Что такое VMI/CMI в формате SaaS и зачем эта система нужна ритейлу?

Прежде чем начать разговор о технологиях управления запасами в рамках управления запасами в цепях поставок сперва стоит понять их основной смысл. Что же такое технологии VMI и CMI, которые уже достаточно распространены в Европе, и весьма редко встречаются в отношениях между поставщиками и их клиентами в России?

VMI (Vendor-managed inventory) – технология совместного управления запасами, при котором один из контрагентов цепи (Клиент) предоставляет информацию о своих товарно-материальных запасах для планирования заказов и графика поставок, а также контроля уровня остатков на складах этого контрагента силами предыдущего участника в цепи (Поставщика). Осуществление взаимодействия по обмену информацией между участниками процесса, позволяет Клиенту полностью передать управление запасами поставщика в своей логистической системе самому Поставщику, который будет осуществлять своевременный контроль остатков и планировать объемы поставок Клиенту без его непосредственного участия в данном процессе.  

В свою очередь, CMI (Co-managed Inventory) похожа на предыдущий термин не только буквами, но и по смыслу имеет с ней немало общего. Здесь также происходит активное взаимодействие между поставщиком и ритейлером, однако контроль объемов поставки и окончательное утверждение остается на стороне Клиента. Таким образом, Клиент имеет возможность корректировки объемов поставки, поскольку именно он обладает более цельной информацией о текущем потреблении продукции.   

Таким образом, технологии VMI и CMI можно назвать инструментами для организации совместного процесса управления запасами в рамках нескольких контрагентов-участников цепи поставок.

Как происходит взаимодействие между поставщиком и его клиентом при стандартном сценарии?

Клиент (например, ритейлер) замечает, что на складе заканчивается какой-либо товар, например, яблочный сок конкретного производителя. Он связывается по телефону или письменно с поставщиком и сообщает о том, что необходимо пополнить запасы товара. Начинается обсуждение того, в какой день, в какое время и в каком объеме необходима поставка изделий. Более того, данное решение необходимо принимать не только по недостающему SKU, но и по всем остальным, которые приближаются к отметке страхового запаса, а также учесть будущее потребление и учесть контрактные условия поставщика (например, поставки не менее одного 20-тонника). На решение всех этих вопросов уходит достаточно много времени и ресурсов как Клиента, так и его Поставщика, а так как количество активных SKU в ассортиментной матрице ритейлера может исчисляться десятками тысяч, то работа по пополнению запасов Клиента ведется постоянно с использованием значительных человеческих ресурсов. 

Каким образом происходит взаимодействие в формате VMI/CMI?

Клиент заключает с выбранным Поставщиком(-ми) соглашение, о передаче процесса планирования запасов его(их) продукции на складах Клиента в полномочия Поставщика(-ов). Создается команда, которая разрабатывает правила и условия пополнения для партнеров взаимодействия по VMI. Затем, Клиент предоставляет информацию о текущих остатках, истории продаж и других перемещениях своего материального потока (промо, брак, товары в пути и т.д.) в пользование Поставщика. В свою очередь, Поставщик самостоятельно отслеживает, какие позиции нуждаются в пополнении, и строит или использует имеющийся прогноз потребления своих SKU у Клиента. Таким образом, он получает возможность планирования поставок Клиенту в необходимом объеме, составе и с необходимой периодичностью. Благодаря этому, Поставщик может выстраивать свой план производства или закупки у своих поставщиков с более высокой точностью. В итоге, партнеры получают возможность к совместной оптимизации системы управления запасами на своем участке цепи поставок. 

Удобство такого подхода особо ощутимо в Food-ритейле, где ежедневно происходит множество промо-акций, а значит, вопрос оперативного пополнения складских запасов имеет стратегически важное значение. 

Только представьте себе, что в магазинах сети проходит акция с продажей того же самого яблочного сока, а склад по данному наименованию имеет крайне скудные остатки. И кто-то (пресловутый человеческий фактор) просто забыл уведомить об этом поставщика. Итог – акция под угрозой, поставщик в убытке, продажи падают, всё пропало. И даже, если срочно начать звонить-писать и просить партнера привезти фуру-другую «фруктового напитка», на сбор заказа и его доставку уйдет неделя, не меньше. 

Такой форс-мажор совершенно исключен в ситуации, когда в партнеры работают в рамках концепций VMI/CMI , и поставщик постоянно отслеживает наполнение складских площадей и магазинных полок своей продукцией. Более того, зная о предстоящей акции, он имеет возможность избегать авралов, нагружая транспорт с небольшим запасом. И таким образом обеспечивать оптимальное наличие товара в каждый день года.

