Хлебная розница: планирование производства «Сегодня на завтра» в системе «Оптимум-Сток»

Рассказывает Иван Бабушкин, менеджер продукта «Оптимум Сток».

В классическом понимании для автоматического формирования заказа торговой точке требуется следующая информация:

● остаток товара на складе;
● остаток товара в пути;
● статистика продаж.

Если все эти данные есть, можно воспользоваться одним из множества алгоритмов расчёта потребности. Благо продуктов с кнопкой «Создать заказ» на рынке множество. И, если верить разработчикам, каждый из них лучше другого. Но что делать, если указанные выше данные отсутствуют или им нельзя верить?!

Попытка реализовать автозаказ на основе минимально достоверных данных реализована в системе Оптимум-сток.

Оптимум-сток использует классическую теорию ограничений, творчески переработанную и переосмысленную. Система внедрена и функционирует во многих отраслях, от розничной торговли молочной продукцией до реализации запчастей.

Торговля хлебобулочными изделиями — экстремальное испытание для Оптимум-сток. Всё дело в базовых данных — принимать решение нужно оперативно, на основании одной только статистики продаж. Почему это так, расскажем ниже.

Дано

Торговая сеть состоит из 400 торговых точек. В ассортименте выпечка, кондитерские изделия, салаты и горячие блюда. На некоторых точках есть своя кухня, другие получают товар с одной или нескольких ближайших кухонь.

Для автоматизации заказов и их исполнения используется система управления ресторанным бизнесом «iiko», часть точек работает на 1С-розница.

Статистика продаж зависит от дня недели. А план продаж часто меняется продавцом на точке, которому «на месте виднее». 

Положение осложняет срок годности — одни сутки на большинство позиций. Потери просрока компенсируются высокой наценкой.

Данные о списаниях просрока вносятся в учётную систему на второй-третий день после производства — таковы реалии, изменить которые никто не властен. Опция «Закат солнца вручную» недоступна.

Основная проблематика

Основанием для внедрения системы «Оптимум-Сток» стали:

1. Ручное планирование. Зависит от настроения продавца и чревато:

● упущенной выгодой из-за отсутствия товара на полке при пессимистичном прогнозе;

● массовыми списаниями просрока при чересчур оптимистичном прогнозе.

2. Потери рабочего времени:

● на формирование плана продаж — 2 часа в день на каждой точке;

● на ручное формирование «заборного листа» — документа, в котором отражены объёмы текущего производства, остатки с прошлого дня, объём продаж за день, объём списаний за день — всё вручную с последующей доставкой руководителю производства;

● на ручное формирование бухгалтером документа «Выпуск продукции» в учётной системе по данным из заборного листа.

3. Отсутствие аналитики оперативной деятельности:

● динамики продажи списаний;

● динамики чеков — пики продаж на ТТ;

● анализа дефицита готовой продукции в точках.

---

Читайте также: Автоматическое управление остатками: реальность или фантастика? (кейс торгового дома «МИЛКОМ»)

---

Требуется

Система «Оптимум-Сток» должна обеспечить высокую достоверность планирования в описанных условиях. При этом следует отвязать прогноз от данных по общему выбытию за предыдущий день — они недостоверны по причине позднего внесения списания в учётную систему. 

Основу планирования должны составлять данные о продажах — они всегда актуальны, так как собираются в реальном времени с кассовых аппаратов.

Упор должен быть сделан на консервативное планирование, но давать возможность манёвра в случае роста продаж в одной или нескольких товарных категориях.

Требуется предоставление следующей аналитической информации:

● продажи, списания и валовая прибыль в динамике;

● анализ дефицита готовой продукции.

Последний показатель необходим для коррекции ситуации, в которой производство необоснованно занижает выпуск относительно рассчитанного плана, либо план не успевает за ростом продаж.

Необходима доставка плана производства на электронную почту руководителей кухонь. План производства должен включать также план распределения продукции по подчиненным точкам, не имеющим своей кухни.

Вся отчётность должна автоматически рассылаться на почту заинтересованных лиц. Для просмотра дополнительной аналитики им должен быть предоставлен доступ к бэк-офису Оптимум-сток.

Решение

Для решения задачи были выбраны горизонты планирования, продукция сегментирована, торговые точки сгруппированы по географическому принципу. Но не будем забегать вперёд, расскажем обо всём по порядку.

Горизонт планирования

Для анализа берём данные за последние 7 аналогичных дней недели. Они подгружаются в Оптимум-сток со всех кассовых аппаратов торговых точек и дополняются актами списания. Продажи со скидкой учитываются особо.

Сегментирование продукции

Весь ассортимент разбит на товарные категории. Статусы и надёжность присутствия товара на полке рассчитывается и прогнозируется как для всей категории, так и для каждой позиции внутри неё.

Основа ассортимента	Надежность не менее 90 %
Дополнительный ассортимент	Надежность не менее 70 %
Под заказ	Надежность не менее 60 %
Новинка	Надежность не менее 90 %

Алгоритм прогноза

В качестве основного инструмента выбран всё тот же Bootstrapping Reaction Time — BRT-анализ. Период статистики может быть указан для каждой позиции свой, по умолчанию, наследуется от группы.

Система соблюдает баланс таким образом: делается оптимистичный прогноз на товары, входящие в группу «Основа ассортимента» и в то же время угнетается прогноз на товары с младшим статусом.

