Как проверять новых и действующих контрагентов: риски и реальные кейсы поставщиков

Для многих покупателей отсрочка платежа — основное условие договора. Поставщик соглашается и фактически выдает кредит товаром: отгрузка уходит сразу, деньги приходят через 30, 60 или 90 дней. Лимит при этом рассчитали по данным, которые собирали при заключении договора, или год назад.

Перед сделкой проверьте судебную и финансовую историю контрагента, а после подписания договора отслеживайте смену руководства, новые иски, долги и признаки банкротства. Проверить контрагента и настроить наблюдение можно в Контур.Фокусе.

А почему одной проверки перед сделкой недостаточно — показываем на реальных случаях поставщиков.

Почему надежный контрагент может стать проблемным

Мы опросили поставщиков, производителей и дистрибьюторов о том, как они работают с партнерами и где теряли деньги. Риски при работе с контрагентами участники исследования называют похожие: фирмы-однодневки, мошенничество, финансовые проблемы партнера. Но чаще всего деньги теряют не на них. Проблемной становится компания, которая проверку уже прошла.

Поставщик свежих овощей и фруктов рассказал о контрагенте с чистой историей и понятной репутацией. В какой-то момент компанию продали, и от ее имени начали работать другие люди. Юридическое лицо осталось прежним: тот же ИНН, тот же договор, та же история отгрузок в учетной системе.

«Попадали уже в ситуацию, когда фирму, видимо, продали. Избавились от нее и там уже начали работать мошенники».

В работе такая подмена почти незаметна: заявки идут через ту же карточку контрагента, платежи ждут по тем же реквизитам — до момента, когда они перестают приходить. Смена директора попадает в ЕГРЮЛ, но компания, которая дала отсрочку, не всегда замечает запись вовремя. 

А зря: частая или внезапная смена руководителя — сигнал к дополнительной проверке. За ней часто стоит смена собственников, попытка уйти от ответственности или подготовка к ликвидации. Рекомендации коллег и срок сотрудничества этого не покажут: признаки неблагонадежного контрагента фиксируются в реестрах ФНС, судебной картотеке, отчетности.

Что проверить у нового контрагента

Второй кейс из исследования — с другой стороны сделки. Производитель напитков внес аванс новому поставщику. К моменту платежа у того уже шел судебный процесс, а вскоре началось банкротство. Часть аванса вернуть не удалось.

«Это был совершенно новый поставщик. И вот, оказывается, он идет по суду».

Проверка нового контрагента заняла бы здесь несколько минут. Судебные споры контрагента видны в картотеке арбитражных дел — увидеть их можно было до того, как ушли деньги. Участники исследования, которые уже теряли деньги, проверяют новых партнеров по одной схеме. 

Смотрят руководителей и собственников, связи компании с другими юридическими и физическими лицами, судебную и финансовую историю. Собрать это в одном месте помогают сервисы, где можно проверить контрагента по ИНН до подписания договора.

Что проверить до подписания договора

一   Смена директора или собственника: когда произошла и как часто повторялась.

一   Банкротство, налоговые долги, блокировка счетов.

一   Судебные споры.

一   Исполнительные производства и арест счетов.

一   Массовость руководителя: числится ли он одновременно в десятках компаний.

一   Ресурсы под обязательства.

Последний пункт для поставок в розницу самый показательный. Компания заявлена как производитель, а в штате у нее один сотрудник. Формально история чистая: ни судов, ни долгов, ни блокировок. Но закрыть заявленный объем ей нечем — нет ни склада, ни людей, ни техники. 

Проверка контрагента на благонадежность отвечает не только на вопрос, обманет ли партнер. Она отвечает и на вопрос, справится ли он с объемом, который берет. Для поставок в сеть цена ошибки здесь не только в деньгах: сорванная отгрузка — это штраф по договору и полка, которую займет другой поставщик.

Этот список закрывает вход в отношения с партнером. Но самые крупные потери участники исследования понесли позже — уже с проверенными контрагентами.

Отсрочка платежа — это кредит, который выдаете вы

Поставка с отсрочкой устроена как кредит, только выдают его товаром. Отгрузка уходит сразу, деньги приходят через 30, 60 или 90 дней. Всё это время долг растет вместе с новыми партиями. А лимит для партнера рассчитали по данным, которые собирали при заключении договора. Чем длиннее отсрочка, тем больше разрыв между тем, что вы знаете о партнере, и его сегодняшним состоянием.

Производитель хлебобулочной продукции описал ситуацию, где этот разрыв стоил денег. Отсрочку на крупную сумму согласовали давнему партнеру — с историей поставок и без просрочек.

«Для давнего партнера мы сделали отсрочку платежа на крупную сумму. Через какой-то момент они подали заявление о банкротстве. Для нас это было неожиданно».

Ключевое слово здесь — «неожиданно». Банкротство контрагента редко начинается в день подачи заявления. Ему предшествуют месяцы: иски других кредиторов, требования налоговой, исполнительные производства. Всё это публично и попадает в реестры задолго до того, как партнер сообщит о проблемах сам.

Проверенному покупателю дают отсрочку длиннее и лимит выше, а перепроверяют реже. Проверка действующих контрагентов нужна как раз поэтому: самые крупные суммы висят на тех, кому вы доверяете.