Если взаимодействие в формате VMI происходит настолько эффективно и оперативно, то почему в России ее внедрение происходит так медленно? 

На самом деле, причина излишней пассивности во внедрении VMI лежит, как ни странно, совсем не в плоскости бизнеса, а в области человеческих взаимоотношений. Дело в том, что VMI во взаимоотношениях между Клиентом и Поставщиком построено на доверии. Доверие здесь без преувеличений – главнейший элемент, ведь Клиент больше не размещает заказы у Поставщика. Поставщик сам отслеживает товарные запасы на складе партнера и сам пополняет их, при этом гарантируя, что дефицит на складе не возникнет никогда. И одно дело, когда ты сам звонишь и договариваешься о поставках, а другое, когда есть некий «черный ящик», в котором происходят некие процессы, и без собственного участия нет полной уверенности, что процессы эти идут достаточно активно и оперативно. 

Также, серьёзной преградой на пути к взаимодействию в рамках VMI/CMI является организация обмена информацией между участниками партнерства. С учётом специфики данных процессов, объем данных крайне велик: мастер-данные по товарам, история потребления и текущие остатки, прогнозные количества и т.д. Всё это, помноженное на частоту передачи данных (ведь процесс VMI подразумевает оперативный обмен данными не реже раза в сутки, а то и по нескольку раз), приводит к решению вопроса по организации подобного взаимодействия не уровне информационной системы, которая будет способна не только «переварить» весь этот объем данных, но и осуществлять необходимые вычисления с учётом ограничений для получения именно тех объемов, которые требуются на данный момент.

Зачастую, камнем преткновения на пути VMI/CMI становится этап установки правил пополнения между партнерами. Частота поставки, её минимальный и максимальный объем, условия оптимизации, уровень единиц пополнения (короба, паллеты, full-truck), режим передачи информации, уровни страхового, минимального и максимального размера запаса – это лишь небольшой перечень критериев, по которым участники процесса должны прийти к единому мнению. А если добавить ещё и юридические аспекты (например, момент перехода прав собственности на запасы и условий оплаты партий поставки), то это может вбить большой клин в саму перспективу партнерства между Клиентом и Поставщиком.

Помимо этого, данные технологии подразумевают использование «очищенной» информации из различных источников. Наличие информации в различных системах учёта ещё не означает правильную интерпретацию и ассоциацию этих данных между собой. Зачастую, для того чтобы собрать весь пакет данных необходимо затратить довольной большое количество времени, а подобных пакетов может быть несколько, в зависимости от их назначения и степени детализации, что также может затормозить процесс перехода к VMI/CMI технологии.    

 

Да, доверие – вещь непростая, и «лихие 90-е», когда бизнесмен бизнесмену был враг и волк, оставили в генной памяти предпринимателей глубокий след. Однако оборачиваемость запасов и отсутствие дефицита являются принципиальными элементами успешного бизнеса для обеих сторон, и доверие в данном случае становится не «ахиллесовой пятой», а элементом, укрепляющим взаимовыгодное партнерство. 

Внедрение нового технологичного решения нередко тормозится опасением того, что работа с ним будет сопряжена со сложностями  и  необходимостью обучать персонал работе с новым инструментом. Однако пользовательские характеристики VMI практически ничем не отличаются от формата обычного сайта, где у каждого поставщика есть свой личный кабинет и прочие коммуникационные опции. Для компаний, в которых уже реализован корпоративный портал или портал для поставщиков, VMI станет еще одним подобным решением. Его, кстати, можно интегрировать в действующие автоматизированные WMS, TMS и YMS, создав в итоге единую автоматизированную систему управления цепочкой поставок. 

• Во-первых, это крупные ритейлеры, у которых уже сложился значительный пул поставщиков, коммуникация с которыми начала отнимать ощутимую часть рабочего времени и человеческих ресурсов.
  
  
• VMI, без сомнений, рекомендована к внедрению в процессах ритейлеров, которые часто отмечают на складе критический дефицит определенной группы товаров или, напротив, затоваренность склада. И та, и другая ситуация говорит о необходимости оптимизировать цепочку поставок, делегируя полномочия по отслеживанию запасов самим поставщикам.
  
  
• VMI также значительно упростит жизнь оператору, в торговом графике которого часто происходят промо-акции. Это становится причиной неравномерного пополнения складских запасов и нередко выливается в авральную работу складского комплекса. 
  