География торговых точек

Мы сгруппировали все торговые точки в кусты, объединив по выпуску и распределению продукции. Планирование производства на завтрашний день приходит в целом на куст, поступая на почту заинтересованным лицам.

План представлен как по товарным категориям в суммовом выражении, так и по отдельным позициям в каждой из них в количественно-суммовом выражении. Таким образом, никаких разночтений не возникает.

«У меня сейчас 6 точек продаж, и одна производственная. Точка с производством была вынуждена собирать заявки со всех остальных на выпечку. Каждый заказывал, не исходя из какой-то статистики, а просто потому что ему так хотелось. Благодаря «Оптимум Сток» теперь решения принимаются на основе цифр, вместо интуиции».

ИП Доровской А., г.Котлас.

Динамика финансовых показателей

Период мониторинга динамики продаж — 30 дней. Столько видит руководитель сети в ежедневном отчёте. 

Документ отражает следующие показатели:

● динамика продаж;
● списания;
● валовая прибыль.

Динамика продаж представлена не только по дням, но и сгруппирована по неделям. Это сделано для выявления недельных трендов, которые сглаживают колебания  динамики в зависимости от дня недели.

Дефицит готовой продукции

Дефицит готовой продукции — это отчёт, который получают все заинтересованные лица по электронной почте. Числа на вертикальной диаграмме показывают упущенную выручку по позициям, которые закончились до 18:00. Система рассчитывает упущенное количество и упущенную выручку на основе средней статистики продаж в часы отсутствия продукции в торговой точке.

Если кухня искусственно занижает производство той или иной товарной позиции или же валовый выпуск продукции, то процент эффективности в отчёте падает, что видно практически сразу. Такое занижение говорит о потере продаж и снижении лояльности клиентов. 

Когда эффективность падает, куратор берёт точку на карандаш. Падает ниже определённого процента — куратор торговой точки проводит беседу с руководителем производства, делает внушение и намечает пути исправления ситуации.

«До внедрения сервиса мы сами принимали решение о том сколько продукции нужно выпекать на следующий день. Всегда приходилось угадывать и держать баланс между перепроизводством (списаниями) и отсутствием товара на полке. Теперь наша задача только обеспечить точку ингредиентами, выручки выросли, планы формируются автоматически».

ИП Коробейникова М.С., г. Сарапул.

Отчёт даёт детальную картину по каждой товарной позиции: время последней сделки в конкретный день, упущенное количество и упущенную выручку.



Вся подробная информация доступна в базе Бэк-офиса, у которой есть web-интерфейс. Работать можно с любого устройства из любого браузера, был бы интернет. Ссылка на бэк-офис содержится в каждом письме.

Вердикт

Оптимум-Сток в режиме ежедневной эксплуатации позволяет:

1. Отвечать на вопрос: Сколько производить товара на каждой кухне?

2. Отвечать на вопрос: В каком объёме отгружать продукцию кухни на каждую ТТ?

3. Автоматически формировать «Заборный лист» в базе данных с дополнительной детализацией: не просто валовые продажи, а сколько продали по полной цене до 19:00, сколько с 50% скидкой после 19.00.

4. Автоматически создавать документ «Выпуск продукции» в учётной системе.

5. Автоматически рассылать аналитические отчеты на почту всем заинтересованным лицам.

Очевидно, что все обозначенные в начале статьи проблемы «Оптимум-Сток» решает полностью. 

«Мы как франшиза всегда понимали ответственность перед Партнерами, которым должны помогать всячески развивать бизнес. Одной из ключевых проблем Партнеров считаем планирование производства и учет динамики показателей торговых точек. Раньше мы предлагали примерную программу производства продукции на старте работы торговой точки. Через некоторое время Партнер начинал планировать самостоятельно и это становилось настоящей проблемой. Чаще всего у Партнера нет внутренних ресурсов для качественного планирования, что выливалось в две крайности: необоснованно оптимистичное планирование приводило к росту списаний, борьба со списаниями приводила к падению продаж по причине дефицита продукции на полках.

Сейчас, после внедрения сервиса наши Партнеры растут по выручке, меньше списывают и не тратят время на "угадывание". Также важно отметить, что мы с ними общаемся на едином языке, обсуждая проблемные ситуации».

Руководитель отдела сопровождения «Настоящая пекарня» Вишурина Ю.Ф., г. Ижевск

Результат

Подключение торговых точек к системе «Оптимум-Сток» позволило ставить гораздо более оптимистичные планы продаж. Следуя рекомендациям системы, удалось поднять продажи на 15-20 % относительно того же периода прошлого года.

Производство стало более планомерным и прогнозируемым, снизилось негативное влияние «человеческого фактора» — руководители точек и кухонь стали меньше вмешиваться в процесс планирования со своими «экспертными» мнениями. Доходило до того, что не выпускались и не продавались целые товарные группы! 

С внедрением «Оптимум-Сток» такая практика навсегда ушла в прошлое — никому не хочется фигурировать в нижних позициях отчёта об эффективности производства. Планирование и производство в целом стало более управляемым, а процессы требуют меньше времени и тратят гораздо меньше нервов их участников.

Иван Бабушкин, 
менеджер продукта «Оптимум Сток».

Контакты:

E-mail: hello@hlcompany.ru
Телефон: +7 (3412) 601-303