На что обратить внимание при выборе поставщика: советы предпринимателя

@Freepic


О том, как найти подходящих контрагентов и наладить с ними качественную коммуникацию, рассказала Дарья Билан, руководитель корпоративной сети цветочных студий FMART by flowwow. За ее плечами — многолетний опыт работы с самыми разными контрагентами: от крупных оптовиков до небольших профильных компаний.

Оцените себя

Чтобы найти «своих», нужно сначала понять, кто ты есть сам. Перед тем как искать поставщика, предпринимателю нужно оценить свое детище со всех сторон: бизнес-модель, логистику, механизмы реализации, клиентскую базу, перспективы масштабирования и т. д.

Приведу простой пример того, как это работает. Если у вас маленький магазинчик, то вам не стоит делать акцент на крупнооптовых поставщиках. И наоборот: если вам нужны регулярные большие партии, то в качестве основного поставщика мелкий контрагент не подойдет.

Проведите первичный отбор

На сегодняшний день можно выделить три рабочих метода поиска.

1. Сарафанное радио. Допустим, у вас есть знакомые, которые занимаются тем же бизнесом. Если с ними выстроены хорошие деловые и человеческие отношения, то лучше сначала обратиться к ним. Так вы можете из первых уст узнать о нюансах работы с конкретным поставщиком.

2. Поиск в Сети. В интернете можно получить исчерпывающую информацию о чем угодно. Ищите специализированные сервисы с базой поставщиков, тематические сайты, группы и форумы. Вбивайте конкретные запросы: например, «поставщики канцтоваров в Воронеже». Более того, сами поставщики активно размещают информацию о себе, заводят страницы и аккаунты в соцсетях.

3. Специализированные мероприятия. На профильных выставках, ярмарках и конференциях всегда можно завести полезные знакомства, в том числе и с контрагентами.

Самые очевидные «да» и «нет»

Если с учредительными документами все в порядке, а поставщик давно работает на рынке, то его уже можно рассматривать для сотрудничества. Что же тогда считать бескомпромиссными красными флагами? Все то же самое, только наоборот. Проблемы с документами и серьезные репутационные потери в виде многочисленных судебных исков, задолженностей и недовольных клиентов — это однозначное «нет».
 
Ключевые юридические, финансовые и репутационные моменты можно отследить еще на этапе отбора. 

Например, ФНС России даже разработала специализированный сервис «Прозрачный бизнес». Здесь можно проверить базовую информацию о компании и ее собственниках. Картотека арбитражных дел содержит сведения о судебных разбирательствах, в которых мог участвовать поставщик. ЕИС в сфере закупок позволяет узнать статус поставщиков, задействованных в тендерах. 


@Freepic

Желтые флаги: когда стоит насторожиться

Существует множество так называемых «желтых» сигналов. Для одних бизнесменов они не являются причиной отказа от сотрудничества с поставщиком, но лично я не советовала бы соглашаться на подобные условия. Или как минимум хорошо подумать, прежде чем это делать. 

Приведу несколько распространенных примеров из собственной практики.

– В договоре не указаны точные сроки поставок. По факту это лишает вас самого главного — возможности контролировать и распределять ресурсы. При этом вы не сможете повлиять на поставщика. То же самое касается механизмов выставления претензий и замены бракованных лотов. В сфере торговли у вас должны быть как минимум сутки на выставление претензии после поставки.

– Поставщик предлагает «серые» способы оплаты. В идеале все деньги должны проходить через официальный расчетный счет.

– Поставщик не предоставляет корректные документы на каждый товар. Нередко случается, что закрывающие документы приходят на другую продукцию. По закону мы должны продавать ровно то, что приняли по документам. 

– Поставщик требует полную предоплату. Довольно радикальная мера со стороны поставщика, на которую многим (в том числе и мне) трудно согласиться. 

Во-первых, не всегда можно безболезненно выделить всю сумму сразу. Во-вторых, очень рискованно отдавать все деньги за то, чего у вас пока нет. Всегда могут случиться задержки, накладки и прочие форс-мажоры со стороны поставщика. Лучше оплачивать каждый этап по отдельности или заранее согласовать сумму частичной предоплаты: например, 40%.

– Поставщик не предоставляет акты санитарно-эпидемиологического контроля. Не забывайте, что в ходе проверок инспекторы всегда могут потребовать от вас соответствующие документы. В сфере флористики были случаи, когда в коробках с флорой приезжали представители фауны (вплоть до ящериц и хамелеонов). Довольно забавная история, но, если это будут вирусы или болезни, всем станет не до смеха.

Зеленые флаги, которые понравятся всем

Допустим, вы отобрали 3-5 кандидатов. Документы в порядке, в черных списках этих подрядчиков нет, очевидные риски тоже отсутствуют. Далее в дело вступают дополнительные бонусы и преимущества, которые могут склонить в пользу конкретного поставщика. Ниже я выделила наиболее универсальные.

– Индивидуальные условия и спецпредложения после достижения определенного объема поставок. Это могут быть скидки, товары по спеццене и прочие приятные бонусы для заказчика.

– Есть возможность делать предварительные заказы. Базовая опция, которая позволяет заранее бронировать товары с определенными характеристиками. 

– Возможность отсрочки оплаты. Учитывая сегодняшние ставки по кредитам, отсрочка может быть даже выгоднее прямой скидки.

– Наличие онлайн-биржи. Очень крутая и удобная опция от поставщика, о которой редко упоминают. Онлайн-биржа позволяет не только оперативно отслеживать ассортимент и новые поступления: даже если вы уже сделали предварительный заказ, то всегда можете добавить дополнительные товары через онлайн-биржу.

– Компетентный личный менеджер, который разбирается в вашем бизнесе. Это значительно повышает шансы избежать серьезных ошибок и разногласий в долгосрочной перспективе.

---

Читайте также: Ошибки новичков в e-commerce: как подготовиться к сезонным распродажам и избежать потерь

---

Пять правил эффективной коммуникации с поставщиком

● Заказывайте пробные партии

Если вы еще не работали с поставщиком, то лучше сразу не обременять себя долгосрочными обязательствами. Никто не запрещает вам заключить договор на поставку одной или нескольких партий. Так вы сможете увидеть поставщика в деле и принять решение о дальнейшем сотрудничестве.

● Все договоренности — только в письменной форме

Упростить процесс помогут электронный документооборот и ЭЦП. Избегайте мессенджеров, где можно в одностороннем порядке удалить переписку (например, Telegram).

● Юридические вопросы доверяйте профессионалам

Это правило особенно актуально перед подписанием важных договоров и соглашений.

● Максимальная детализация заказов

Если вы не дадите нужные детали, менеджер может внести нюансы на свое усмотрение. В итоге есть риск получить не совсем то, а порой и совсем не то, чего вы ожидаете. Ответственность в данной ситуации, скорее всего, ляжет на ваши плечи.

● Личное присутствие и живая коммуникация

Я советую приехать к поставщику еще до подписания договора, причем желательно в дни поставок. Вы лично можете пообщаться с менеджерами, а также понаблюдать, как поставщик выполняет заказы для других клиентов. Далее сравнить это с тем, что вы видели на бумаге. Подобные встречи можно практиковать и в процессе сотрудничества.

Дарья Билан, 
руководитель корпоративной сети цветочных студий FMART by flowwow.

Для NEW RETAIL