Персонал аптечных сетей в эпоху ковида и санкций: как сохранить и приумножить кадры

Дмитрий Филимонов – руководитель консалтинга Verme.

Как опытная команда консалтинга, мы далеко не первый год занимаемся решением задач по повышению эффективности в разных отраслях российского ритейла. Сейчас одним из фокусных сегментов для нас является сфера аптечных предприятий. Это наименее пострадавшая в период пандемии отрасль, которая в то же время не испытывает особых сложностей даже в связи с последними геополитическими событиями. Более того, с точки зрения управления персоналом аптеки являются одним из наименее автоматизированных секторов розницы, а значит, нам есть где развернуться и что предложить.

Однако классические WFM-системы не всегда применимы в структуре аптечных сетей, особенно с небольшим количеством торговых точек и ограниченной численностью персонала.

Одной из наиболее часто встречающихся проблем среди наших партнеров в указанном сегменте является нехватка фармацевтов и низкая выработка фонда рабочего времени. Квалифицированных специалистов попросту не хватает, и это неизбежно приводит к снижению качества обслуживания. Но благодаря глубокому анализу отрасли и ее особенностей мы и эту задачу научились решать быстро и эффективно, предложив действенный инструмент по оперативному распределению фармацевтов между близлежащими аптеками.



Нередко аптечные сети создают своеобразные подменные фонды между соседствующими торговыми точками и вручную пытаются закрывать пустующие смены освободившимся в ближайшей аптеке персоналом. Такой подход, безусловно, повышает шансы на получение желаемой выручки торговой точки, но ручной процесс так или иначе, серьезно ограничивает возможности кадрового планирования.

Чаще всего этот процесс выглядит как переписка между заведующими аптеками одного района или города в созданных группах для переписки известных мессенджеров, или судорожные телефонные звонки утром или в вечернее время с попытками найти свободного для подработки фармацевта. Ключ к решению этой задачи находится в алгоритмизации процессов распределения линейного персонала в рамках заранее настроенных подменных фондов с учетом доступности и предпочтений сотрудников.

Нескончаемый поток смен и перестановок нагружает и без того одни из самых забюрократизированных отделов (кадры и бухгалтерия), и в результате столь сложных манипуляций получается необоснованно громоздкий и непрозрачный процесс, который в итоге незначительно сокращает уровень недополученной прибыли и демонстрирует низкую эффективность.

«Несмотря на сложность организации ценность подменных фондов для компании все же очевидна. Спрос на фармацевтов на рынке медперсонала высок, а постоянно появляющиеся подработки у одного и того же работодателя избавляют сотрудников от необходимости искать себе смены в других сетях и снижают риски увольнения ради более высоких зарплат и удобных часов работы», – комментирует коммерческий директор «Моя смена» Роман Шаталов.

«Первый уровень автоматизации обычно заключается в запуске блока системы, позволяющего в онлайн-режиме подбирать кандидатов на подработку из числа собственных сотрудников с учетом их квалификации, выработки нормы часов (нередко по совместительству) и их личных предпочтений.

Последний фактор важно учитывать ради повышения лояльности персонала к работодателю. Однако не всегда пожелания сотрудников совпадают с реальной потребностью аптек в фармацевтах в отдельный рабочий день. Чтобы уравновесить требования обеих сторон, многие наши партнёры пользуются продуктом «Моя Смена», с помощью которого можно быстро привлекать для подработок персонал из других сетей. 

Актуальность дополнительных заработков у разных групп населения в последнее время очевидна. Синергия внутреннего подменного фонда и внешней биржи «Моя Смена» поможет штатным сотрудникам найти подработку внутри компании со стабильным комфортным графиком, а аптекам быстро набрать уже готовый и обученный персонал на удобных условиях на сезон или только на пиковые часы, оставаясь гибкими в вопросах комплектации штата».  

Более продвинутые настройки предоставляют возможности «волнового» оповещения потенциальных кандидатов на подработки исходя из желаемых критериев. Например, согласно географическому принципу в первую очередь уведомления направляются находящимся в максимальной близости к торговой точке. Если среди них желающих не нашлось, то система направляет сообщения уже более отдаленным от торговой точки сотрудникам. 

Сортировать выборку можно также по уровню профессиональной подготовки кандидатов. Так, некоторые сети используют рейтинги фармацевтов, чтобы сначала предлагать подработку самым эффективным сотрудникам с наиболее высокими показателями по выручке, а затем всем остальным по нисходящей.



Наиболее продвинутые с точки зрения автоматизации управления персоналом сети аптек используют возможности Биржи смен. С помощью смартфона (возможно любое устройство) сотрудник в своем Личном кабинете самостоятельно может взять на Бирже свободную смену или отказаться от нее, подписав обновленный график простой электронной подписью. Эта процедура избавляет от необходимости подписывать плановый график на бумаге при каждом его изменении, что, судя по высокому спросу на дополнительный персонал, существенного экономит всем время и упрощает документооборот компании.

В результате аптечная сеть получает прозрачный процесс и идеальный инструмент заблаговременного и оперативного распределения необходимого персонала, достигает поставленных целей по уровню сервиса, конверсии, выручке и прибыли.

---

Читайте также:  Более 90% ритейлеров сократили затраты на оплату труда работников с начала года

---

Благодаря автоматизации процесса подменного фонда автоматизируется также и процесс табелирования, и кадровый отдел получает возможность автоматизированного учета фактически отработанного персоналом времени.  

С помощью инструмента мобильной биометрии, при условии нахождения сотрудника в геолокации соответствующей торговой точки, в Личном кабинете на смартфоне можно отметить начало и окончание рабочей смены. Таким образом, автоматизируется и процесс контроля фактического выхода персонала, из которого полностью исключается человеческий фактор. 

Комбинации функционала для каждой конкретной аптечной сети обычно подбираются и настраиваются индивидуально, но существует ряд стандартных конфигураций, которые обеспечивают достижение желаемого и оптимального бизнес-эффекта для большинства российских сетей.

Дмитрий Филимонов, 
руководитель консалтинга Verme 

Для New Retail

*На правах рекламы ООО «Инвент Консалтинг»

16+