Как выбрать подрядчика по аутсорсингу персонала: чек-лист, чтобы не остаться с чужими долгами и простоем

В статье Анна Минягина, Директор по правовым вопросам OPEN Group разбирает, как не выбрать в тендере недобросовестного  партнера, и дает чек-лист, который поможет определить надежного исполнителя, не остаться без оказанных услуг, с чужими долгами и разрушенной репутацией.

Почему агентства массово уходят от налогов

В последнее время СМИ регулярно размещают публикации об очередных контрольных мероприятиях, результатом которых становится доначисление налогов и сборов в значительных размерах. Так, например, летом 2025 года стало известно, что ФНС вскрыла масштабные схемы ухода от налогов среди кадровых агентств. Сумма доначисления превысила 3 млрд рублей.

Выявленная методология работы известна контролирующим органам давно. Компании при оказании услуг заключали сделки с субподрядчиками, единственной целью которых была необоснованная налоговая выгода. Для этого они создавали искусственный документооборот, с помощью которого получали необоснованные налоговые вычеты по НДС через цепочку поставщиков с признаками фирм-однодневок. Прибыль должников строилась не на стандартной агентской комиссии, как это происходит у «белых» компаний, а на разнице между налогами, полученной незаконным путем.

Обычно такие подрядчики предлагают заманчиво низкие цены на услуги, чтобы привлечь клиентов. В свою очередь, заказчики нередко соглашаются на подобные сделки ради экономии и закрывают глаза на нелегитимность деятельности контрагента. Они мотивируют это тем, что не имеют права вмешиваться во внутреннюю хозяйственную деятельность подрядчика, а внешние формальные параметры должной осмотрительности соблюдены.

Идея в целом для любого рынка не нова, но почему до сих пор так происходит? 

На протяжении многих лет и законодательство, и судебная практика последовательно и логично выстраиваются таким образом, чтобы управлять поведением налогоплательщика и корректировать его, в первую очередь, самоанализом, без доведения до контрольных мероприятий. 

«Исследуйте фактические обстоятельства деятельности партнеров», — говорят нам всем правоприменители. Тем не менее, инциденты случаются с незавидной регулярностью.

На первый взгляд кажется, что такое сотрудничество действительно может помочь сильно сэкономить на аутсорсинге персонала, и рисков для заказчика нет: он оплачивает услугу, а исполнитель ее оказывает и несет за нее ответственность. 

Однако в реальности подобная практика — игра в рулетку и огромный риск для бизнеса заказчика. Именно он является конечным получателем услуги и выгодоприобретателем по сделке. Это означает, что он не может оставаться в стороне, если поставщик умышленно нарушает налоговое законодательство. Желание сэкономить может обернуться серьезными финансовыми и репутационными последствиями для обеих сторон.

Поэтому в первую очередь заказчику нужно признать: выбор подрядчика только по цене влечет за собой риск, что контрагент окажется неблагонадежным с точки зрения налоговых обязательств. Далее заказчику следует выстроить работу по анализу, оценке и выбору поставщиков таким образом, чтобы эти риски исключить.

Да, такая услуга будет стоить дороже. Однако ваш поставщик не должен выбирать, что выплачивать и в какой очередности — зарплату, налоги или кредиты. Он должен работать легитимно и своевременно исполнять обязательства перед всеми лицами. В конечном итоге затраты на услуги по рыночным ценам окажутся выгоднее, чем уплата налогов за недобросовестного поставщика, который не в состоянии погасить долги самостоятельно.

За чужие грехи расплатится заказчик

Если подрядчик будет признан несостоятельным (банкротом), а его долг перед налоговой окажется связан с проектом заказчика, то последнего могут привлечь к субсидиарной ответственности. Проще говоря, долг банкрота могут взыскать с заказчика как с конечного выгодоприобретателя — об этом говорится в ФЗ № 127.

Еще один риск — остановка проекта. Он будет реализован одним из первых и повлечет невозможность получения услуги как в моменте, так и в течение ближайших месяцев. 

Представим, что у поставщика услуг по аутсорсингу персонала блокируют расчетный счет за неуплату налогов, или он внезапно прекращает деятельность. Что тогда? Ваш проект встанет, а персонал не сможет оказывать услуги. Компания понесет убытки из-за потери продаж, потеряет инвестиции, а также время и ресурс на поиск другого подрядчика. 

Представьте настроение команды проекта, которая останется без заработной платы, рабочего места и соцпакета. Однако негативного сценария можно избежать, проверив контрагента и методологию его работы до начала сотрудничества.

Работая с неблагонадежным подрядчиком, вы также рискуете получить низкое качество услуги. С учетом текущей ситуации на рынке труда найти действительно подходящих кандидатов на должность, а не первых пришедших «с улицы» — это недешево. Проверка компетенций кандидатов, работа с HRM-системами, адаптация, обучение, достойные зарплаты с полным налогообложением — все это затратно и трудоемко. 

Когда подрядчик предлагает низкую стоимость за аутсорсинг, скорее всего он экономит на всем: на налогах, оплате труда работников, обучении, качественном отборе и управлении персоналом. В итоге «выгодная» сделка оборачивается привлечением немотивированных и низкоквалифицированных сотрудников, постоянной текучкой и новыми расходами.

Кроме того, даже косвенное участие в налоговом скандале негативно влияет на репутацию бренда. Показательные примеры в медиа — громкие истории с блогерами, которые стали объектами пристального внимания налоговых органов в последние пару лет. После обнаружения задолженностей к ним потеряла доверие не только общественность, но и бренды. Последние избегают сотрудничества с фигурантами налоговых споров — никто не хочет ассоциироваться с сомнительными историями.

