Кейс METRO: как компания цифровизировала работу с бумажными и электронными доверенностями в Directum RX

Простые доверенности: гибкая настройка системы под себя

 
Коробочное решение «Управление доверенностями» закрывает основные потребности компании. Но так как у торговой сети сложная организационная структура и многоступенчатые бизнес-процессы, ей необходимо было модифицировать некоторую функциональность под себя. 

• Автоматическое формирование задач на выпуск и отзыв доверенностей

Компания разработала фоновые процессы, которые автоматически запускают задачи:

● на создание доверенности при приеме нового сотрудника;

● на отзыв доверенности при увольнении.

Благодаря этим нововведениям в METRO сведено к минимуму возникновение ситуаций, когда для нового сотрудника нет действующей доверенности или после увольнения из компании он сохраняет право подписания договорных и прочих документов. 

Для корректной настройки фоновых процессов в компании модифицировали карточку должности. Были добавлены 2 чекбокса, которые являются триггером для запуска процесса по выпуску доверенности в обязательном порядке. При приёме на работу сотрудника с должностью, содержащей соответствующие отметки в чекбоксах, происходит автоматический старт задачи на выпуск доверенности. 


Карточка должности с чекбоксами на выпуск доверенности

Фоновый процесс по перевыпуску доверенности запускается автоматически по истечении срока её действия. 

• Модификация карточки доверенности

Из-за сложной многоуровневой организационной структуры и территориального распределения торговых центов в карточки бумажных доверенностей добавили реквизиты, которые нужны для корректной идентификации должностного уровня и фактического местоположения сотрудника.


Карточка доверенности с дополнительными полями и открытым окном для выбора вида доверенности

В компании полномочия подписантов ограничиваются не только уровнем должности, но и денежными лимитами. Поэтому в системе требовалось настроить жесткие контроли по суммам подписываемых документов. Для этого разработали специальный справочник «Тип доверенности», который помогает автоматически проставлять сумму лимита в зависимости от вида и категории поверенного.


При выборе «Типа доверенности» автоматически заполняется поле «Сумма лимита»

---

Читайте также: Кейс: как производитель детского питания «ФрутоНяня» перешел на экологичный документооборот

---

• Настройка регламентов для обработки разных видов доверенностей

В METRO используются различные сценарии согласования и обработки документов. В зависимости от сложности работы с документом используются как типовые коробочные элементы настройки регламентов, так и локально модифицированные блоки, и типы условий. В системе можно гибко управлять изменениями настроек регламентов силами администраторов. 


Виды регламентов для доверенностей

В регламентах METRO функциональные задания по формированию доверенностей обрабатываются через замещение виртуального сотрудника (технического пользователя) на ответственного из юридического подразделения. Такой тип настройки исполнителей позволяет разделить поток входящих заданий по функциям, типам и видам документов. Это упрощает и ускоряет поиск и выполнение заданий сотрудниками. 

Настройка замещений — хорошая альтернатива конкурентным заданиям, поскольку более удобна и адаптивна для администрирования и не требует доработок системы. Например, когда сотрудник увольняется или переводится в другое подразделение, заменить одно замещение на другое легче, чем перенаправлять каждую задачу. 

Анна Фоломеева, product owner Directum RX в METRO:

«Готовые коробочные решения Directum RX имеют довольно широкий набор базовых функций, благодаря которым многие компоненты и модули системы могут использоваться в первоначальной версии без специфических модификаций. Для нас стали актуальны гибкие возможности системы по настройке регламентов. Сейчас мы активно адаптируем под работу с МЧД функциональности, реализованные для бумажных доверенностей».

Машиночитаемые доверенности: 95% функциональности реализовано из «коробки»

В METRO сотрудники могут самостоятельно инициировать процесс выпуска МЧД. Для этого пользователи сначала заполняют реквизиты карточки машиночитаемой доверенности, указывают полномочия — в системе можно прописать их вручную или выбрать из справочника Минцифры. После того, как автоматически сформируется МЧД по заполненным реквизитам, инициатор отправляет задачу на согласование по регламенту, в рамках которого документ приходит на проверку и корректировку юридическому департаменту.


Карточка машиночитаемой доверенности

Directum RX дает возможность оформлять МЧД в одной системе благодаря интеграции с сервисом Контур.Довренность. Для регистрации и отзыва машиночитаемой доверенности не нужно переходить на сайт ФНС — все действия происходят в интерфейсе системы Directum RX. В конце регламента инициатор, юридический департамент и все заинтересованные лица получают уведомление об успешной регистрации МЧД в распределенном реестре. 

Из карточки машиночитаемой доверенности можно в один клик переходить на сайт ФНС, чтобы проверить статус МЧД. 


Возможность перейти на сайт ФНС по одной кнопке

Все доверенности компании хранятся в едином реестре. В нем легко найти любой документ с помощью настраиваемых фильтров и сортировки. Для просмотра информации о доверенности не нужно открывать каждый документ — в системе предусмотрена возможность скорректировать представление реестра по различным параметрам через «Настройки внешнего вида».


Реестр доверенностей с панелями фильтрации и настройки внешнего вида

Так как в МЧД содержатся персональные данные сотрудников, необходимо разграничивать права доступа на просмотр таких документов. Для этого в Directum RX есть специальная роль «Оператор персональных данных». 

Сейчас у сотрудников METRO на оформление машиночитаемой доверенности уходит около 10 минут. Без системы у квалифицированного юриста выпуск МЧД на сайте ФНС занимал 180 минут. 90% сотрудников дали положительную обратную связь по функциональности работы с доверенностями и одобрили дальнейшую цифровизацию.

В компании отметили, что с переходом на машиночитаемые доверенности на 70% быстрее возвращаются подписанные документы от контрагента. Это связано с тем, что МЧД проходит проверку на действительность на стороне сервиса обмена. К тому же при необходимости контрагент может самостоятельно проверить статус доверенности на сайте ФНС. 

Иван Агапов, product manager ECM-решений Directum:

«Сегодня переход на машиночитаемые доверенности становится необходимостью для всех участников электронного документооборота. При этом, бизнес пока что не может полностью уйти от подписания документов на бумаге. Поэтому появляется потребность управлять всеми видами доверенностей в одном месте. Directum RX помогает делать это комплексно в едином цифровом пространстве».

Позаботьтесь о удобном инструменте для работы с бумажными и машиночитаемыми доверенностями прямо сейчас. Узнайте больше о возможностях системы для этих задач на сайте.

Реклама ООО "ДИРЕКТУМ", ИНН 1835056809
erid: F7NfYUJCUneRHU4uCZAG