На что обратить внимание при выборе IT-решения для торговой сети

Вместе с основателем компании «С-Консалтинг», директором АНО «Слышать вместе» Евгением Сафроновым поговорим о подводных камнях внедрения в процессы системы искусственного интеллекта и разберемся, может ли собственник справиться с установкой ПО силами сотрудников? Бонусом расскажем о цифровом фундаменте для завтрашнего процветания и где искать экспертов для «полевой экспертизы» IT-стратегии. 

В финале читателя ждет чек-лист, с которым надо свериться перед тем, как подписать платежные документы на новое ПО. 

Когда не справляется excel

До эпохи «большого ритейла» даже крупные, знаковые торговые точки типа «Елисеевского» обходились бумажными документами: накладными, зарплатными ведомостями, а учет остатков вели в «амбарных книгах». Со временем учет перешел в excel. Но очень быстро и он перестал справляться с потоком документов: сейчас в таком формате работают лишь стартапы с небольшими оборотами. 

Любое масштабирование влечет за собой необходимость подключать IT-продукты или обновлять уже имеющиеся. Это естественный этап развития, которого не стоит бояться, главное – учесть принципиальные моменты.

Как прокладывается цифровая навигация 

Цифровизация торгового оборота, как и сама деятельность торговой точки или сети, состоит из больших блоков. Под каждый из процессов можно подобрать свое IT-решение, но грамотнее замкнуть всю деятельность в общую цифровую экосистему.

● Учет плюс продвижение. 

Это необходимая база. В первую очередь в цифровую цепочку подключают систему контроля за ассортиментом и ценами, приемку и хранение товара, отгрузку и реализацию, движение товара со склада поставщика или дистрибьютора на склад магазина, а оттуда в торговый зал. Это цикличный, в хорошем смысле вечный круговорот. И он должен работать без перебоев. Чем шире номенклатура, тем объемнее база. Совокупность этих моментов сильно влияет на выбор IT-решения. 

В паре с системой учета оцифровывают и систему продвижения: это торговый маркетинг во всех его проявлениях. Под эту отрасль опять же есть специфическая линейка цифровых продуктов. 

● Прикладной функционал. 

Большим документооборотом отличается и прикладная система – учет заработных плат, кадровое делопроизводство, учет движения трудовых ресурсов, финансовая, бухгалтерская и налоговая отчетности. У сетевого ритейла вся эта система масштабируется пропорционально размеру сети. При наличии франшизы добавляется система учета партнеров. 

Параллельно цифровизации требуют деятельность складов и система складского учета, которые надо интегрировать с системой розницы. 

И весь цифровой каркас должен жить незаметной для конечного потребителя жизнью: действовать максимально автономно и незаметно для покупателя, чтобы у него не возникало мысли, что в какой-то момент с полки исчезнет любимый сорт молока, свежий хлеб и условная свекла.

Да, кстати, про свеклу. В идеале к каждой позиции должна быть четкая цифровая навигация: чтобы в цепочке «склад-торговый зал» любой из сотрудников по паре кликов понимал, сколько продукта в остатках, хватит ли до следующей поставки и не сгниет ли уже выложенная на полки свекла, если вдруг упадет популярность борща. Пример условный, но он показывает, что надо иметь четкое представление о всех складских остатках, в первую очередь – скоропортящихся. 

Пользователи этой IT-системы должны иметь возможность сигнализировать складу о том, что запасы на исходе или, если есть вероятность, что скоропортящийся товар не успевают продать в рамках срока годности, информировать, что на продукцию поставлены скидочные ценники. Во многих сетях это пока делают вручную, но уже довольно популярны автоматизированные системы, формирующие заказ для склада или пекарни, анализируя динамику продаж.  

● Государево око. 

Еще есть группа товаров, движение которых отслеживает государство. Например, алкогольная продукция: ее наличие в ассортименте вынуждает ритейлера интегрироваться в системы ЕГАИС. И в завершение этой пирамиды – загрузка фискальных чеков на налоговые серверы.

И как все это поместить в рамки exсel? Невозможно.

Тренды, влияющие на выбор решения: 

1) Управление запасами, остатками и категориями высокого риска

В зависимости от специализации торговой сети и масштабов есть масса нюансов, которые тоже требуют участия искусственного интеллекта и автоматизации. 

Проблема загруженности касс: актуальна для супермаркетов, основная проблема – возможность оперативно открывать новую кассу, если скопилась очередь. 

Выкладка: большие сети активно внедряют системы, когда искусственный интеллект анализирует заполняемость полок и оперативно сигнализирует о появлении «белых пятен». В маленьких магазинах это отслеживают в ручном режиме. 

Разгрузка, погрузка, доставка товара со склада на полку: У сетей товар хранится на дебаркадерах. Общая боль всего ритейла вне зависимости от масштабов: сложно наладить идеальный алгоритм доставки товара от производителя на склад, а в дальнейшем с собственного склада без проблем выставить на полку. На протяжении цепочки непременно происходит сбой: товар теряют, забывают, привозят частями, не успевают сориентироваться, какую продукцию нужно выложить первой по срокам.

