33 напутствия продуктивному совещанию
время публикации: 12:30 21 февраля 2017 года
Мощь группы всегда ниже совокупных способностей участников. При совместном перемещении тяжестей каждый скромничает – зачем выкладываться, если рядом несут. Во время мозгового штурма многие не включают голову, не желая участвовать в групповом фарсе: «В непонятной ситуации собирай совещание».
Расписанная по минутам программа растраты часов оговорена, но не продумана. Здравый смысл пишет завещание: если обсуждать, что должно случиться – может ничего не получиться. Чем острее вопрос, тем чаще его поднимают, ведь если разобраться, как следует, можно запутать что угодно.
Секреты эффективных коллегий просты, но игнорируются неоменеджерами, отрицающими фасилитацию:
1. Сепаратные переговоры ускоряют компромисс. Результатом совещания нередко становится «молния, ударившая не в то дерево».
2. Отсутствие повестки предвещает болтанку. Важнее перечня вопросов только тайминг и правило: «Не уложились во времени – сносим на завтра».
3. Мыслите квадрами: задача, аргументы, вопросы, проект решения. Правильная формулировка, открытая аргументация, время на обсуждение, желаемый результат.
4. Согласовывайте позиции в сферах компетенций. Не заходите самовольно на чужую территорию – нарвётесь на агрессию. Обсудите предположения с профессионалами – возможно, что-то не учли.
5. Назначайте и ротируйте ведущего. Вмените в обязанность следить за временем, форматом и уважительностью. Лидирует ответственный, а не старший.
6. Установите запрет на гаджеты. Оставьте смартфоны на рабочих местах, иначе не сосредоточитесь на переписке и завалите обсуждение.
7. Делегируйте полномочия. Возможно, совещание – не ваша страсть, но по силам – назначить ответственных, ограждающих остальных от ожидания возвращения босса.
8. Уважайте приглашённых. Предстоит провести на коллегии пару часов, не заставляйте других ждать под дверью. Едет повестка – сообщайте гостям.
9. Меньше участников – проще договориться. Не зовите тех, без кого можно обойтись. Не приглашайте умничающих заседателей и узких экспертов – замучат деталями.
10. Проектор – лучший способ быть «на одной странице». Отпадает распечатка и переноска бумажных копий. Участники видят информацию синхронно.
11. Обеспечьте комфортность. Выровняйте кресла, проверьте оргтехнику, проветрите помещение, загрузите презентации до начала. Поставьте негромкую музыку.
12. Устройте лёгкий кейтеринг. В начале поинтересуйтесь: «Кому чай? Чёрный? Зелёный? Кофе? Воду?» Желающие проявляются поднятием рук. Считаем и подаём напитки.
13. Начинайте проверкой поручений. Хотите действенности – убеждайтесь, что решения приводятся в исполнение: «People respect what you inspect».
14. Ведущий даёт право голоса. Перебивать коллег – не уважать себя. Дождитесь, чтобы реализовать право высказаться. Цените внимание и неторопимы будете.
15. Выступайте кратко. Трёх минут достаточно, чтобы высказаться по сложнейшему вопросу. Не играйте в демагогию, слушайте мнения.
16. Почитайте говорящего слушанием. Пригласили коллег – ждите высказываний, хотите согласия – вернитесь к пункту первому.
17. Уточняйте значение. Убедитесь, что понимают или дайте определение неизвестным терминам.
18. Признавайте неготовность. Не читали материалы заранее – просите разрешения не участвовать или перенести встречу, иначе мнение будет поверхностным, а вы – бледным.
19. Можете быть несогласны, но умрите за право другого говорить. Противоположные суждения приводят к осмыслениям, внимайте оппонентам, ищите зёрна истины.
20. Не упускайте цель из виду. Кратчайшее расстояние между проблемой и решением – прямая, не отклоняйтесь от курса и не пускайте ложные тепловые цели.
21. Дискутируют эксперты, но не личности. Человек может быть другом, но иметь иные корпоративные интересы – не обижайтесь, а поймите причину.
22. Следите за временем. Ведущий удерживает встречу «от расползания» – съехавший вопрос угрожает переносу нижних пунктов повестки.
23. Пресекайте самоутверждение. Арестантов, критиков, «Баба-яга против» и фыркающих озадачьте работой со сроками и вещественными результатами. Помогает с первого раза.
24. Локализуйте конфликты, пресекайте многопоточность. Не допускайте перебранок и нескольких линий обсуждений. Работайте в режиме радио: «Один говорит – все слушают».
25. Принимайте решения явно. Завершив обсуждение – формулируйте тезис и голосуйте. Воздерживаться – запретите.
26. Согласование по умолчанию. Отсутствующий присылает полномочного делегата или принимает проекты решения по умолчания.
27. Стенографируйте протокол руками. Диктофон и смартфон пишут эфир, не позволяя вернуться к сказанному. Дословность гарантирует фиксация на ноутбуке или иероглифы скорописи на бумаге.
28. Давайте поручения. Проблема без фамилии не имеет решения: «сроки и ответственные» должно стать вашей мантрой.
29. Длительность убивает результативность. Каждые 50 минут прерывайтесь на 10, чтобы оправиться. Не продолжайте дискуссию в кулуарах – не успеете восстановиться.
30. Давайте обратную связь. Ставьте в повестку соответствующий пункт и «по кругу» выскажите идеи, как улучшить работу коллегиального органа или рабочей группы.
31. Не давайте обратную связь на обратную связь. Не комментируйте финальные речи, а поблагодарите и возьмите с собой, как домашнюю работу «на подумать».
32. Ограничьте количество встреч. Договоритесь, что участвуете на заседаниях равных три раза в неделю, для подчинённых – дважды.
33. Застолбите времена регулярных совещаний. Выделите два полудня для рабочих групп – позволяет планировать календари, повышает вероятность присутствия.
Мозговой штурм незаменим, если решили ничего не делать: великие мысли не рождаются в головах тех, кто выбирает трудоёмкий способ бездельничанья. Длительность дебатов обратно пропорциональна сложности обсуждаемого предмета – если он прост и понятен, споры продлятся бесконечно.
Если вопрос требует множества совещаний, они станут важнее проблемы.
,
Основатель
Читайте также:
0
Читайте также
Последние новости
Самое популярное
-
Новые потребители товаров FMCG — кто они?
-
Как удержать курьеров и повысить их лояльность: практики Яндекс Еды
-
Покупательские привычки: как мы покупаем и как нам продают
-
Кейс: Теряли деньги в несезон из-за текучки продавцов, а потом внедрили корпорат...
-
HENDERSON переходит на онлайн-инкассацию Moniron
