«ЭкоНива»: как оптимизировать прибытие транспорта на склад

Фото: «ЭкоНива»
Илья Можаев, директор по логистике подразделения по переработке «ЭкоНива».

Нередко мы считаем, что решение текущих задач требует стандартного подхода. Достаточно изучить рынок, выбрать подходящую программу и можно запускать проект. Но что делать, когда западные игроки с проверенными системами недоступны, а отечественные компании предлагают излишнее разнообразие продуктов, многие из которых при этом требуют дополнительных вложений для доработки и адаптации под бизнес-процессы.  

О том, как организовать качественно новый уровень коммуникаций с контрагентами, наладить ритмичное взаимодействие сторон, несущее выгоду складской и транспортной логистике, мы поговорили с Ильей Можаевым, директором по логистике подразделения по переработке ГК «ЭкоНива».

Почему вы решили заняться автоматизацией взаимоотношений между складом и транспортными компаниями? 

– Компания «ЭкоНива» нуждалась в организации ритмичной работы складов. Чтобы решить эту задачу нам необходимо было определить ключевые и наиболее частые причины сбоев в плановой работе и ежедневных операциях по выполнению погрузочно-разгрузочных работ.

В итоге мы выявили факторы, при устранении которых мы могли бы выстроить логистику склада.: 

Во-первых, сложности в управлении были вызваны неточным прогнозированием и невозможностью регулирования нагрузок на склад при обработке входящего и исходящего транспорта. У нас не всегда хватало свободных складских ворот, чтобы сразу обслужить приехавшую машину. Работники склада подстраивались под прибывающий транспорт. 

Во-вторых, у нас не было информации по простоям и опозданиям машин, приезжающих к нам. Мы не могли принимать комплексные управленческие решения, вырабатывать рекомендации по организации работы. Фактически нам приходилось реагировать постфактум, когда проблема уже возникла и требовались срочные действия для ее устранения. Бывало, что автомобили скапливались на прискладской территории.

Как перевозчики вели себя в случае возникновения спорных ситуаций?

– Нередко мы, как и многие компании, работающие в подобных условиях, сталкивались с искажением фактов о времени нахождения водителя на складе. Перевозчики спекулировали данными о сроках выгрузки, выдавая желаемую информацию за действительную. Например, я приехал день назад, простоял уже сутки, оплатите мне простой или выгрузите как можно быстрее.


 
Какое решение вы приняли, чтобы наладить бесперебойную работу и взаимодействие с перевозчиками?

– Мы решили автоматизировать погрузочно-разгрузочные работы и оцифровизовать коммуникации с нашими контрагентами. Приступили к поиску доступных на рынке информационных систем.

Учитывая наш опыт работы и анализ текущих предложений на рынке, мы рассматривали те варианты, которые нам предлагал ИТ-рынок в данной области.

Большинство предложений, которые мы получали, включали проектную работу и не давали готового решения. Требовалось открывать проект, писать техническое задание, выделять команду на проработку требований и последующее тестирование, а самое сложное – заложить длительное время на выполнение проекта, доработки под наши условия и значительные вложения со стороны нашей компании.

Мы обратили внимание на готовое решение класса TSM, которое позволяет заранее бронировать временные интервалы для различных операций, таких как приемка и отправка грузов, внутренние перемещения товаров и другие складские операции. 

В чем заключалась особенность предложения, на котором вы остановились?

– Вариант, предложенный компанией «АНТ Технолоджис», понравился наличием готового решения. Разработчик предоставил тестовый период использования системы ant Time Slot Management (TSM) на 3 месяца, в течение которого программа донастраивалась под наши требования.
 
Не было необходимости выделять длительное время на написание ТЗ и ожидание первого результата. Нам предложили сразу начать работать и в ходе эксплуатации сформировать пожелания к изменениям, которые мы считали необходимыми. Мы не несли никаких рисков, и мы решили попробовать. Тестовое использование не обязывало принимать какое-либо решение и не накладывало обязательств по дальнейшим шагам.

Мы обсудили порядок доступа к системе. После передачи пользовательской документации и учебных видеофильмов начался период тестовой эксплуатации.

---

Читайте также: «Колесо вкусов капучино»: как и зачем в «Экониве» разработали систему подбора молока для кофеен

---

Как вы начали работать в системе ant Time Slot Management? 

– В тестовой среде за один день наша команда сконфигурировала все склады, расписания и прочие объекты без углубленного погружения в инструкции, без привлечения ИТ-специалистов в силу интуитивно понятного интерфейса.

Во время тестирования мы высказали ряд пожеланий к интерфейсам и алгоритмам работы, основанных на нашем практическом опыте. Разработчик в сжатые сроки проделал доработки и включил их в систему.

