Как перевести на КЭДО 18000 сотрудников из 440 городов России: кейс «Детского мира» и Saby Staff

Группа компаний запустила пилотный проект КЭДО в Saby Staff (сервис от разработчика — компании «Тензор») с последующим масштабированием на всю розничную сеть.

Масштабы бизнеса и вызовы документооборота

«Детский мир» — крупнейший ритейлер детских товаров. В структуру входят более 1 200 магазинов, 6 распределительных центров и 2 юридических лица, за которыми закреплены 18 000+ сотрудников.

Необходимость перехода на КЭДО в Saby Staff была обусловлена:

● Высокой нагрузкой на HR-службу из-за большого числа кадровых операций.

● Сложной логистикой документов — сотрудники распределены по всей стране.

● Сезонными колебаниями — летом количество приемов и увольнений резко возрастает. Например, только в розничном направлении специалист по персоналу может ежедневно оформлять около 100 кадровых изменений.

Цели цифровой трансформации кадровых процессов

Проект перехода на новую систему КЭДО запущен с целью упростить и ускорить работу HR-службы и сотрудников с кадровыми документами. Кроме того, компания стремилась снизить расходы, связанные с печатью, хранением и доставкой бумажных носителей, а также устранить риски утери, порчи или задержек при передаче документов.

Еще одной важной целью было повышение прозрачности процессов: в новом формате руководство хотело оперативно отслеживать статус документов и видеть полную картину взаимодействия с сотрудниками.

---

Читайте также: Типичные ошибки при переходе на цифровые документы в ритейле

---

От пилота в «ДМ Тех» до масштабирования по розничной сети: этапы реализации проекта

1. Настройка КЭДО в Saby Staff под бизнес-процессы ритейлера

Пилот стартовал в ИТ-подразделении «ДМ Тех», где работает множество удаленных специалистов: разработчиков, дизайнеров, тестировщиков. Из 200 человек на старте проект расширился до 800 сотрудников. 

Ключевые работы на первом этапе:

●Разработка утвержденных нормативных документов по КЭДО для всей группы компаний «Детский мир».

● Интеграция Saby Staff с 1С через специальный модуль расширения, позволяющий автоматически передавать документы между системами.

● Настройка гибкой маршрутизации документов в зависимости от должности и подразделения. Она позволяет формировать именно тот набор документов, который требуется конкретному сотруднику.

2. Регистрация и обучение пользователей Saby Staff

После настройки функционала КЭДО специалисты Saby перешли к загрузке данных сотрудников в систему и рассылке приглашений на регистрацию в личном кабинете Saby Staff. 

Для пользователей провели серию вебинаров и подготовили гайды, в том числе адаптированные под сотрудников розничных точек. В них описано, как, например, отправить заявление на отпуск или запросить справку.

3. Масштабирование на группу компаний «Детский мир»

По итогам пилотного внедрения систему начали разворачивать на розничную сеть. 

За 4 месяца регистрацию прошли более 14 000 сотрудников, еще через несколько месяцев — 18 000.

В рамках проекта реализованы дополнительные функции Saby Staff для оптимизации не только документооборота, но и ежедневных задач HR и сотрудников.

● Видеоконференции встроены в личный кабинет. Для проведения совещания достаточно выбрать время в календаре — Saby Staff сам совершит звонок участникам.

● Корпоративный диск позволяет хранить документы с гибкими настройками доступа. Например, инструкции могут быть доступны только руководителям или HR-
специалистам.

● Встроенный инструмент опросов дает возможность: собирать отзывы о мероприятиях, оценивать вовлеченность персонала и анализировать мнения сотрудников.

Оксана Леонтьева, руководитель направления по автоматизации кадровых бизнес-процессов «Детского мира»: 

«По мере того, как прибавлялись пользователи в наш личный кабинет, увеличивался и электронный документооборот. 

Коллеги из Тензора самостоятельно переносили наш аккаунт на более мощные серверы для поддержания бесперебойной работы в нашей системы. На сегодня мы перевели в Saby абсолютно все кадровые документы, которые разрешены на законодательном уровне».

Результаты внедрения Saby Staff в кадровый документооборот «Детского мира»

В систему переведены все основные кадровые процедуры: оформление приема по ТК РФ и ГПХ, заявления, справки, отпуска, графики, изменение должностей и условий труда, ознакомление с ЛНА, карты СОУТ и другие. Документы сотрудники подписывают квалифицированной электронной подписью (НЭП), работодатель — КЭП.

Максим Билоконь, директор департамента развития бизнес-процессов «Детского мира»: 

«Еще один из важных процессов, который автоматизировали, — управление служебными записками. Это перевод сотрудников на другие должности, изменение окладов или другие типы процессов. 

Раньше бумажная записка проходила долгий путь внутри и могла теряться по разным причинам. Сейчас ее автоматически согласовывают за 15 минут со всеми подразделениями».

За 2 года через систему согласовано и подписано более 250 000 документов.

Повышение рабочей эффективности

● 70% сотрудников отметили сокращение времени на решение кадровых вопросов (опрос в личном кабинете).

● 83% пользователей работают через мобильное приложение, что особенно важно для сотрудников розницы.

Финансовый эффект от внедрения ИТ-продукта Saby Staff

● Ежегодная экономия 2 млн листов бумаги.

● Снижение затрат на расходные материалы и логистику бумажных документов — до 8 млн ₽.

Переходите на сайт Saby Staff, чтобы узнать, как за 3 шага перейти на кадровый ЭДО. В разделе «Истории успеха» — живые кейсы и комментарии HR-специалистов, которые уже перевели бумажный документооборот в цифру вместе с нами.

Реклама ООО "КОМПАНИЯ "ТЕНЗОР", ИНН 7605016030
erid: F7NfYUJCUneRJUd8WyMS