Как автоматизация выплат помогает ритейлу безопасно работать с тысячами самозанятых

@Freepic




Андрей Рыженков директор по развитию ReStaff подробно разбирает причины, почему ритейл выбирает сервисы автоматизации работы с самозанятыми в 2025 году.

Когда пора автоматизировать процессы

На старте, когда компания взаимодействует всего с одним-двумя фрилансерами, управление выплатами и документооборотом вполне можно вести вручную. Но чем больше исполнителей, тем выше нагрузка на команду. Менеджеры перестают справляться с Excel-таблицами, перепиской, обработкой документов и налоговой сверкой, онбординг затягивается, проекты начинают тормозить. 

Мы проводили исследование среди руководителей бизнеса и выяснили, что критический порог, когда стоит внедрять инструменты автоматизации работы с самозанятыми, составляет 26-27 таких исполнителей.

Помимо большого количества партнеров-фрилансеров и затрат времени команды на работу с ними ещё одним аргументом в пользу автоматизации является сезонность бизнеса, когда в пиковые моменты нужно дополнительно набирать много людей на проекты. Например, перед новогодними или гендерными праздниками.

Давление на бизнес только растет, и оно происходит с двух сторон: 

● С одной, есть требования регулятора о росте прозрачности, наличии актов и подтверждающих документов. Если раньше было достаточно только чеков от самозанятых, то теперь количество необходимых документов выросло.

● С другой, исполнители часто ожидают моментальных и регулярных выплат. Особенно это заметно по массовому сегменту: курьеры, сборщики, установщики техники хотят получать деньги день в день. 

Поэтому без автоматизации работы с самозанятыми компания в сфере ритейла либо не выдержит конкуренции за людей, либо станет регулярно получать штрафы за нарушение требований регулятора, либо будет вынуждена содержать большой бэк-офис. 

Наши исследования показывают, что, если до внедрения цифровой платформы один специалист мог «вести» работы с 80-150 синими воротничками, то после появления сервиса стало возможно увеличить нагрузку до 600 исполнителей на одного специалиста без потери качества. Соразмерно сокращаются и расходы на бэк-офис: зарплаты исполнителям, аренду помещения и другие сопутствующие выплаты.

Четыре причины, почему ритейл работает с сервисами автоматизации в 2025 году

Причина 1. Один партнер-юрлицо вместо тысячи физлиц

Адекватное желание любого ответственного бизнеса — заниматься его развитием, а не тратить время и ресурсы команды на формальное взаимодействие с налоговой. Кардинально решить вопрос помогают платформы по работе с самозанятыми. Если раньше их основной задачей была техническая автоматизация выплат, то сейчас крупный бизнес ожидает от платформ большего: налогового контроля, подписания оферт, работы по единому договору. 

Ряд платформ трансформируется под нужды крупных ритейлеров и находят способы обеспечить соблюдение требований закона и юридическую чистоту в федеральном масштабе. В результате все риски по взаимодействию с самозанятыми перекладываются на платформу-партнера. 

Вот некоторые из них:

По вине самозанятого	По вине компании
●  Потеря статуса самозанятого. ●  Невыдача чеков и других документов. ●  Отмена чека.  ●  Человек не может работать самозанятым в силу специфики своей роли.	●  Переквалификация отношений в трудовые. ●  Признание схемы злоупотреблением налоговым режимом. ●  Штрафы и претензии со стороны контролирующих органов.

Все эти риски превентивно отслеживает партнер по автоматизации: он несет ответственность не только за чеки, но взаимодействует со всеми самозанятыми. У такой компании есть большая насмотренность, поэтому её команда может рекомендовать компаниям то, как действовать с разными типами исполнителей, чтобы соответствовать законодательным нормам.

Причина 2. Скорость и предсказуемость выплат

 
Автоматизация позволяет компании обеспечить моментальную выплату исполнителям по принципу «выполнил задачу — получил деньги». Это особенно важно для массовых внештатных исполнителей, таких как сборщики заказов и мерчандайзеры, для которых прозрачность и частота выплат — ключевые критерии выбора.

Плюсом это будет и для исполнителей, решающих «офисные задачи»: ведущих и организаторов тренингов и корпоративных мероприятий, внешних создателей контента. Перед каждой такой выплатой система автоматически проверяет статус самозанятого. 