Что отслеживать у действующих контрагентов

Дистрибьютор молочной продукции и яиц уже терял деньги на невозврате авансов и банкротстве партнеров. Сейчас он отслеживает изменения у 400 постоянных контрагентов. Причина — в отраслевых рисках его поставщиков.

«Это же птицефабрики, у которых в один прекрасный момент может погибнуть все поголовье. В начале года у них всё хорошо. Уже в середине они пришли к банкротству».

Падёж поголовья или пожар на складе ни в один реестр не попадают. Зато туда попадают последствия: иски от кредиторов, налоговые долги, заявление о банкротстве. Между самим событием и первой публичной записью проходят недели. Это и есть время, за которое поставщик успевает сократить отсрочку, перейти на предоплату или придержать отгрузку.

Что отслеживать у действующих партнеров

一   Смену директора, собственников или реквизитов.

一   Новые судебные споры, особенно о взыскании денежных средств.

一   Налоговые долги и исполнительные производства.

一   Признаки банкротства.

Судебные споры контрагента срабатывают раньше остальных сигналов. Иски о взыскании означают, что компания уже не платит другим кредиторам, а вы пока просто не в очереди. Финансовое состояние контрагента по отчетности покажет то же самое, но позже: она обновляется раз в год и публикуется с задержкой. Между двумя источниками разница в несколько месяцев, и на эти месяцы приходятся отгрузки.

Отследить четыре пункта у одного партнера несложно. У 400 контрагентов, как в кейсе дистрибьютора, вручную это уже не работает: пока дойдет очередь до последнего, данные по первым устареют. Поэтому компании ставят контрагентов на наблюдение и получают уведомления об изменениях.

Как организовать регулярный мониторинг контрагентов

Проверка от случая к случаю от убытков не спасает. Пока информация о проблемах партнера дойдет до вас, долг уже накопится. В поставках с отсрочкой он растет с каждой отгрузкой. Мониторинг отличается от разовой проверки не глубиной — он идет непрерывно, пока действует договор.

Выстроить регулярную проверку можно двумя способами.

Способ 1. Ручной сбор. Информацию собирают по открытым источникам: картотека арбитражных дел, сервис ФНС «Прозрачный бизнес», другие реестры. Если у компании несколько сотен клиентов и поставщиков, такая проверка отнимает много времени. Пока дойдет очередь до последнего контрагента, данные по первым устареют.

Способ 2. Автоматический мониторинг. Сервис отслеживает изменения по всей базе или по отдельным спискам, оповещает о критических изменениях и напоминает о сроках поставки.

Чтобы такая работа держалась не на энтузиазме отдельного сотрудника, нужно ответить на четыре вопроса.

Кого ставим на наблюдение. В первую очередь тех, кому вы фактически даете деньги: партнеров с отсрочкой и тех, кому платите авансом. Дальше — по размеру лимита. Ставить весь справочник контрагентов необязательно: сигналов будет столько, что их перестанут читать.

Что считаем сигналом. Подойдет список из предыдущего раздела.

Кто реагирует. У сигнала должен быть адресат с полномочиями. Письмо в общую почту адресовано всем и не адресовано никому.

Что делаем при срабатывании. Решение проще принять заранее, чем в момент, когда отгрузка уже собрана: приостановить поставку, сократить лимит, перейти на предоплату, запросить обеспечение.

Два условия делают эту схему рабочей. Первое — опираться на официальные источники, а не на рекомендации и личное знакомство. Проверка надежности контрагента по отзывам показывает репутацию, но не показывает налоговые долги. Второе — регулярность. Изменения в реестрах появляются в любой день, и поймать их можно только тем, что смотрит непрерывно.

Собирать эти данные вручную из десятков государственных реестров — работа, на которую в отделе продаж или закупок нет ресурса.

---

Читайте также: Маркировка как проверка бизнеса на прочность: как и почему меняются требования к ЭДО у производителей и поставщиков

---

Как Контур.Фокус помогает проверять и мониторить контрагентов

Ручной сбор данных заменяют сервисы проверки и мониторинга контрагентов. Один из них — Контур.Фокус.

Сервис собирает информацию более чем из 30 официальных источников: ФНС, ЕГРЮЛ, Федеральное казначейство, арбитражные суды, Верховный суд и другие реестры. Для поставщиков продуктов питания в этом списке отдельно стоят «Честный знак» и «Меркурий».

Данные о маркировке и ветеринарных документах дополняют картину, которую дает судебная картотека.

По задачам, о которых шла речь выше, работа с сервисом выглядит так. Перед первой сделкой — проверка по ИНН. В одном окне сервиса видно смену собственника и директора, судебные дела, долги, массовость руководителя. Решение по новому партнеру принимают не по рекомендации, а по данным.

После подписания договора компании ставят на наблюдение. Изменения приходят уведомлением, и следить за 400 контрагентами становится не сложнее, чем за десятью. Это же снижает риск претензий ФНС: у компании остается подтверждение, что партнера проверяли до сделки и во время работы.

Состояние компании меняется быстрее, чем пересматривают условия работы с ней. Смена собственника, иски кредиторов и налоговые долги попадают в реестры сами — но только если за реестрами кто-то следит. В кейсах участников исследования информация о переменах почти всегда была открыта. Разница только в том, посмотрел ли на нее кто-то до того, как ушли товар или деньги.

Проверить контрагента и настроить наблюдение можно в Контур.Фокусе.

16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620.
620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
erid: F7NfYUJCUneVdwxp5NDW