедиторских компаний напрямую влияет на скорость закрытия заявок на перевозку грузов.

Таким образом, автоматизация любого, даже, казалось бы, небольшого отрезка логистического процесса, положительно сказывается на бизнесе всех участников рынка. Поэтому компаниям стоит уделять внимание не только совершенствованию операций в своем контуре — важно стимулировать партнеров использовать имеющиеся на рынке технологии для оптимизации своей работы.

Денис Шацев, 
ведущий менеджер по запуску и развитию сервисов «Биржи грузоперевозок ATI.SU».

Для NEW RETAIL