Наводим порядок: как организовать процесс закупок в ресторане

Леонид Комиссаров, основатель сервиса DocsInBox

По данным Росстата, число субъектов общественного питания сокращается: если в 2017 году в России было 69,9 тысяч ресторанов и сервисов доставки еды, то в 2018 их число составило 65,5 тысяч. 

Главная причина закрытия заведений — убытки и невозможность выйти на стабильный заработок. Чаще всего это следствие неумения грамотно выстроить основные процессы. Один из самых сложных — закупка продуктов питания, из которых готовятся блюда. Зачастую предприниматели боятся вмешиваться в работу отдела закупок: кажется, что время, затраченное на наведение порядка, гораздо ценнее результата. И зря — при правильном подходе к закупкам можно не только сделать систему работы с поставщиками прозрачнее, но и ощутимо сэкономить. 

Ниже пять советов, которые помогут владельцу заведения организовать процесс закупок правильно. 


Оптимизируйте в первую очередь ключевые позиции

Часто рестораторы берутся за оптимизацию закупок, не получают от неё должного эффекта и бросают начатое. Первая распространённая ошибка — отсутствие цели. 

Хорошим KPI, по моему опыту, может стать сокращение фудкоста на 5%. Вторая ошибка — сокращение стоимости не тех товаров: в первую очередь нужно обратить внимание на ключевые позиции. Обычно это 15-20 товаров, которые составляют до 50% вашего закупочного оборота. Внимательно проанализируйте, можно ли сократить объёмы этой продукции, пересмотрев меню, или покупать у другого поставщика по более выгодной цене, и результат от оптимизации не заставит долго ждать. 

При анализе ключевых позиций стоит уделить внимание не только стоимости, но и неценовым факторам. Всегда ли товар хорошего качества? Приходит ли он вовремя? Если на курином филе держится 40% ваших блюд, а поставщик регулярно привозит его на полдня позже, то стоит отказаться от такого сотрудничества. Лучше найти поставщика дороже, но сохранить спокойствие поваров и не вынуждать их дозакупаться в соседнем магазине. 


Практикуйте регулярный мониторинг цен поставщиков

Ревизию своих поставщиков лучше начать с анализа цен конкурентов. А что если нужные вам товары можно купить у конкурентов на 10% дешевле уже как полгода, а вы не заметили изменений в рыночной стоимости? Чтобы не терять прибыль, старайтесь держать руку на пульсе: составьте базу потенциальных поставщиков, регулярно проверяйте цены на интересующие вас товары, отслеживайте появление новых компаний на рынке. 

Но мониторить нужно не только стоимость товаров у других поставщиков, но и то, по какой цене ваш поставщик продаёт вам товар из месяца в месяц. Не позволяйте ему повышать цену без вашего ведома: если вам приходит накладная, в которой помидоры стоят на пять рублей дороже, чем обычно, смело отклоняйте её. При дальнейшем разбирательстве отсылайте к изначальным договорённостям — ценовые соглашения лучше фиксировать, как только вы начинаете сотрудничество. 

Чтобы точно не допустить манипуляций с поставками, ставьте вашему менеджеру по закупкам ежемесячную задачу составлять отчёт о ценах, по которым закупались ключевые позиции номенклатуры. Или используйте специальные сервисы — сейчас на рынке есть софт, который позволяет получить эту информацию в пару кликов.




Всегда вовремя платите поставщику 

Секрет грамотно выстроенных закупок не только в добросовестности поставщиков, но и в таком же отношении с вашей стороны. Не позволяйте себе не оплачивать счета в течение длительного времени после поставки. А ещё лучше — платите вперёд. Если большинство клиентов поставщика оплачивают товары через месяц, а вы всегда точны и оперативны, то это автоматически делает вас приоритетным заведением для сотрудничества. Скидки, продукция лучшего качества, самая ранняя поставка, решение вопросов в нерабочее время — и это далеко не исчерпывающий список того, что вы можете получить от поставщика, с которым вы в хороших отношениях. 

Но почему так много ресторанов платит не вовремя? Причина просрочки, которой грешат многие заведения, не в недостатке средств на счетах, а в забывчивости сотрудников. Вовремя оплаченные счета поставщикам — одна из главных задач вашего менеджера по закупкам. За определённое количество дней просрочки можно даже ввести штраф: это позволит избежать неприятных писем от поставщиков с просьбой оплатить товар, который поступил три недели назад, а то и вовсе агрессивных претензий и судебных исков. 


Сведите количество поставщиков к минимуму

Консолидация — важный этап реорганизации закупочного процесса. Цель свести количество поставщиков до одного, конечно, утопична, но стремиться к ней определённо стоит. Чем меньше компаний, с которыми вы сотрудничаете, тем проще договариваться о ценах, контролировать исполнение обязательств, принимать поставки и делать заказы. 

Сокращение количества поставщиков — это не только об удобстве, но и о выгоде. Чем меньше поставщиков, тем больше вы платите каждому из них — а крупные заказы всегда хорошее основание для скидок. В продолжительном сотрудничестве и объёмном заказе заинтересован как ресторан, так и поставщик — так что консолидация выгодна всем игрокам рынка. 

---

Читайте также: Гастрономический стартап или чем занять себя на три года?

---

Организуйте закупочный синдикат 

Этот способ отлично подходит несетевым заведениям. Например, часто объёмы закупаемых позиций одной кофейни очень малы: их не хватает для того, чтобы получить скидку у поставщика. Выход из ситуации — перестать рассматривать заведения на одной улице с вами исключительно как конкурентов и договориться с их владельцами о совместных закупках. Так вы сможете увеличить объём заказа и снизить стоимость закупаемых товаров. 

Закупочный синдикат хорош ещё и тем, что автоматически направляет оптимизацию в нужное русло и позволяет экономить на ключевых товарах. Потребности у всех ресторанов примерно одинаковые, и самые затратные позиции чаще всего —  мясо и рыба. Попробуйте начать переговоры с другими заведениями именно с них. 

В своё время я договорился с четырьмя ресторанами о совместных закупках мяса, и это позволило существенно снизить закупочные цены: курица, например, стала обходиться моему ресторану на 12% дешевле. 

Леонид Комиссаров,
основатель сервиса DocsInBox

New Retail