Чтобы представить рабочую систему ant Time Slot Management и заинтересовать наших коллег из отдела продаж и отдела закупок, которые непосредственно работают с поставщиками и покупателями, мы провели презентацию и рассказали об основных принципах ее работы.

Основная идея, которую мы хотели донести, основывалась на том, что склад берет на себя ответственность по разгрузке машины в нормативные сроки при условии бронирования времени прибытия транспорта на склад. Если перевозчик приезжает без предварительного согласования, то склад не дает никаких гарантий по быстрому обслуживанию. В этом случае разгрузка будет произведена в порядке «живой» очереди.

В начале работы мы встретили сопротивление, но познакомившись с программой и попробовав функционал на практике, наши контрагенты и перевозчики стали пользоваться системой. Мы понимали, что сопротивление нововведениям вызвано необходимостью совершения дополнительных действий в новой среде. 

По итогам мы можем резюмировать, что процесс адаптации занял порядка трех – четырех недель, по истечении которых все контрагенты подключились к программе и начали в ней работать. Выгода для перевозчиков и контрагентов была очевидной. Никто не хотел стоять в очередях, дожидаясь разгрузки, все были заинтересованы в своевременности прибытия и убытия машин с нашей территории.

Были трудности с настройкой и запуском системы в эксплуатацию?

– Во время тестового периода система была полностью настроена под наши задачи. Продуктивная эксплуатация началась с подключения контрагентов по поставкам сырья, затем остального входящего и исходящего потока машин. Отладив работу на одной площадке, мы подключили все производственные платформы наших заводов. Сейчас все наши контрагенты имеют возможность зарезервировать временное окно для погрузки или выгрузки товара на склад.

Как вы работаете сейчас? 

– После полугода эксплуатации ant Time Slot Management нам удалось добиться желаемых результатов. Мы организовали прозрачный процесс как для нашей компании, так и для контрагентов, поставщиков, перевозчиков. Визуализация текущего состояния дел на складской площадке в части обработки очереди позволяет понимать, что происходит на складе, отстаем ли мы от графика или идем с опережением.

Система ant TSM полностью встроена в контур управления предприятием. Заявки на перевозку, формируемые через интеграционный интерфейс в 1С, бронируют необходимые слоты для предназначенного для выполнения доставки продукции автотранспорта. Поставщики и клиенты с самовывозом бронируют временные окна через информационный портал системы, что дает нам возможность организовать сбалансированную работу склада и транспорта. 

За счет управления расписанием мы можем регулировать нагрузку на склад, отключать необходимые окна, чтобы сотрудники могли, например, выполнять профилактические работы или регулировать равномерность выполнения складских операций.


 
Какие преимущества дает система компании «ЭкоНива»?  

– Наши партнеры и перевозчики в режиме on-line видят факт прибытия транспорта на проходную, время постановки на док, что происходит с машиной во дворе, какие контрольные точки уже пройдены, время убытия, статус по своим рейсам. Это избавило нас от большого потока не нужных коммуникаций, связанных с транспортом, что с ним происходит, почему он стоит и стоит ли вообще здесь.

Процесс приезда, постановки на док, убытия машины стал понятен и прозрачен для всех сторон. Исчезла возможность манипулирования данными. Теперь мы можем честно поговорить с друг другом, основываясь на объективных данных. Потому что и склад бывает опаздывает, и перевозчики опаздывают. А система дает достоверную картинку, с которой можно работать. Система не требует поддержки со стороны ИТ, что является немаловажным фактором со стороны бизнес-пользователей.

Как вы оцениваете результаты автоматизации процессов? 

– Мы положительно оцениваем результаты проделанной работы. Мы настроили электронный обмен данными между ERP-системой и ant TMS. Аналитика по движениям и опозданиям транспорта и работе склада оказывает положительный эффект на взаимодействие участников процесса. 

Мы можем использовать аналитическую информацию, что положительно сказывается на общей работе. Машины, прибывающие по графику, встают на запланированные ворота, быстро, согласно установленных нормативов, обслуживаются. Распланированное прибытие транспорта способствует эффективной нагрузке на трудовые ресурсы.

Внедренная технология позволяет экономить на производственных затратах, снизить расходы на персонал. Отпала необходимость разбираться с претензиями контрагентов по своевременности обработки. 

Каких показателей вам удалось добиться?

– Сегодня ant TSM не только инструмент работы склада, но и наш отдел закупок зачастую обращается к системе, чтобы уточнять KPI поставщиков.

* * * *

«АНТ Технолоджис» предлагает бесплатный тестовый период системы ant Time Slot Management на длительный период. 

Пришлите запрос на tsm@ant-tech.ru. 
Специалисты свяжутся и выполнят установочные начальные работы для запуска ant Time 
Slot Management в эксплуатацию.