Электронная подпись в телефоне или на токене: как выбрать формат для бизнеса

Компании все чаще используют электронную подпись (ЭП) как инструмент для решения повседневных задач. С ее помощью сотрудники могут подписывать документы без курьерской доставки и ожидания оригиналов — быстрее запускать процессы и не тормозить согласования. 

При этом удобство работы с ЭП зависит от того, где хранится ключ подписи: на токене или в мобильном устройстве. Каждый из них подразумевает разные сценарии применения и преимущества для бизнеса. Лидер направления Сбер2B ЭДО Евгений Лящук рассказывает, чем отличаются эти носители и как выбрать наиболее подходящий.

ЭП в телефоне или на токене: что меняется для пользователя

Выбор между токеном и мобильным устройством не отменяет юридическую силу электронной подписи. Речь идет о конкретном сценарии использования ЭП.

С мобильной электронной подписью можно работать с документами со смартфона без специальных устройств. Ключ ЭП создаётся и хранится на мобильном устройстве в приложении, а пользователь подтверждает подписание документа в интегрированных с ним сервисах. Поэтому мобильный носитель особенно удобен для сотрудников, которые работают удаленно или в гибридном формате.

ЭП на токене хранится на отдельном защищенном носителе — USB-устройстве, которое подключается к компьютеру при подписании документов. Токен не привязан к конкретному компьютеру, но для работы с ним требуется специальное ПО.

Смартфон или токен

Ключевое различие между электронной подписью на смартфоне и на токене — в способе хранения ключа и организации доступа к нему. От этого зависит, где и как сотрудник сможет подписывать документы.

Электронная подпись на мобильном устройстве дает больше гибкости в работе с документами. В этом случае не нужно искать и подключать отдельное устройство, подписать документ можно даже, когда компьютера нет рядом. Единственным важным условием остается наличие интернета.

Токен, напротив, сохраняет привычную для офиса модель. Ключ хранится на отдельном носителе и используется только при необходимости. Доступ к нему защищен PIN-кодом, поэтому владелец ЭП может контролировать, кто и когда использует электронную подпись.

Смартфон упрощает доступ к электронной подписи, а токен дает дополнительный уровень контроля над ключом. Мобильный формат подходит там, где важны скорость и доступность подписи, а токен — там, где приоритет сохраняется за отдельным хранением ключа и контролю доступа к нему.


@Freepik (лицензия INV-C-2024-8250540)

Два формата — одна система: как сочетать ЭП на смартфоне и токене

Необязательно выбирать один формат электронной подписи для всех рабочих процессов. Разные носители можно сочетать между собой в зависимости от задач. Например, сотрудник может использовать токен для регулярной работы с документами на компьютере, а мобильную подпись — когда документ нужно подписать удаленно.

При этом мобильный формат не исключает работу за компьютером. В некоторых ситуациях документ открывается и подписывается на ПК, а операция подтверждается через смартфон. Гибридный сценарий позволяет сохранить привычную работу в корпоративной системе, но перенести подтверждение подписи на мобильное устройство.

Этот формат особенно актуален для компаний, где сотрудники работают в разных условиях. Для бухгалтерии или специалистов по документообороту может быть удобен токен, а для руководителей и сотрудников, у которых разъездной режим работ, — мобильная ЭП. Один сотрудник также может использовать оба формата: выбор зависит от конкретной информационной системы, требований к электронной подписи и рабочей ситуации.

Если сотруднику или руководителю организации необходимо одновременно подписывать документы как с компьютера, так и с мобильного устройства, то идеальным решением будет запись ЭП на токен с NFC-технологией. На мобильном устройстве подписание происходит следующим образом: пользователь подносит токен к смартфону, а приложение на телефоне определяет сертификат и инициирует подписание. 

При этом сама криптооперация выполняется непосредственно на токене, а закрытый ключ никогда не покидает устройство. Важно, что приложение для подписания документов на телефоне должно поддерживать данную технологию. На компьютере подписание происходит стандартным образом через USB-соединение.

---

Читайте также: Маркировка как проверка бизнеса на прочность: как и почему меняются требования к ЭДО у производителей и поставщиков

---

Безопасность электронной подписи: что важно учитывать при выборе носителя

Безопасность электронной подписи зависит не только от того, где хранится ключ, но и от того, как организован доступ к нему. При мобильном хранении ключа особенно важна защита самого смартфона. Устройство становится частью контура конфиденциальности ЭП, поэтому надежная блокировка и ограниченный доступ кругу лиц — важные элементы защиты.

При использовании токена ключ физически отделен от компьютера, а доступ к нему защищен PIN-кодом. Сам носитель также требует контроля — его нельзя передавать третьим лицам или оставлять без присмотра. При потере токена или смартфона нужно обратиться в удостоверяющий центр с заявлением на прекращение действия ЭП. Поэтому выбор носителя не может ограничиваться только удобством работы. Такой комплексный подход соответствует методике ФСТЭК: при оценке угроз учитываются особенности информационных систем, права доступа, используемое ПО и возможные последствия реализации угроз.

Евгений Лящук,
Лидер направления Сбер2B ЭДО.

Для NEW RETAIL