Как малый бизнес в сегменте молочной продукции переходит на электронный документооборот?

Рассказывает Вячеслав Предыбайло, директор по развитию отраслевых решений ИТ-компании «Эвотор».

Электронный документооборот (ЭДО) с 1 сентября обязателен для всех участников оборота маркированной молочной продукцией, кроме фермеров и HoReCa, а с ноября станет обязательным ещё и для тех, кто работает с упакованной водой. И если сетевая розница и крупный бизнес в основном уже настроили и используют ЭДО, то для малого бизнеса он пока из разряда китайской грамоты. 
 
Несетевая розница, торгующая молочной продукцией, ― это продовольственные магазины в формате «у дома», специализированные лотки в ТЦ, стационарных рынках и временных ярмарках, уличные киоски (с мороженым) и сезонная торговля ― магазины/киоски/лотки в дачных поселках, пляжных и курортных зонах. 

Доля продаж молочной продукции в несетевой рознице выше в регионах Урала, Сибири, Дальнего Востока: Хабаровский край, Свердловская и Челябинская области, Забайкальский край, Иркутская область. Это огромный и тяжело раскачиваемый рынок. По нашим оценкам, за конец августа-начало сентября подключилось около 60% этого рынка.  
 
В отличие, к примеру, от легпрома, в «молочке» предприниматели ждали до последнего и подключаться стали только в последние 2 недели перед дедлайном. Причин здесь несколько. 

Маркировка молока, как и в других товарных группах, уже переносилась не раз. Для разных товарных групп и сегментов действуют разные сроки, есть отсрочки для КФХ и общепита. На вебинарах и в интервью с предпринимателями, мы видели, что у многих в головах была путаница, некоторые ждали отсрочки или были уверены, что на время моратория на проверки внедрение маркировки не будут контролировать. 

Регулярно мы сталкиваемся и с жалобами розничных продавцов на своих поставщиков, которые откладывают внедрение и не спешат переходить на ЭДО. На рынке много мелких поставщиков, которые считают подключение ЭДО дополнительными расходами.  

Чуть меньше трети ― 29% ― из этой несетевой розницы уже знакома с маркировкой и ЭДО, так как продает и табачку. Тем не менее ЭДО по маркированной молочке отличается от других товарных групп. 

Так, до 1 июня 2025 года учет в ЭДО будет объемно-сортовым, а не поэкземплярным, как по табаку и другим товарам. Хоть он и проще поэкземплярного, но имеет свою специфику. Так что и магазинам, которые уже торгуют сигаретами и технически оснащены, придется освоить работу с объемно-сортовым учетом. К тому же в одной накладной может использоваться и поэкземплярный и объемно-сортовой учет, когда поставка объединяет разные виды маркированных товаров. Такие особенности могут запутать получателя. Ответственность за корректное формирование поставки и накладной лежит на поставщике, но неправильное оформление может привести к тому, что данные поставки не перейдет на получателя в системе маркировке.  

Сложнее ситуация у сезонного бизнеса, который сейчас должен освоить маркировку на 2 месяца (сентябрь-октябрь), а потом вернутся к ней весной. Есть сложности у бизнеса, освобожденного от использования онлайн-касс, им нужно будет принимать и выводить товар из оборота вручную. 

Как осваивал ЭДО малый бизнес? 

Сегодня использование ЭДО обязательно для всех, кто торгует сигаретами, одеждой или обувью, шинами, парфюмерией. По данным Эвотора, не менее 85% предпринимателей, торгующих маркированным товаром, принимают сейчас товар по ЭДО с передачей данных в систему маркировки. Год назад эта цифра составляла 64%. Основная масса предпринимателей в МСБ знакомится с ЭДО именно в связи с маркировкой. К примеру, 85% пользователей сервиса «Маркировка» регистрировали новый абонентский ящик ЭДО. Входили в уже существующий только 15% пользователей.
 
Проникновение ЭДО отличается в зависимости от сегмента. По словам Александра Смирнова, директора департамента по партнерским решениям «Центра развития перспективных технологий», в среднесуточном документообороте по товарным группам в 2022 доля табачной продукции составила 63% (из выступления на Неделе Ритейла ― 2022). 