Категории высокого риска: Показателем того, как сеть умеет работать со сроками годности, является оборот яйца и процент его списания из-за просрочки. Это быстро оборачиваемый, скоропортящийся, хрупкий продукт. Его надо продавать быстро и с минимальным остатком – яйца, в отличие от мяса или хлеба, не продав в определенный срок, нельзя вернуть производителю для дальнейшей переработки. 

Отслеживая срок годности, каждый раз сверяют дату на штампе с датой на коробке. Необходимо сортировать «битое-небитое», различать категории, разбираться в десятках производителей. А еще надо уметь прогнозировать, какое яйцо купит покупатель – белое или бежевое, какого производителя. 

У этой продукции нет очевидных технологий продаж, все «на уровне химии» и профессиональной «чуйки». Специалисты, способные продавать эту категорию с минимальными потерями, приравниваются к «торговым богам». Схожие сложности у оборота молочных продуктов. И если сеть делает продажи по этому сегменту, то ритейл в плюсе. 

Обыватель ошибочно думает, что основную маржу сетям дает алкоголь. Нет, ритейл в плюсе, если у него есть «боги с яйцами» и хорошие специалисты по продаже молочной продукции. Далее по марже идет алкоголь. А все остальное не так критично для статистики продаж – хлеб и мясо уже можно переработать. Есть специальные программы, помогающие оптимизации продаж яйца и молока.  

Вывод: Базовая потребность торговой сети – эффективное управление запасами и остатками, далее - управление категориями, включая товары высокого риска. Для автоматизации этих процессов нужна более эффективная систематизация, нежели excel. Если она у торговой сети есть, то ритейл начинает выигрывать. 

2) Интеграция с маркетплейсами 

Загружайте валенки на Wildberries. Наметился четкий цифровой тренд, который пока уловили самые прогрессивные. Необходима интеграция любой, работающей у ритейлера системы, с маркетплейсами. В первую очередь с Wildberries и Ozon. 

Условно, нужно не только уметь валять валенки, но необходимо уметь сразу же, еще в цехе, интегрировать их с Wildberries. И это фундамент будущего успеха – даже для крупных игроков со своими складами и системой доставки. Опытном путем многие поняли, что если загрузить складской запас на Ozon, то платформа продаст лучше, чем сам ритейлер.

Система маркетплейсов не может закупать огромные партии, но они живут на большом ассортименте и колоссальной аудитории. А у ритейлеров огромные склады. Так интегрируйтесь! У каждого в этой паре есть преимущества. 

Зная сильные стороны конкурента, можно превратить его в партнера. Что, в принципе, и сделал ВкусВилл. Через Wildberries эта сеть продает за Урал и в Сибирь свою тушенку, снеки и ЗОЖ-линейку – все, что не требует холодильного хранения и особых условий транспортировки. Через аудиторию маркетплейса сеть ВкусВилл получила своего покупателя, где физически ритейлер пока не присутствует и организовывать доставку своими силами невыгодно. Особенно выгодна интеграция с маркетплейсами производителям СТМ. 

Вывод: Расширяйте штат за счет менеджеров по работе с маркетплейсами.

Кому делегировать выбор IT-стратегии? 

Рано или поздно ритейлер понимает, что пришло время либо обновить имеющееся ПО, либо купить новое. Но ассортимент на IT-рынке так же разнообразен, как прилавок с молочной продукцией в супермаркете. Международные компании делегируют проблему выбора внешним консультантам из числа «большой четверки». Те, как правило, покупают что-то из европейского ПО. 

Менее масштабные компании, где в совете директоров нет преобладания европейских акционеров, предпочитают продукты линейки 1С. Но не все пожелания ритейлера вписываются в область интересов или возможностей 1С. В таком случае ритейлер заказывает внешним подрядчикам создание дополнительной технологии, которая, если говорить на сленге айтишников, «костылится» с уже имеющейся. 

Необходимость аудита IT-стратегии 

Прежде чем интегрировать в свою экосистему новое IT-решение либо провести апгрейд уже имеющейся цифровой системы любой ритейлер должен провести аудит информационных систем и аудит IT и бизнес-стратегии. Стратегия бизнеса и ИТ стратегия должны совпадать. 

Аудит проводится на основе тех базовых моментов, что указаны выше. Много лет компании привычно обращались за аудитом в «большую четверку». Но сейчас наметилась тенденция к тому, что заметные федеральные ритейлеры и сети магазинов «duty-free» в международных аэропортах все чаще прибегают к услугам бутиковых агентств, которые держат руку на пульсе, могут оперативно подключиться к бизнес-процессам и провести аналитику «на земле». 

Обусловлено это тем, что часто та же «четверка», получая от ритейлера заказ на аудит, проводит «полевые исследования» через аутсорс, заключая соответствующие договоры с теми же бутиковыми агентствами. И эти агентства, как любая аудиторская компания, смотрят, какие риски несет компания в текущий момент, какая у нее IT-инфраструктура. Полученные данные сопоставляются с возможностями и бизнес-ожиданиями ритейлера. По результатам исследования пишется заключение и дается рекомендация по закупке ПО. 

