Электронные накладные: каким ритейлерам и для чего нужны

На вопросы New Retail отвечает эксперт по электронному документообороту в ритейле и грузоперевозках, бизнес-аналитик Synerdocs Алиса Муратова. 

* * *

– Алиса, почему интерес к электронным накладным возник именно сейчас? 

– На самом деле всё началось раньше – в 2016 году. Именно тогда к экспертам Synerdocs обратились транспортные компании. Они попросили нас как оператора электронного документооборота перевести в безбумажный вид обмен электронными транспортными и товарно-транспортными накладными. Причин у них было множество: от потерь накладных в пути до задержек в подписании и оплате за оказанные услуги. 

В 2017 году Synerdocs представил первое в России легитимное решение «ЭДО в грузоперевозках» для обмена транспортными накладными в электронном виде (ЭТрН). Сначала его успешно протестировали FM Logistic, GroozGo, RTA, DB Schenker и другие перевозчики, а затем заинтересовались и их клиенты – торговые сети, интернет-магазины. 

В конце 2019 года мы представили еще одну уникальную для рынка возможность – теперь компании обмениваются не только ЭТрН, но и электронной товарно-транспортной накладной (ЭТТН). Решение было очевидным и необходимым – документ используют многие клиенты-ритейлеры, зачастую вместо или с ЭТрН. 

Пока бизнес успешно тестировал разработку от Synerdocs, переход на электронные накладные обсуждали на государственном уровне. В 2017 году на волне всеобщей цифровизации появился проект изменений Постановления №272 Правительства РФ. Авторы поправок описали требования к ЭТрН и компаниям-поставщикам услуг, порядок обмена. Грядущие изменения начали активно обсуждать ритейлеры и перевозчики – появились рабочие группы в ECR Russia, Сообществе профессионалов по цепям поставок и на других площадках. 

Всё это привело к огромному интересу к накладным в электронном виде, который мы наблюдаем сейчас. И несмотря на то, что первая версия нового Постановления была отправлена на доработку, буквально 28 декабря 2019 года на рассмотрение вынесли уже вторую версию документа.  

– Какие компании уже опробовали решение? 

– Всего за последние два года электронные транспортные накладные стали использовать около 5000 компаний.  

Одним из первых в ритейле на ЭТрН перешел интернет-магазин Wildberries. И это неудивительно: компания с 2015 года активно автоматизирует процессы, в том числе переводит документооборот с контрагентами в электронный вид. Транспортная накладная была в числе последних бумаг, от которых предстояло отказаться. 

Переход на ЭТрН стартовал в феврале 2019 года. За первые два месяца Wildberries получила в сервисе свыше 13 000 документов. При этом работа с электронными накладными была выстроена не только в веб-доступе Synerdocs, но и через мобильные решения — чат-боты Viber и SMS. Их для подписания электронных документов используют водители транспортных компаний. 

В итоге Wildberries в разы ускорила приемку товаров. Все данные о водителе, машине и продукции теперь берутся напрямую из электронной транспортной накладной и заносятся в корпоративной систему, а водителям остается лишь подъехать к месту разгрузки в указанное время в порядке электронной очереди. Камера на въезде на склад считывает номер и открывает шлагбаум для автомобиля.

Помимо Wildberiries, решение «ЭДО в грузоперевозках» также используют Levi’s, «Оптима», TOM TAILOR, Philips и другие компании. Есть и клиенты в продуктовом сегменте – сегодня на ЭТрН переходит сеть «ВкусВилл». 

– Насколько выгодно использовать электронные накладные? 

– В среднем одностраничный бумажный документ обходится ритейлеру в 40 рублей. В эту сумму входит распечатка, доставка корреспонденции услугами «Почты России» или курьера, оплата сотруднику, который занимается в компании бумажной работой. 

Если вы используете накладную в электронном виде, то цена может снизиться в 3-5 раз. Распечатывать и платить за отправку бумаг не нужно, а сотрудники не тратят драгоценные часы на рутину с документами. По нашим подсчетам, крупный ритейлер может экономить около 12 млн рублей в год. 

– То есть выгоды только в рублях? 

– Конечно, нет. Помимо прямой экономии, компании получают другие преимущества. Во-первых, электронный документ доставляется контрагенту за считанные минуты – даже если поставщик находится на расстоянии в тысячи километров от вас. Более того, накладные не теряются в пути, нерадивый перевозчик не сможет их подделать. 

Во-вторых, увеличивается товарооборот на складах, оптимизируются многие процессы, повышается лояльность контрагентов. Достаточно привести пример компании Wildberries, где благодаря ЭТрН разгрузку и приемку товара в распределительном центре ускорили в 5 раз.  

В-третьих, на подготовку к проверкам ФНС уходит минимальное время. Все нужные накладные можно выгрузить за несколько минут. Не нужно искать бумажные документы, ждать их от контрагентов. 

Есть и другие преимущества: доступ к оригиналам ЭТрН и ЭТТН есть у всех участников обмена и в любое время, для работы с документами можно использовать 1С или другую привычную систему, а хранение электронных накладных не потребует дополнительных полок или помещений в бухгалтерии. 


