4 ошибки ритейлеров при работе с документами

@Freepic

Рассказывает Анастасия Петелина, операционный директор DreamDocs.

Ни один бизнес не существует без документооборота. Под капотом любой успешной операционной деятельности крутится вихрь бумажных операций. На одну транзакцию приходится не один, а несколько документов. Цепочка может зависнуть или оборваться на любом этапе из-за пропущенной цифры, случайной опечатки или потерявшейся копии договора.

В ритейле эта зависимость от документов не просто велика — она колоссальна! 

Закупка товаров у разных поставщиков требует обработки множества товарных накладных, счетов-фактур и сопроводительных документов. И тут начинается настоящая головная боль для торговых компаний. 

Не стоит забывать и о кадровом отделе. По оценке экспертов, объём кадрового документооборота в крупных розничных компаниях просто астрономический. В среднем на каждого сотрудника приходится оформлять около 30 документов в год. Для отпусков и прочих процессов у больших компаний чаще всего есть внутренний софт — заявление заполняется в онлайне, без физической копии. Но вот трудоустройство - это настоящая бумажная катастрофа. При текучке кадров, достигающей 60-70% в год, отделы кадров буквально завалены бумагой. И многие до сих пор не знают, что благодаря современным технологиям вполне реально трудоустроить 100 человек за 2 часа.

Давайте выделим самые распространенные типы ошибок, которыми осложняют себе жизнь ритейлеры.

1. Утонуть в «первичке» 

Первичные документы — целый Клондайк бухгалтерских и учетных сложностей. На ввод бумажных документов в учет расходуется до 70% рабочего времени сотрудника. Обработка одного документа может съедать от 10 минут до 3 часов в зависимости от сложности и объема номенклатурных позиций. Когда этот объем увеличивается — приходится нанимать дополнительный штат квалифицированных специалистов, львиную долю времени у которых забирает примитивная однообразная работа.

Самая типичная история, она же «боль» ритейлеров — товарный «разнобой». В учетных и первичных документах номенклатура может быть описана одним образом, а в спецификациях — другим. Чтобы отловить несоответствия, заказы и товарные накладные приходится сопоставлять вручную. Когда счет поставок идёт на десятки, объем документов вырастает до колоссальных размеров. Вместе с этим растет вероятность пропустить критические несоответствия. 

Современные IT-решения обеспечивают высокую точность распознавания первичных документов, а также позволяют осуществлять автоматическую загрузку и обмен первичкой с контрагентами прямо в стандартных системах, например, 1С.

Технологии возьмут на себя сверку условий первичных документов с протоколами и договорами, проконтролируют, чтобы суммы во всем пакете документов по контракту были одинаковые: в договоре, счете, акте и т.д.

Использование ИИ-инструментов поможет руководителю сосредоточиться на задачах, требующих нестандартного мышления — тех, с которыми ИИ не сможет справиться.

2. Руки до налоговой доведут 

Ошибки ручного ввода данных могут иметь разные неприятные последствия: неправильно вписанные реквизиты для оплаты, номер или название контрагента – все это может привести к расхождениям между заказом товаров и их доставкой.

Среди наиболее критичных ошибок — несоответствие требованиям по расчету налогов и НДС, а также целостности счетов-фактур. Поскольку при бумажном документообороте автоматическая проверка расчётов не производится, то значительно повышается опасность внепланового визита в налоговую инспекцию. 

Особое внимание ФНС уделяет ошибкам, связанным с идентификацией одного из контрагентов, поскольку такие проблемы нарушают цепочку прослеживаемости выставления и уплаты НДС.


@Freepic

3. Провалиться в кассовые разрывы

Нередко встречается парадоксальная ситуация: бизнес процветает, продажи растут, компания прибыльная, но в кассе и на счетах зияет пустота. Обязательные платежи не дожидаются своей очереди, квитанции копятся, как снежный ком, а контрагенты становятся все менее снисходительными к отсрочкам. Это и есть кассовый разрыв — явление, которое может обернуться настоящей катастрофой.

Когда кассовые разрывы становятся регулярными спутниками бизнеса, последствия могут быть самыми печальными — от штрафов до полной ликвидации компании.  Зачастую причина кассовых разрывов кроется в неправильном документообороте, вызывающем задержки платежей. Многие контрагенты до сих пор присылают заказы в виде бумажных документов. Отправка документов в таком виде может затянуться на несколько недель. В результате пробуксовывает и оплата — проводить платежи без оригиналов согласятся далеко не все. 

А рядом возникает еще одна проблема — рост дебиторской задолженности из-за долгой отправки счетов-фактур. По некоторым данным, объем дебиторской задолженности у компаний, работающих с документооборотом «по-старинке», достигает 30%.

Но не стоит отчаиваться! Технологии могут стать спасательным кругом: прозрачный процесс сверки и подписания документов позволяет убирать «тромбы» и разгонять денежные потоки по артериям бизнеса.

---

Читайте также: Как в логистике избежать непредвиденных затрат с помощью сервисов транспортного электронного документооборота (кейсы)

---

4. Заблудиться в цифровых архивах

Автоматизация становится нормой в бизнесе. Однако сама по себе она не является панацеей и может вызывать новые трудности. Приход электронных архивов на смену бумажным не отменяет актуальность проблемы хранения и использования данных. 

Зачастую данные, собранные в отдельных корпоративных системах (ERP, CRM, SCM и т.д.), существуют разрозненно и не приносят ожидаемой пользы. 

«Задвоение» уже выполненных процессов, невозможность найти актуальную версию документа — вот лишь некоторые последствия хаоса в автоматизации. Здесь особенно наглядно проявляют себя преимущества, предоставляемые решениями на базе искусственного интеллекта. ИИ позволяет интегрировать все источники для реализации сквозного поиска и навигации по любым видам данных. Алгоритмы машинного обучения дают возможность гибкого и умного поиска. Например, позволяют находить документы, не отвечающие буквальному запросу, но относящееся к нему по смыслу.

Согласно подсчетам Mordor Intelligence, в текущем году мировой рынок искусственного интеллекта в ритейле достигнет $9,6 млрд, а к 2030-му увеличится до $38,92 млрд.

В России, по наблюдениям экспертов, ИИ востребован ритейлерами при интеграции в e-commerce, построении «умного» офлайн-магазина и создании «умной» цепочки поставок и производства товаров. Наиболее популярными ИИ-инструментами для торговли называют чат-боты, рекомендательные сервисы, генеративный ИИ и видеоаналитику.

Сегодня документооборот считается одной из крайне перспективных ниш для цифровизации с использованием искусственного интеллекта. Освобождение от рутинных процессов, сокращение ошибок, оптимизация и прозрачность финансовых операций — преимущества, которые уже сегодня предлагает ритейлерам ИИ.  В этом мире технологий каждое новое решение — это шаг к более эффективному бизнесу.

Анастасия Петелина, 
операционный директор DreamDocs.

Для NEW RETAIL