Как выстроить стратегию управления запасами: кейс розничной сети Эссен

Автоматизация управления запасами – возрастающая глобальная тенденция современного бизнеса. Это сигнализирует о необходимости ритейлеров сосредоточиться на перераспределении ресурсов от обслуживания потребителей и стимулирования продаж до оптимизации запасов и логистики цепи поставок. Увеличение объема продаж без модернизации внутренних процессов приведет к несоразмерному увеличению издержек, и в итоге рост оборота обернется не увеличением, а снижением прибыли. Сегодня прибыльность предприятия требует не столько роста доходов, сколько снижения расходов путем оптимизации затрат. И здесь оптимизация запасов — наиболее перспективное и первостепенное направление.

Примером эффективного управления запасами может служить опыт розничной сети «Эссен». Руководство компании понимает - чтобы быть лидером на ритейл-рынке и опережать конкурентов, необходимо поставить стратегию управления запасами на первый план.

Требования к повышению качества обслуживания клиентов привело компанию к поиску улучшений в области планирования и управления товарными запасами.

Внешний аудит помог определить слабые стороны в системе и их первопричины:

• Формирование всех заказов магазинами происходило на местах, что порождало множество проблем, поскольку у менеджеров на местах нет возможности увидеть ситуацию по сети в целом;
• Менеджеры в магазинах имели обыкновение перестраховываться, такая излишняя «предусмотрительность» вела к избыточным остаткам;
• Не обошлось без негативного влияния человеческого фактора: невнимательность менеджеров, ошибки при формировании заказов или их несвоевременность выливались в упущенные продажи;
• Существовала возможность преднамеренных и непреднамеренных злоупотреблений, поскольку менеджеры на местах свободно контактировали с поставщиками;
• Ошибки в управлении запасами было сложно отследить и проконтролировать из-за отсутствия единой системы контроля запасов.

Для решения вышеописанных проблем руководство сети приняло решение о внедрении системы управления заказами и запасами. Рассматривалось два варианта: доработать существующую ERP систему или использовать внешний модуль для управления запасами. Решение было принято в пользу облачной системы от компании ABM Cloud. Система закрывала потребности компании, не требовала дополнительного программирования, а для ее эксплуатации не потребовались инвестиции в дополнительное оборудование (сервера), так как формат использования – SaaS (аренда).

Перед началом процесса модернизации были сформулированы цели, которых предстояло достичь:

• Централизация заказов;
• Сокращение излишков товарных запасов;
• Улучшение показателей оборачиваемости предприятия;
• Оптимизация штата сотрудников на местах.

Шаг за шагом компания приступила к реализации поставленных целей. В проектную команду вошли специалисты сети Эссен и эксперты-консультанты компании ABM Cloud. В ходе проекта был проведен ряд обучений: методологии управления запасами по Теории Ограничений, обучение по работе с программой, обучение работе с отчетность. В ходе работ был сформирован отдел товародвижения, перестроены процессы работы с заказами. При подключении поставщиков к системе функция заказа переходила от менеджеров магазинов специалистам отдела товародвижения. 

На первоначальном этапе подключения автоматизированной системы был рассчитан целевой уровень запаса по каждому SKU на каждой точке хранения в соответствии с фактическим потреблением товара. Таким образом, функционирует алгоритм Динамического управления буферами, который позволяет точно вычислять оптимальный уровень запасов и рассчитывать заказы, полагаясь не на прогнозирования, а на фактический спрос. Динамическое управление буфером – инструмент Теории Ограничений, который успешно работает во многих мировых ритейловых компаниях и позволяет обеспечить нужное количество товара при оптимальных запасах в системе. 

Для решения вопроса контроля за состоянием запасов используется система отчетности, которая генерируется программой в режиме реального времени. Отчеты о ключевых показателях (запасы, продажи, упущенные продажи, излишки, оборачиваемость и другие), с установленной периодичностью, рассылаются по электронной почте ответственным лицам. Все это позволяет оперативно отслеживать состояние запасов и принимать управленческие решения, обоснованные фактами.

В результате оптимизации и автоматизации управления запасами, розничная сеть «Эссен» за 11 месяцев улучшила оборачиваемость среднего склада на: 24% - РЦ, 18% - магазины у дома и 5% - гипермаркеты и супермаркеты. Вместе с ростом оборачиваемости достигнуто ряд дополнительных преимуществ: 

• Рост продаж;
• Сокращение overstock;
• Повышение лояльности клиентов – нужный товар всегда в наличии;
• Повышение коэффициента эффективности работы персонала.