---

Читайте также: Онбординг в аутсорсинге: какие форматы позволяют адаптировать до 95% новых сотрудников

---

Что должно насторожить

Во-первых, не нужно выбирать исполнителя только по цене. Стоимость услуги должна учитывать полную налоговую нагрузку, зарплаты и нормальную прибыль. Если цена сильно ниже рыночной — скорее всего, компания экономит на налогах, а это «красный флаг» для заказчика в любом сегменте рынка.  Когда составляется техническое задание для тендера, опытные закупщики знают, что и сколько стоит в текущих рыночных условиях. 

Есть регламентированные статьи затрат, которые будут примерно одинаковы у всех поставщиков, а есть нерегламентированные — в них стоимость формируется с учетом экспертизы и преимуществ каждого поставщика. Оцените статьи расходов и задайте вопросы поставщику. Из чего состоит ставка? Чем обусловлена сумма? Как сформирована стоимость денег с учетом ключевой ставки и срока оплаты по контракту? Как будет меняться стоимость денег и услуги в целом при изменении ключевой ставки в обе стороны?

Затем сопоставьте ответы с предложениями и обоснованием других поставщиков и подключите профильные службы для независимого мнения, чтобы принять решение взвешенно. Сомневаетесь? Привлеките внешних аудиторов, запросите мотивированное решение.

Во-вторых, не игнорируйте «тревожные звоночки». При малейшем подозрении на нечистоплотность стоит прекратить отношения с поставщиком услуг. 

Какие это могут быть сигналы? Например, долги и исполнительные производства по налогам и сборам (даже исторические или у аффилированных лиц), незавершенные судебные разбирательства с налоговыми органами. 

Должны также насторожить: странные схемы оплаты (например, в пользу третьих лиц), аффилированность с компаниями, которые завершили деятельность с долгами, высокая доля налоговых вычетов, регистрация контрагента по массовому адресу. Все это может говорить о том, что исполнитель, скорее всего, неблагонадежный. Если подозрения подтверждаются — лучше не начинать или разорвать отношения с сомнительной компанией.

Должная осмотрительность — фундамент безопасности

Наконец, в налоговой практике есть принцип «должной осмотрительности» — это когда заказчик обязан до совершения сделки по максимуму проверить контрагента на благонадежность. При этом не существует исчерпывающего алгоритма проверки. Бизнес вправе применять доступные ему инструменты и методы на свое усмотрение.

ФНС рекомендует соблюдать хотя бы минимальный набор правил 

Первое — убедитесь, что компания является самостоятельно действующим реальным субъектом. Запросите и оцените с помощью внутренних служб юридические документы, данные о руководителе и конечных бенефициарах, бухгалтерскую и финансовую отчетность (в том числе сведения о прохождении обязательного аудита, если применимо). Проверьте данные о материальных ресурсах, доказательства экспертизы в заявленном виде деятельности. Наконец, запросите презентацию о компании и реализованных проектах. Проверьте правдивость информации.

Это лучше сделать на очной встрече с командой поставщика и руководителем компании. Если возможности для личной встречи нет — запланируйте ряд встреч команд с обеих сторон. На них специалисты смогут задать точечные вопросы касательно своей сферы, обсудить детали и сформировать квалифицированное мнение по своей зоне ответственности. Кроме того, приглашайте на встречи юристов и бухгалтеров, налоговых консультантов. Они в силу своего опыта умеют производить квалифицированную оценку благонадежности поставщика.

Второе — используйте открытые данные в интернете и инструментарий платных систем проверки контрагентов. Сведения о государственной регистрации исполнителя, долги по налогам и судебные споры, аффилированность — все это, как и многое другое, можно узнать из открытых источников бесплатно, например, на сайте ФНС.

Такая проверка — это не бюрократия, а защита бизнеса от колоссальных финансовых и репутационных потерь. 

Чек-лист «Как выбрать надежного подрядчика по аутсорсу персонала?»

На что смотреть, выбирая исполнителя? Для этого мы подготовили чек-лист, который поможет выбрать подходящую компанию и проверить ее на благонадежность:

● Легитимность оформления организации, отсутствие признаков технической компании;

● Адекватность корпоративной структуры группы компаний и наличие реальной деловой цели у каждого из юридических лиц в группе;

● Соответствие налоговой нагрузки среднеотраслевым показателям;

● Отсутствие комплаенс-кейсов (несоблюдения законов, требований регуляторов, отраслевых стандартов и др.);

● Готовность принять и выполнять налоговую оговорку;

● Готовность прозрачно объяснить логику ценообразования в коммерческом предложении, представленном на тендер. Способность открыто обосновать регламентированные и нерегламентированные статьи затрат;

● Экспертность;

● Опыт в индустрии и репутация (наличие кейсов в конкретной отрасли и рекомендации коллег по рынку);

● Прозрачность коммуникации (агентство выстраивает партнерский подход и открыто говорит, где и сколько они зарабатывают);

● Технологичность (наличие собственных разработок);

● Команда проекта (честно рассказывают о том, кто конкретно будет вести ваш проект);

● Реалистичность прогнозов (ставят реальные цели, а не рисуют облачные замки);

● Ориентация на конечный бизнес-результат для бренда, в соответствие с поставленной целью.

Анна Минягина, 
Директор по правовым вопросам OPEN Group.

Для NEW RETAIL