С 1 января 2025 года компании по автоматизации также могут официально выступать налоговыми агентами для выплат физическим лицам в рамках корпоративных моделей. Это особенно важно в случаях, когда исполнитель не хочет или не может зарегистрироваться как самозанятый — компания не вправе настаивать на этом и принуждать человека к регистрации статуса. Либо у него были трудовые отношения с этой же организацией меньше двух лет назад. В такой ситуации фрилансер работает как обычное физлицо, а платформа удерживает с него НДФЛ. 


@Freepic

Причина 3. Юридическая чистота и закрывающие документы

Компании хотят соответствовать требованиям ФНС и Минтруда. В контексте работы с самозанятыми это значит иметь полный комплект подтверждающих документов по всем выплатам и взаимоотношениям: акты, чеки, договоры. Особенно важно — наличие доказательств уплаты налогов. 

Бизнес здесь более уязвим, чем исполнители: ФНС редко идёт разбираться с физлицами, когда речь идет о связанных с НДФЛ случаях. Дела заводятся в отношении компаний ввиду того, что они являются налоговыми агентами. Органы исполнительной власти стремятся добиться от бизнеса уплаты налогов и применяют к нему штрафные санкции при необходимости. 

Именно компании нужно доказывать, что её выплата физлицу подпадает под перечень необлагаемых доходов, как это происходит с самозанятыми, либо не превышен лимит при определении ставки НДФЛ. Если это удается сделать, решение выносят в пользу бизнеса, если нет — то наоборот.

Автоматизированные платформы позволяют быстро собрать нужные для защиты документы, поскольку они обеспечивают:

● сбор и хранение всех подтверждающих документов по работе с самозанятыми в единой базе;
● автоматическое формирование и отправку актов и счетов;
● отслеживание уплаты налогов;
● доступ к полному пакету документов в режиме реального времени.

С ритейла снимается обязательство вручную управлять десятками или сотнями документов по каждому исполнителю: всё оформляется автоматически, юридически корректно и доступно для проверки в любое время. 

Также появляется необходимый порядок в структуре хранения информации сообразно бизнес-логике. Например, самозанятые разделены на потоки белых и синих воротничков, либо по направлениям, что позволяет корректнее формировать бюджет и рассчитывать показатели эффективности по отделам, оперативно предоставлять документы в налоговую и суд, приходя к положительному для себя результату.

---

Читайте также: Как «Заработай» справляется с гибкими объемами потребности в подработчиках для fashion-ритейла

---

Причина 4. Работа в пиковые периоды

Сезонность в ритейле особенно остро проявляется в периоды праздников, акций и квартальных закрытий. В такие моменты компании сталкиваются с необходимостью мгновенного масштабирования ресурсов — нанимать десятки или сотни временных сборщиков, курьеров, упаковщиков и других исполнителей. Главная сложность здесь — онбординг.

Платформы позволяют ввести в курс дела по формальным вопросам людей буквально за 15 минут: исполнитель загружает документы, делает фото с паспортом, подтверждает статус самозанятого, и после быстрой верификации может приступить к выполнению заданий. Среднее время проверки документов — около 2,5 минут благодаря технологии распознавания и автоматическому сопоставлению данных.

Такая скорость критична в пиковые дни, когда нужно быстро подписать договоры, NDA и другие документы с десятками исполнителей, чтобы те на следующий день или даже ночью перед началом пикового сезона выходили на работу. 

Использование систем по автоматизации работы с исполнителями позволяет избежать необходимости расширения штата офиса и справляться текущими силами. Также в лице таких сервисов появляется адекватная альтернатива работе с агентствами, которые обычно привлекаются для временного расширения штата, но с ними есть свои сложности. HR-платформа позволяет выстроить параллельную структуру: компания будет общаться с самозанятыми и исполнителями-физлицами напрямую, но все формальности решая через партнера. 

Эти четыре причины показывают, что сегодня для ритейла автоматизация работы с самозанятыми — не просто удобство, а базовое условие устойчивости. Она решает сразу три задачи: снижает операционную нагрузку на команды, помогает соответствовать требованиям регулятора и обеспечивает скорость — как в выплатах, так и в масштабировании. Особенно это критично в пиковые периоды, когда нужно быстро подключать десятки исполнителей. Без автоматизации бизнес рискует проиграть конкуренцию за людей, систематически получать штрафы или утонуть в рутине. В 2025 году выигрывают те, кто вкладывается не в ручное управление, а в прозрачные и гибкие процессы.

Андрей Рыженков, 
директор по развитию ReStaff.

Для NEW RETAIL