Правила идеальной инвентаризации: зачем, когда и с кем?

Как этого добиться с помощью инвентаризации, рассказывают эксперты компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER, а также участники рынка. 

Систематическая ежемесячная инвентаризация является обязательной стандартной процедурой для ресторанов за рубежом, в России же такая обязанность возникает раз в год, как правило, вместе с бухгалтерской отчетностью, и регламентируется 25 главой Налогового кодекса РФ. 

«Хочет того управленец или нет, но инвентаризация, какой бы рутинной и скучной ни казалось, остается обязательной процедурой, целью которой является наведение порядка. Внести изменения в технологические процессы, оптимизировать издержки, повысить показатели эффективности, за счет чего по степени важности стоит в одном ряду с анализом продаж», – говорит соучредитель компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER Родион Ерошек.

 

Инвентаризация помогает убедиться в отсутствии ошибок при ведении учета. Все ли накладные оприходованы, соответствуют ли нормы списания действительности, все ли учетные документы проведены, совпадает ли автоматическое списание с правилами складов учета.

«Основной ошибкой при проведении плановой проверки является тот факт, что люди не понимают, зачем она нужна. Инвентаризацией должны заниматься генеральный директор, управляющий либо шеф-повар, – поясняет Анна Сотникова, генеральный директор восточного направления холдинга Ginza Project. – Регулярная проверка заведения помогает понять, какие продукты нужно заказать, какие просроченные, а чего слишком много. Выявить, что определенные позиции не идут, и их нужно вывести из меню, либо сделать ротацию товаров в другие рестораны».

«Инвентаризация бывает полной, частичной, выборочной, оперативной. 

Полная предполагает перебор всех товарных запасов, инвентаря, оборудования и хозтоваров, вплоть до салфеток и зубочисток, проводится примерно раз в год. Частичная – изобретение внутреннее – преследует вполне определенные цели: проверка персонала, выявление недостачи, перерасчет дорогих позиций.  Пренебрежение такими проверками может сказаться на прибылях заведения, зато сделает счастливее недобросовестных сотрудников. «Подогнать» данные в отчете опытному в незаконных делах персоналу ничего не стоит, поэтому при первых подозрениях на злоупотребления необходима ревизия, лучше оперативная», - объясняет Родион Ерошек.

Контрольные (они же полные) инвентаризации проводятся ежемесячно, это плановое мероприятие, и материально ответственные сотрудники заранее о нем предупреждены, соответственно зачастую такая инвентаризация проходит чисто формально. «Если мы хотим выявить ошибки в учете и воровство не для галочки, а для того, чтобы понять, где недополучает бизнес, и кто в этом виноват, важно несколько раз в месяц проводить выборочные инвентаризации. Это крайне эффективный инструмент, некий срез порядочности сотрудников и отлаженности учета. Проводится по наиболее дорогостоящим и ходовым позициям, которые заранее не оговариваются. Благодаря этому инструменту всплывают ошибки в номенклатурах, списаниях, выявляются неверные настройки системы продаж и все злоупотребления.

«Инвентаризация условно делится на три этапа – подготовка, собственно проведение, ввод и анализ данных. Если все делать по правилам, то необходимо выделить специальное помещение, назначить ответственных лиц, наметить план, обозначить цели и задачи. На подготовительном этапе определяются правила инвентаризации, формируется ревизионные комиссии, проводится инструктаж. Собираются документы: приходники и расходники, перемещения и списания товара, технологические карты, данные по остаткам на складе, бланки для записей результатов и многое другое», – отмечает Родион Ерошек. 

В задачи ревизионной комиссии входит также проверка маркировки штучного товара. Для весового продукта используются данные из технологических карт, что облегчает оценку расходов. Бухгалтер по налоговому планированию компании «Балтийский меридиан» Надежда Смирнова для тех позиций, где штрих-код проставить невозможно (например, для овощей), рекомендует использовать технологию RFID – инновационный способ идентификации объектов, где не требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам.

«За счет этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет автоматически искать объект на складе. Технология позволяет проводить инвентаризацию на предприятии в любое время и без предварительной подготовки, интегрировать результаты в бухгалтерскую программу 1С, сравнивать результаты нескольких инвентаризаций, проводимых в разный период времени. Помимо сверки остатков материальных ценностей инвентаризация позволяет выявить слабые места в организации складского учета и принять своевременные управленческие решения», – подчеркивает Надежда Смирнова.

В отличие от стандартной бумажной процедуры, автоматизированные программные комплексы дают наиболее полную картину о движении товаров на предприятиях, позволяют формировать отчеты максимально оперативно, таким образом, препятствуя занесению подложных данных. Кроме того, снимают дополнительную нагрузку с персонала и позволяют полностью освободиться от подготовительного этапа.

