Гайд по типам офисов: как адаптировать офис к работе после пандемии

Современный офис призван быть не только комфортным, но и эффективным, мотивирующим как сотрудников, так и работодателей. При этом можно потратить огромные суммы на архитектурные разработки, но упустить момент безопасности или гибкости при дальнейшем использовании.

Почему современный офис претерпел уже не одну трансформацию и как происходил этот процесс? Какие типы офисов присутствуют сейчас и как организовать «здоровый» офис после пандемии? Об этом рассказывает Никита Кочергин, основатель компании ОнлайнЦентр.


Кабинетно-коридорная система

Это классический офис, который до сих пор крайне распространен в нашей стране. Каждый отдел работает в своем кабинете, имеются общие помещения и отдельные кабинеты руководителей.

 Плюсы: большая приватность, бюджетность реализации.

 Минусы: разобщенность сотрудников, низкая безопасность в периоды вирусных обострений.

Кому подходит: интровертам, небольшим командам, производствам.


Общее пространство со стенками-перегородками и личными отсеками 

На смену кабинетам пришли большие пространства, разделенные на индивидуальные отсеки-кубики с невысокими стенками из гипсокартона. Перегородки индивидуальных кубиков постепенно уменьшались, а вскоре исчезли совсем — теперь их редко можно встретить в офисе. Общие зоны при этом представляли собой зоны питания, но не разнообразные участки для более расслабленной работы, например, на диванах и креслах.

 Плюсы: бо́льшая сплоченность коллектива, демонстрация открытости.

 Минусы: меньше личного пространства, вероятность шума и других помех.

Кому подходит: креативный бизнес, агентства.


Опенспейс с фиксированной рассадкой

Идеология опенспейс ворвалась в офисную жизнь вместе со всеми своими радостями и горестями. Первые ознаменовались просторными и открытыми помещениями с хорошей вентиляцией и пространством для полета мысли и общения между самыми разными сотрудниками одной компании. Зону опенспейс принято дополнять арсеналом переговорных комнат и разнообразных зон отдыха. 

Однако позволить себе подобный расширенный подход к опенспейс могут далеко не все компании, поэтому в «бюджетных» версиях данный формат скатывается к шумному общему залу и ряду небольших зон питания. Лучшие примеры, конечно, пестрят самыми разными опциями для совместной работы, мягкими зонами, индивидуальными боксами.

Плюсы: большая сплоченность коллектива, демонстрация открытости, разнообразные пространства для работы, привлекательность для современных сотрудников.

 Минусы: меньше личного пространства, вероятность шума и других помех, возможные сложности с тонкими настройками климат-контроля, более затратный способ организации пространства.

Кому подходит: экстраверты, IT-компании, агентства и креативный бизнес, стартапы, прогрессивно ориентированные компании.


Удаленная работа полная или частичная

Если до марта 2020 года удаленный формат работы офисных сотрудников был чем-то редким и удивительным, то сегодня это норма. В нашем языке даже прижилось понятие remote work. Созданы агрегаторы удаленной работы, этот тип организации труда стал частью обычной жизни. Существуют варианты как тотального, так и частичного перевода сотрудников компании на удаленный режим.

В отличие от фрилансера, удалённый сотрудник работает длительный период времени по договору с конкретной компанией. У него имеются фиксированные обязанности, график, бонусы, отпускные и социальный пакет. Он не свободен в выборе проектов и задач, у него есть руководитель и команда. Удаленный сотрудник зачастую сам является руководителем команды, может быть и штатной. В обязанности также входит участие во всех коммуникациях и работа в темпе команды.
 
Главное отличие от офисной работы — возможность выполнять все задачи, находясь в любой точке мира.

Плюсы: доступность большего числа сотрудников из числа тех, что рассматривают только удаленную работу, привлечение иностранных исполнителей, экономия на аренде и прочих офисных издержках.

 Минусы: меньшая степень контроля, возможное снижение продуктивности, потенциальная текучка кадров.

Кому подходит: IT-компании, агентства и креативный бизнес, стартапы, разработчики ПО.


Гибридный офис

Лучшие опенспейсы так и считались бы высшей формой комфортного офиса, если бы не новое понятие - гибридные офисы. В новом постковидном обществе они набирают свою популярность, а до мая 2020, если верить данным wordstat, таких формулировок в поисковых запросах не было вообще.