Далее ритейлер приступает к закупочной процедуре. И вот тут те, кто доверил аудит бутиковому агентству, получают дополнительные преференции: компания, проводившая «полевую экспертизу», прекрасно понимает истинные потребности заказчика, хорошо ориентируется в имеющемся на рынке ассортименте и может помочь купить ПО на максимально выгодных для заказчика условиях. 

Вывод: Выбирая партнера для IT-аудита, необходимо уточнять, есть ли у него опыт проведения «полевой экспертизы» – реальный пример реализации проекта. По итогам аудита может оказаться, что выбранное ранее решение не подходит по объективным причинам. 

Тогда начинается поиск или разработка нового либо подбирается вариант, который интегрируется с имеющимся ПО. Это может существенно снизить риски и сэкономить деньги и время на интеграцию новых продуктов в уже работающую систему.

---

Читайте также:  От FMCG до заправок: как меняется сфера торговли с приходом «новой реальности»

---

Чек-лист перед закупочной процедурой 

1. Выбирая IT-продукт, ритейлер скован уже имеющимися социальными и финансовыми связями. Важно, чтобы выбранное решение интегрировалось со всеми системами и решениями, которые уже есть у ключевых игроков в его окружении: покупателей, поставщиков и вендоров. 

Допустим, у дистрибьютора 1С, а у вендора - Oracle. И задача ритейлера – чтобы новая система могла интегрироваться с 1С и Oracle. А это невозможно: продукты западной компании Oracle напрямую в 1С не интегрируются. Чтобы одновременно работать со всеми участниками цепочки, придется «костылиться». Здесь важно, чтобы у торговой сети был сильный IT-отдел или у ритейлера был договор с надежным агентством – для контроля за собранными в «паровозик» программными решениями. 

2. Приобретаемая технология должна быть относительно свежей - она должна быть придумана не более 5-10 лет. Иначе система может в какой-то момент перестать поддерживаться теми вендорами, которые ее разработали. Такое, увы, бывает. 

3. Надо определиться, что покупать – лицензионный продукт или так называемый Open Source. Все чаще выбор идет в сторону Open Source. Покупка лицензии обходится очень дорого. И компании, покупающие ее за свой счет, начинают задумываться об экономической целесообразности приобретения. 

Продукты Open Source не накладывают на покупателя обязанность регулярно оплачивать лицензию. Они продаются с открытым кодом – используя его, программисты компании могут масштабировать и адаптировать продукт под нужды торговой сети. 

 4. Большинство IT продуктов – в хорошем смысле патриотичны и рассчитаны, что их будут применять в границах страны-производителя. Важно понимать, на какой рынок вы планируете работать. 

Например, основной американский рынок «заточен» под Amazon Cloud. Если проект ориентирован на американский рынок, то надо учитывать потребности местных покупателей и иметь не только соответствующее программное решение, но и специалиста, готового поддержать работу этого решения. Например, сейчас активно развивается китайское направление. Тем, кто планирует работать с Поднебесной напрямую, надо иметь специалиста по поддержке в Китае, который знает китайский рынок и умеет работать с местными покупателем и системами.

5. Система, выбранная ритейлером, должна быть гибкой и готовой к любым изменениям, связанными не только с офлайн, но уже и с онлайн-продажами. 

Тот же ВкусВилл, попробовав запустить доставку несколько лет назад, через какое-то время от этой идеи отказался и публично заявил, что второй раз в эту реку компания входить не будет. Но позднее масштабирование сети и активность конкурентов в этом направлении заставили ритейлера пересмотреть решение. А бум доставки в пандемию показал, что стратегия по развитию доставки была верной. Переформатироваться компания смогла за счет того, что у них очень пластичная цифровая экосистема, она готова к любым изменениям. 

6. Думайте на шаг вперед. Сейчас роботы Яндекс-доставки, бегающие по Хамовникам, вызывают у потребителя умиление. Через год такой формат доставки может стать повседневностью. Возможно, уже к следующему новому году вы будете отправлять подарки партнерам к празднику через дронов-доставщиков. И это все надо предусмотреть, формируя свою цифровую экосистему. 

* * *

Обновить или построить с нуля IT-систему торговой сети без участия привлеченных экспертов, которые проведут бизнес и IT-аудит, практически невозможно.  Экологичнее, безопаснее и надежнее делегировать это на аутсорс. Масштаб деятельности аудитора при этом вторичен – исполнителем может быть, как представитель «большой четверки», так и обладающее соответствующими компетенциями и опытом бутиковое интернет-агентство. 

Принципиальным критерием при выборе партнера должны стать наличие у исполнителя опыта «полевой экспертизы» и визионерские компетенции. Идеально, если все это дополняется еще и опытом участия в закупочных процедурах. 

Евгений Сафронов, 
основатель компании «С-Консалтинг», директор АНО «Слышать Вместе».

Для New Retail