 
– Получается, электронные накладные выгодны всегда? Или есть подводные камни?

– Я бы сказала, что в ряде случаев есть небольшие неудобства в использовании. Например, пока у бизнеса и государства нет четкого понимания, как именно должны работать с ЭТрН и ЭТТН экспедиторские компании. Похожие сложности есть в организации кросс-докинга. 

– Насколько законно обмениваться такими документами? 

– Как я уже сказала, обмен электронными транспортными накладными полностью легитимен. Напоминаю, что порядок документооборота перевозочных документов, в том числе ЭТрН, описан в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В нем законодатели пояснили, что накладные подтверждают факт перемещения товара, служат основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком. То есть они являются первичными учетными документами.

При этом российское законодательство явно разрешает оформлять все первичные учетные документы в электронном формате. Это подтверждает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Цитируем статью 9 часть 5: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

То есть использовать транспортные накладные в электронном виде – это законно, никаких запретов нет. То же самое касается и ЭТТН. 

Более того, оба документа в электронном виде признаются российскими судами и ФНС. Если вы планируете представить накладные в госорганы, а оригинал создан и подписан всеми сторонами на бумаге, то достаточно придерживаться прописанного порядка обращений. И ЭТрН, и ЭТТН могут рассматриваться в качестве доказательств при спорах в суде. 

Конечно, у компаний все равно остаются сомнения по поводу лояльности ФНС к нововведениям. Руководители опасаются, что при представлении электронных накладных в первый раз могут возникнуть сложности. Обычно мы советуем им подстраховаться – сделать запрос в свой орган налоговой службы, в тексте описать намерения и уточнить, будут ли приняты документы в электронном виде. 

В 100% случаев представители ФНС отвечают, что компания имеет право представить ЭТрН и ЭТТН. Клиентам мы предлагаем использовать шаблон письма, который можно запросить в Synerdocs. 

---

Читайте также: Ритейлеры начинают обмениваться электронными товарно-транспортными накладными

---

– Как вы считаете, могут ли компании в ближайшем будущем совсем отказаться от бумажных накладных? 

– В 2017 году меня спросили, будут ли приняты поправки в Постановление №272 в 2018-м и скоро ли они вступят в силу. Тогда я ответила, что ничего не произойдет в ближайшие 3 года. Документ был «сырым». Прогнозы оправдались. Новое постановление так и не приняли до сих пор. И вопросы, ответы на которые хотели получить мы и наши клиенты, остались. 

Если говорить в целом о перспективах рынка, то ритейл в ближайшее время точно не сможет уйти от бумажных накладных. Во всяком случае, пока этот документ в России не будет переведен официально в электронный вид и его не сделают обязательным. 

Однако спрос на ЭТрН и ЭТТН всё равно растёт и будет расти. Причины понятны: ритейлеры отказались ждать, когда государство разъяснит, как именно работать с электронными накладными. Для бизнеса важнее экономия и ускорение процессов, которые можно получить уже сейчас.
 
К тому же, действующее законодательство переходить на электронные накладные не запрещает. Более того, вряд ли оно изменится в ближайшие 5 лет. После утверждения нового Постановления потребуется много времени на внесение поправок в другие нормативные правовые акты, регламентирующие документооборот в грузоперевозках. 

– Какие еще изменения в документообороте ожидают ритейлеров? 

– «Хайповая» тема сегодня – маркировка товаров. И хотя законодательство уже вступило в силу, государство к фактическим изменениям еще не готово. У участников рынка нет подробных инструкций, как именно работать с товарами, подлежащими маркировке. Не готова к полноценному запуску и инфраструктура. Так, сегодня проводится опытно-промышленная эксплуатация: с нашей стороны данные о маркировке передаются в ЦРПТ, но в личном кабинете «Честный знак» периодически наблюдаются трудности с отображением информации. Когда они будут исправлены, пока ответа нет. 

Также актуальным для крупных торговых сетей и интернет-магазинов будет переход на электронные документы по приёмке товарно-материальных ценностей и выявленных расхождений.  В их числе акт об установленных расхождениях, электронный формат которого был утвержден в 2019 году. Бизнес уже интересуется возможностями обмена этим документом, а операторы электронного документооборота изучают принятый формат и постепенно начинают работать над новым функционалом.  

Вероятно, акт пополнит список документов, которые чаще всего переводят в электронный вид в ритейле. Сейчас в него входят счета-фактуры, заявки, акты МХ-1 и МХ-3, ТОРГ-13. 

И наконец, еще одно знаковое для ритейла событие – стартовали эксперименты Минтруда РФ. Они направлены на отработку механизмов ведения и применения кадровых электронных документов в компаниях в 2018 и 2020 годах. Думаю, эти эксперименты тоже повлияют на ритейл и желание бизнеса отказаться от бумаг в работе. 

* * * 

Synerdocs автоматизирует документооборот компаний с контрагентами, гарантируя юридическую значимость. Сервисом пользуются Wildberries, Levi Strauss & Co, «Снежная королева» и другие ритейлеры.