В первую очередь, это обусловлено тем, что сигареты ― ходовой товар, в отличие от легпрома или шин, где поставки могут быть всего несколько раз за сезон. В то же время, когда маркировка сигарет только внедрялась, производители и поставщики табачной продукции настойчиво обязывали розницу к использованию ЭДО вплоть до остановок отгрузок, если получатель вовремя не подтверждал приемку в систему маркировки. Именно поставщики были ведущей силой перехода на ЭДО.



Только в экосистеме Эвотора сейчас более 70% табачной розницы, продающей маркировку, принимает товар через встроенный сервис ЭДО, а часть использует личный кабинет оператора ЭДО. И мы видим, что поставщики электронных сигарет уже сейчас, во время эксперимента, начали переходить с розницей на ЭДО. Эксперимент, кстати, должен продлиться до 28 февраля 2023 года.  
 
На старте табачная розница, представленная в основном малым и микро-бизнесом, была плохо автоматизирована. Тем не менее именно табачники смогли освоить ЭДО и оказались дисциплинированнее других. В легпроме, где высока доля контрафакта, «серого импорта», распространены закупки на вещевых рынках, много мелких оптовиков, сами поставщики пока слабо используют ЭДО и не стимулируют свою розницу. 

Не маркировкой единой

 
Сам бизнес также начинает осваивать ЭДО не только из-за маркировки, но и из-за требований других контрагентов ― энергосбытовых и ЖКХ компаний, а также маркетплейсов. По данным Tinkoff Data, с 2021 года количество продавцов на маркетплейсах утроилось, для 73% из них — это первая попытка войти в онлайн-торговлю. Дополнительными факторами в пользу перехода на ЭДО стали экономия расходов на подорожавшую бумагу.
 
За последние годы ЭДО стал удобнее, проще и приносит реальную пользу бизнеса. За счет интеграции с товароучетными системами все остатки товара сразу обновляются.

При этом при приемке товара можно автоматически сверять данные из документов с фактической поставкой и сразу отправить корректирующий документ поставщику, если есть расхождения. В то время как бумажные документы могут идти 2 дня и более от поставщика и обратно. За счет того, что электронные документы можно подписать на кассе, не нужно дополнительно покупать на точку ноутбук или компьютер. 

Представьте ситуацию: поставщик привез товар, его бухгалтерия сразу вместе с поставкой отправила документы по ЭДО. Ответственный сотрудник при приемке вывел накладную на экран терминала, сверил данные в ней с фактической поставкой и подписал документ своей электронной подписью. Товары с названием, ценой, штрихкодами и остатками сразу загрузились в кассу и учетную систему (если подключена) ― можно начинать торговлю без лишних действий.  Для мелкой розницы это существенная экономия не только денег, но и пространства в точке.

---

Читайте также: Заменит ли смартфон онлайн-кассу с пинпадом?

---

И если в 2020 году на старте маркировки обуви и табака подключение роуминга между операторами ЭДО могло занять месяц, то сейчас сервисы позволяют подключать сразу несколько операторов ЭДО, а роуминг все чаще становится автоматическим. 
 
По словам Сергея Семенова, совладельца российской обувной марки Vorsh, «на старте было довольно сложно разобраться, но после настройки работаем без проблем. Сейчас используем практически со всеми контрагентами. В начале были накладки в связи с отсутствием в сервисе 1С нужного функционала (отмена отправки документа), пришлось ждать доработок, но в обновлениях потом проблема была решена».
 
Оценив преимущества ЭДО, предприниматели используют электронные накладные и для немаркированного товара ― в поставке и накладной можно совмещать маркированный и немаркированный товар.  Малый бизнес стал «доверять» ЭДО не только электронные накладные ― но и пока не формализованные документы: договоры, акты сверки, прайс-листы, счета. 

Почти половина ― 40% ―  пользователей сервиса Эвотора пересылают не только УПД и УКД, но и другие документы. Около 10% пересылаемых документов ― это именно неформализованные документы. 
 
Сегодня, по данным Эвотора, каждая пятая торговая точка в малом бизнесе уже продает маркированный товар и должна использовать ЭДО.

Вячеслав Предыбайло, 
директор по развитию отраслевых решений ИТ-компании «Эвотор».

Для New Retail