Если раньше на проверку отводилось 3—5 дней, то сегодня с использованием автоматизированных сервисов на полную инвентаризацию требуются всего сутки. 

Весь учет движения товара ведется в режиме онлайн. Каждой новой позиции при попадании на склад присваивается код, который впоследствии используется во всех операциях с данными товарами. Блюда раскладываются на ингредиенты согласно технологической карте, что существенно облегчает ведение продуктовых расходов. Можно увидеть себестоимость и розничную цену, что позволяет анализировать затраты, учитывать списания (например, бой посуды) и контролировать расходы. 

«Применение специализированных программ для учета материальных ценностей позволяет снизить риск ошибок при проведении инвентаризации, сокращает временные и трудовые затраты. Ряд сервисов поддерживают связь с 1C и отображают данные первичной бухгалтерии», – добавляет Надежда Смирнова.

«Для сетевых ресторанов имеет смысл настроить ограниченную функциональность: например, закрыть менеджерам просмотр бухгалтерских остатков, а возможность видеть полные данные, сравнивать листы разницы с инвентаризационной ведомостью предоставить только руководству. После получения отчетов имеет смысл закрывать период, чтобы доступ к редактированию имели только уполномоченные сотрудники. Это позволяет пресечь воровство на кухне и складе, отследить документы по излишкам и недостачам, проверить инвентаризационные ведомости, чего нельзя достичь с помощью ручного анализа», – поясняет Родион Ерошек из POSTER.  

Многие эксперты рекомендуют привлекать к инвентаризациям незаинтересованных лиц, например, охранников. Лучше если факты расхождений будут засвидетельствованы небольшой комиссией на распечатанном бланке. Это поможет избежать дальнейших сомнений в достоверности данных. Распределение зон ответственности положительно сказывается на результатах. Для каждого типа проверки (например, отдельной категории товаров) следует назначать своего ответственного.  

«Мы рекомендуем руководителям предприятий заключать договоры с персоналом об индивидуальной и коллективной материальной ответственности. Тщательно проверять персонал при приеме на работу на материально-ответственную должность. Ежегодно назначать комиссию, ответственную за проведение инвентаризации, перечень сотрудников, отвечающих за сохранность материальных ценностей, сроки проведения инвентаризации», — делится советами Надежда Смирнова. «Также необходима нумерация материальных ценностей и не только в учете, но методом нанесения краской на объект либо наклеиванием штрих-кода на объект. Для дополнительного контроля на складе могут применяться видеокамеры», – добавляет эксперт.

«Очень полезна ежедневная выборочная инвентаризация. Автоматизированным системам здесь нет равных. Отслеживание остатков по результатам каждой продажи, каждого прихода, возврата, перемещения происходит в режиме реального времени. Оперативно формируется сличительная ведомость, которая показывает несоответствия по каждому из продуктов», – отмечает Родион Ерошек.

Штучные товары намного легче отслеживать, потому что какие-то кухонные продукты, например, овощи, уходят еще и в полуфабрикаты. Промежуточные позиции снимать сложней, поскольку нужно сосчитать не только помидоры, а еще и то, в какие полуфабрикаты эти помидоры входят и суммировать все: начальный остаток, все приходы, вычесть реализацию и только после этого цифру сверять с той суммой, которую мы сняли.

К наиболее распространенным ошибкам, выявляемых при инвентаризации, относят пересортицу, некорректное введение данных о товарах, списание без учета калькуляционных карт пробитие в чеке алкоголя с другим наименованием,  движение товаров на складе во время проведения инвентаризации. Дабы исключить подтасовку данных, результаты инвентаризации следует сразу же заносить сразу в учетную программу без перерасчета в базовые единицы. 

Особо дотошные рестораторы практикуют двойную инвентаризацию, то есть  группы, инспектирующие одну группу товаров, затем меняются друг с другом. Выходит немного дольше, зато эффект ощутим.

«Один вопиющий случай произошел много лет назад: по документам было написано, что у нас осталось еще несколько коробок мяса, но его нигде не было, – рассказывает Анна Сотникова. – Пытались искать, посмотрели записи скрытой камеры и выяснилось, что в мусорном пакете сотрудники вынесли целую коробку мяса. Также бывало, что пропадали хозяйственные товары и моющие средства. А потом смотришь через камеры и выясняется, что их просто выкидывали через окно, а потом выходили, клали в мусорный бак и уносили».

«Автоматизированные системы учета в кафе и ресторанах пресекают все возможные искажения информации. Например, сотрудники не регистрируют продажу, соответственно полученные от клиента деньги кладут в карман. Провести деньги мимо кассы можно разными способами: от предъявления одного и того же счета на одно блюдо различным посетителям, до составления счета на бумаге от руки, объясняя это неработающим принтером. Программные сервисы не позволят официанту распечатать один и тот же счет, а любой заказ на кухне невозможно будет провести без счета», – резюмирует Родион Ерошек.