 
Гибридный офис — новое направление в организации офисной жизни на стыке опенспейса и удаленной работы. Созданию данного типа офиса предшествует качественный аудит не только эксплуатируемых площадей, но и всей организационной структуры компании, ее рабочих процессов. 

Первоначально определяются типы сотрудников и работ, которые они выполняют. Затем выявляют тех, кого можно безболезненно освободить от регулярного посещения офиса, а кому предпочтительно сохранить работу в офисе. Подобные действия нужно разворачивать горизонтально, а не спускать сверху вниз. Для кого-то может быть неудобно работать из дома по личным причинам, это тоже важно учесть.

Дни удаленной работы необходимо спроектировать под более индивидуальные задачи. Напротив, дни в офисе лучше подойдут для коллективной работы, креатива, стратегического планирования и мозговых штурмов.

В плане реализации гибридный офис - это большие открытые пространства для совместной работы по аналогии с классическими опенспейсами. Однако, фиксированное место за каждым сотрудником может не закрепляться. Применяется так называемая система hot-desking рассадки: сотрудник, выходящий по своему расписанию в офис, бронирует желаемое рабочее место на виртуальной карте через приложение или на физическом мониторе, закрепленном на столе.


 
Бронирование рабочих мест позволяет избежать головной боли опенспейса с фиксированной рассадкой, обеспечить выбор локации в зависимости от выполняемой человеком работы: общий зал для базовой деятельности, персональная зона для переговоров или сосредоточенной работы, общая переговорная для креативного штурма.

Отдельной особенностью гибридного офиса является организация шкафчиков для хранения вещей сотрудников, не имеющих фиксированного места работы.
При этом никакой очереди, давки, нехватки помещений. Календарь бронирования находится во всеобщем доступе и помогает сотрудникам подстроиться под свободные локации и временные интервалы. 

 Плюсы: экономия арендных площадей и офисных ресурсов, мобильность работы в периоды кризисов и эпидемий, безопасность офиса, больше возможностей для организации работы разного типа.

 Минусы: меньшая степень контроля за рабочими процессами со стороны руководства.

Кому подходит: всем командам с высоким уровнем самоорганизации.


Социальный офис

Данное понятие также появилось в период острой нестабильности общественного здоровья. Принцип социального офиса стал выражением стремления сотрудников и руководителей к безопасности на рабочем месте, к здоровой экологии пространства и возможности спокойно работать вместе, не испытывая тревоги и страхов.

Правила организации социального офиса могут быть применимы к пространству любого типа из описанных выше. Безопасным может быть как кабинетно-коридорный офис, так и гибридный. И наоборот: самая современная архитектура не защитит сотрудников, если не спланировать человеко-потоки и не продумать способы дезинфекции помещений.

---

Читайте также: Мини-офис: в чём особенности нового формата, и какую пользу для бизнеса он несёт

---

Что же можно включить в арсенал социального и безопасного офиса сегодня: 

● Контроль и обеспечение оптимального уровня освещения, влажности и температуры воздуха во всех помещениях в зависимости от сезона;

● Использование антисептических средств на постоянной основе как правило хорошего тона;

● Применение тепловизоров в периоды сезонных эпидемий, а также бесплатная раздача масок и перчаток в это же время;

● Внедрение календаря бронирования переговорных зон или мест особого скопления людей;

● Использование бесконтактных систем: двери, диспенсеры расходных материалов в санузлах и на кухнях;

● Регулярное автоматическое обеззараживание воздуха в закрытых помещениях по типу переговорных комнат и кабинетов;

● Аудит помещений на предмет рационального использования;

● Внедрение систем удаленной работы для контроля посещаемости офиса в моменты обострения эпидемиологической ситуации.

Плюсы: повышение лояльности сотрудников, экономия арендных площадей и офисных ресурсов, мобильность работы в периоды кризисов и эпидемий, безопасность офиса, больше возможностей для организации работы разного типа.

Минусы: затраты на внедрение.

Кому подходит: прогрессивно-ориентированные компании.

* * *

В мире, который за один год может измениться до неузнаваемости, условия работы и требования к офисам меняются так же быстро. И лучший способ организовать эффективное рабочее помещение – сделать его максимально «гибким» и безопасным. 

Однажды приложив усилия, можно создать экономичное и комфортное пространство, которое будет подстраиваться под внешние условия, сохраняя привлекательность для работников и стимулируя их к достижению результатов.

Никита Кочергин, 
основатель компании ОнлайнЦентр

Для New Retail