Конструктор делового письма: делаем электронную почту инструментом влияния, убеждения и продаж

Все дело в структуре и тоне писем. Цель любой переписки вполне конкретна. Первый менеджер хорошо понимал свою цель и следовал намеченному плану, то второй просто плыл по течению. 

О том, что хорошее письмо может принести больше пользы, чем многочасовые переговоры, пишет в своей книге (издательство МИФ) российский бизнес-тренер и гуру деловой переписки Саша Карепина. Последние 10 лет автор рассказывает менеджерам СберБанка, МегаФон, Audi, Группы ВТБ и десяткам других компаний секреты составления правильных электронных писем.

В зависимости от того, что вам нужно от адресата, все деловые письма делятся на шесть категорий: 

• информирующие
• убеждающие
• продающие
• отказы
• претензии
• возражения

Какие бы письма вы ни писали, они гарантированно попадут в одну из шести категорий. Вы отчитываетесь перед клиентом о проделанной за его деньги работе? Ваш отчет можно отнести к информирующим письмам. Вы запрашиваете у деловых партнеров информацию, которую они могут дать, а могут и не дать? Ваше письмо логично сделать убеждающим. Вы указываете партнерам на недоработки? Можно считать, что речь идет о претензии.

В книге есть отдельные главы для каждого из типов письма, а в каждой главе несколько наглядных примеров из деловой переписки реальных компаний. Но прежде чем делить свои письма на категории, нужно понять главный принцип правильного письма.

Схема работающего делового письма строится по принципу “Суть → детали → суть”.

На практике методика выглядит так: 

Первый абзац (3 предложения максимум): суть всего письма.

В каждом следующем абзаце: она мысль, одно предложение или вопрос.

Последний абзац: суммирование сути отдельных мыслей, повторение сути всего письма.

Соблюдайте это правило при написании каждого без исключения письма и результат не заставит себя ждать.\

Почему эта схема работает? 

Правило “Суть → детали → суть” основано на восприятии информации мозгом человека. 

Важно помнить, что нам неудобно воспринимать факты, если мы не понимаем, для чего нам это знать. Нужно сначала понять, что с этими фактами делать – запоминать их, анализировать или, например, опровергать. 

Второй важный фактор: нам неудобно воспринимать большое количество несистематизированных фактов. Нужно их сгруппировать по ясному принципу.

Если автор письма сразу проговорил цель общения, поставил вопросы и предложил следующий шаг, адресат письма воспринимает письмо как готовый план действий, который нужно выполнить.

Положите книгу перед клавиатурой, откройте окно нового письма, определите, чего вы хотите от адресата и найдите в книге соответствующую главу. Примеры и советы построены так, чтобы вы могли начать писать эффективнее здесь и сейчас.

Саша Карепина исследует особенности деловой переписки, выступает как корпоративный бизнес-тренер по письменным коммуникациям и копирайтингу, и руководит собственным агентством «Слово и деньги». Саша Карепина пишет книги, статьи и ведет телепередачи.