  
• VMI станет эффективным инструментом и в работе ритейлера, который ощущает неопределенность потребительского спроса. Возможно, ассортимент начал резко пополняться новыми позициями, или крупный игрок ведет работу по изменению матрицы. Недостаточное понимание покупательского отношения к новым группам товаров также вносит в процесс планирования момент риска получения острого дефицита одних позиций на фоне «залеживания» других. VMI анализирует товарооборот, и на основе объективных алгоритмов формирует объемы будущих заказов.
  
  
• Система жизненно необходима Food-ритейлу, в матрице которого представлены продукты с ограниченным сроком годности, категорий Fresh и Ultra Fresh. Избыток такой продукции неизбежно приведет к списанию, что прямым образом отразится на прибыльности бизнеса и ROI. 
  
  
• В список компаний, которым можно настоятельно рекомендовать VMI входят и операторы, в распоряжении которых есть несколько распределительных центров, которые регулярно общаются с одними и теми же поставщиками. И так как это нерегулярные, большие, редкие и порой одновременные заказы, поставщику трудно планировать производственный график и выполнять график поставок.

Эти проблемы решаемы, причем решаемы в достаточно сжатые сроки. Решение от Generix Group Vostok находится в «облаке» и не требует для развертывания приобретения и настройки дорогостоящего оборудования. При этом вместе с ПО клиент получает круглосуточную техподдержку, бесплатный отдел программистов и гибкое решение, которое реализуется с учетом индивидуальных особенностей бизнеса. 

В случае если клиент все же не хочет доверять поставщику в полном объеме и видит в этом серьезный риск, решение может быть реализовано постепенно, с подключением в ограниченном режиме с особой настройкой опций. И лишь, когда уверенность в контрагенте достигнет максимальной точки комфорта – развернуть VMI  в полную силу.  

Что же конкретно получает бизнес после внедрения в процессы системы VMI/CMI?

Первым и самым очевидным преимуществом, которое приобретает ритейлер после реализации решения, станет оптимизация объемов поставок, которая положительно скажется на бизнесе обеих сторон – и поставщика, и розничного оператора. Так, если до интеграции технологии в цепочку поставок ритейлер был вынужден заказывать товары «с запасом», а в случае неопределенного потребительского спроса или в отношении нового или сезонного ассотимента ему приходилось действовать на «авось», после внедрения VMI система возьмет на себя ответственность за прогнозирование необходимых объемов тех или иных позиций. 

Исключается и пресловутый человеческий фактор, который нередко становится причиной острого дефицита товарных запасов, – поставщик самостоятельно отслеживает складские остатки и формирует график комфортного их пополнения. 

Например, если в графике ритейлера запланирована промо-акция, поставщик может равномерно распределить продукцию по машинам, не резервируя один раз большегрузный транспорт. Или вместо того, чтобы привозить целую фуру одного товара, наглядно оценивая актуальные остатки, он может загрузить транспорт небольшими партиями разных позиций. В итоге в торговой точке соблюдается ассортиментное разнообразие и не возникает дефицита или излишней затоваренности. Особенно быстро это отразится на категориях Fresh и Ultra fresh, объемы списания в которых покажут резкое сокращение, так как поставки такой продукции будут планироваться с учетом темпов продаж и срока годности. 

Немаловажным моментом, на который нужно обратить внимание, является и оптимизация человеческих ресурсов. На телефонные и e-mail контакты с поставщиками уходит немало рабочего времени целого штата специалистов, которые могли бы быть использованы более эффективно. Для решения оперативных вопросов с использованием VMI достаточно иметь ограниченное число менеджеров, предложив остальным сотрудникам заняться вопросами стратегического планирования. 

Результатом всего вышесказанного является рост продаж, предпосылками для которого станут разнообразие ассортимента, постоянное наличие промо-товаров и «хитов», а также бо́льшая гибкость в вопросах отслеживания свежести продукции. 

***

Ключевыми показателями, отражающими эффективность цепочки поставок, являются оборачиваемость запасов, рост продаж, стабильно высокий уровень сервиса и оптимизация затрат на поддержание стабильного пополнения ассортимента. В плотной конкурентной среде грамотно отлаженная цепочка поставок с интегрированным VMI, при котором партнерство с поставщиками занимает важное место, является мощным инструментом для более эффективного использования человеческих ресурсов и создания четко функционирующего торгового «организма», где нет дефицита, излишков, «горящих» заказов и многотонных списаний просроченной продукции.