Настроить бизнес так, чтобы он работал без вас: недостижимая мечта или реальность

На фото: Ольга Черепанова

Каждый из нас встречал собственника бизнеса, который живёт на работе. Он приходит в офис ещё до открытия и сидит до глубокой ночи. Ни один его отпуск не обходится без переписок по электронной почте и срочных уточнений по телефону. 

Такие директора свято верят в то, что никто лучше них не проведёт презентацию и не составит смету, а стоит им чуть уменьшить свой тотальный контроль, сотрудники тут же пустятся в пляс, забыв об отчётах. 

У таких предпринимателей бизнес не растёт. Как правило, они владеют небольшой компанией с штатом до 50 человек, их прибыль всё время крутится вокруг одной цифры, а пробить этот потолок никак не получается. 

«Операционка топит бизнес» – вот та аксиома, которую таким предпринимателям нужно принять. Компания не будет расти, пока её лидер решает бесконечный поток однотипных задач. Руководитель должен смотреть дальше, заниматься стратегическим планированием. И этому занятию не нужно посвящать 365 дней в году.
 
Бизнес можно сделать самостоятельным. Для этого необходимо выстроить процессы, грамотно делегировать задачи, собрать сильную команду и суметь вовремя отпустить процесс, оставляя за собой лишь контроль результатов.

Я разделила эту работу на 5 последовательных шагов: 

Шаг 1: Определить показатели

Найдите те цифры, по которым можно анализировать ваш бизнес. Например, в туристическом бизнесе – это процент клиентов, которые приходят к нам повторно, а также рекомендуют нас друзьям. В медицинской клинике это может быть скорость обслуживания на стойке регистрации, время, потраченное врачом на приём одного пациента, процент постановки правильных диагнозов. В продажах такими показателями могут быть: количество и качество звонков, которые совершают ваши менеджеры, процент выполнения плана и другие. 

Поняв, что вы берёте в качестве KPI, вы можете начать выстраивать систему. Напишите должностную инструкцию на все позиции в вашей компании, включив в неё KPI. Теперь каждый сотрудник будет знать, как оценивается его работа, и на чём ему концентрировать внимание. Пропишите систему отчётности, чтобы даже вновь пришедшему сотруднику было ясно, какие документы, в какой срок и кому он должен сдавать. Не менее важно создать годовой бюджет и назначить ответственных за его ведение. Так все предстоящие расходы будут уже распланированы, и вам не придётся вовлекаться каждый раз, когда нужно будет оплатить аренду офиса или закупить новую технику.



Шаг 2: Выбрать лидера

Если ваши подчиненные выполняют только механическую работу, не вовлечены в принятие решений, ничего не знают о перспективах развития вашей компании и в любой сложной ситуации бегут к вам в кабинет с вопросом – это значит, что вы разбаловали свою команду, они сели вам на шею и не хотят нести ответственность за свои действия.

В таком случае вам нужно дорастить менеджмент до своего уровня. 

Проводите регулярные обучения, привлекайте консультантов со стороны, наблюдайте, кто из сотрудников ярче себя проявляет, стремится улучшить свои показатели и открыто предлагает свои решения. Вам нужны сильные лидеры! Также важно выбирать позитивных, открытых и вдохновляющих людей, негативный настрой управляющего всегда плохо сказывается на работе коллектива.

Шаг 3: Быть на связи с сотрудниками

Даже если вы приняли решение полностью отойти от личного управления компанией, важно показывать коллективу, что вы о них не забыли. Дайте им понять, что вам важно знать, как они себя чувствуют, какие у них бывают сложности в работе. Хорошо, если хотя бы раз в год вы будете находить время пообщаться с каждым лично, поблагодарить его за работу, поинтересоваться о том, как идут его дела. Люди лучше работают, если ощущают, что они значимы для компании, их достижения влияют на развитие фирмы, и у них есть перспективы для роста.

---

Читайте также: Просто ли сегодня запустить интернет-бизнес?

---

Шаг 4: Проводить стратегические сессии

Стратегическая сессия – это работа всей команды, в ходе которой обсуждаются цели компании, и пишется годовая стратегия, обычно проходит в начале календарного года.

Каждый из отделов коллективно предлагает своё видение дальнейшей работы, продумывает, как можно увеличить ключевые показатели, пишет цели.

Цели должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Затем каждая цель разбивается на задачи, ставятся дедлайны. В течение года вам нужно проводить совещания с руководителями отделов, отслеживать прогресс, вносить корректировки, если требуется.

Шаг 5: Отпустить процесс

Пока вы дышите вашим работникам в спину, думая о том, что вы бы это сделали лучше, ваш бизнес будет стоять на месте. Когда вы проработали ключевые показатели, цели и сроки, отпустите поводья и дайте сотрудникам возможность самим принимать решения и достигать результатов. Вам останется только определить контрольные точки для отслеживания прогресса. Научитесь оценивать результат, не вовлекаясь в процесс.

Помните, пока мы не начнем управлять бизнесом, бизнес управляет нами!

Ольга Черепанова,
предприниматель, владелица сети турагентств, бизнес-консультант