Как делать ИТ-проекты кратно дешевле? Советы НЕ для всех

@Freepic


Рассказывает Роман Леонтьев, руководитель отраслевого решения ERP4FOOD. 

Из открытых источников известно, что на сегодняшний день в России насчитывается порядка 3500 предприятий FMCG. По нашим наблюдениям условно их можно поделить их на два сегмента:

• Топ-500

У этой категории предприятий гигиенический уровень автоматизации уже закрыт, (иначе с обработкой таких массивов данных не справиться), и они двигаются в сторону развития своих ИТ-систем.

• Остальные 3000

Эти предприятия тоже идут в сторону автоматизации. Медленно, болезненно, затратно, но идут*. Как минимум, многие требования внешних контролеров без нее невозможны. И даже при этом все еще есть довольно много компаний, которые ведут весь оперативный учет в бумажных журналах или в Excel, (что делает его вовсе не оперативным).

*В этом сегменте разбег уровней автоматизации огромен, да и грань с Топ-500 тоже весьма условна. В статье мы будем говорить про наиболее распространенные ситуации, с которыми сталкиваемся в своей практике.

Говорить о том, что автоматизация несет пользу бизнесу и как она это делает – не цель этой статьи. Цель – разобраться, как сделать автоматизацию доступной большинству предприятий, а не только мастодонтам отрасли.

Для этого ответим на три вопроса:

1. Почему у малых и средних предприятий автоматизация проходит так тяжело?
2. В каких случаях «дорого и долго» – это единственный вариант?
3. Как делать проекты быстрее и выгоднее? (Выделим три ключевых фактора).

Начнем с первого.

Почему у малых и средних предприятий автоматизация проходит так тяжело?

Чтобы разобраться, нужно понять, чем предприятия малого и среднего сегментов отличаются от предприятий из Топ-500 – у них же с автоматизацией все в порядке. 

Мы выделили 4 особенности:

1. Нет ИТ отдела с профессиональным менеджментом.

Одно дело, когда на предприятии есть профессиональный ИТ менеджер, который знает, как делать такие проекты. И совсем другое, когда его нет. В сегменте за рамками Топ-500 ИТ-отдел зачастую просто поддерживает работоспособность системы, но не занимается ее модернизацией в силу отсутствия необходимых компетенций.

Какую BI-систему выбрать: топ-3 отечественных решений

2. Нет успешного опыта реализации ИТ-проектов.

Это когда понимание, что делать надо – есть, и попытки предпринимаются, а вот успешностью начинаний проблемы. Под успешно завершенным мы понимаем проект, когда на выходе мы пришли именно к тому, к чему хотели прийти. Когда мы хотели сделать одно, получили совершенно другое, но как-то это теперь используем – это не успех.

3. Недостаточно компетенций у руководителей по внедрению ИТ проектов.

Здесь речь идет о функциональных заказчиках. Если, например, мы автоматизируем учет на производстве, должен быть начальник производства, который и административно, и организационно будет лидировать проект от старта до финиша. Но на практике такое встречается не часто.

4. Нет 20-30 млн., чтобы все эти пробелы закрыть деньгами.

Если три первых риска сработали, но у предприятия есть деньги, проблема решаема - недостающие ресурсы и компетенции можно купить. Но денег почти всегда нет. А проекты делать надо. И получается замкнутый круг, с которым мы сталкиваемся почти каждый день.

Получается, что ключевая проблема – это деньги. И что теперь, малому и среднему бизнесу не автоматизироваться совсем? Или все-таки можно делать проекты автоматизации учета кратно дешевле? (Именно КРАТНО, потому что сокращение стоимости на пару-тройку миллионов в данном случае вообще погоды не сделают).

Ответ: можно. Но не всем. Даже далеко не всем.


@Freepic

В каких случаях «дорого и долго» – это единственный вариант?

1. Задачу невозможно локализовать.

Если мы говорим об изменениях, которые касаются всего предприятия, будьте готовы потратить много месяцев и миллионов. По-другому не получится. Например, если это смена старой УПП на новую ERP (перенос ВСЕГО, что было нажито непосильным трудом, на новую платформу). 

Если задачу можно локализовать, то можно говорить о кратном уменьшении стоимости проекта.

2. Предприятие не готово меняться/перестраивать процессы.

В рамках каждого первого проекта мы сталкиваемся с тем, что есть устоявшиеся процессы, которые предприятие или готово менять, или нет. Крупные предприятия чаще всего не готовы и выбирают путь доработок существующего ПО под себя. А чем больше доработок, тем больше стоимость и длительность проекта. Если и вы не считаете вариант подстройки своих процессов под готовый функционал, то история с сокращением бюджета и сроков – не про вас.

3. Решаются нестандартные для отрасли задачи.

Пример: если у предприятия организован не классический высокооборачиваемый склад с продукцией с низким сроком годности, а гравитационный. Такие особенности вряд ли реализованы в типовых ПО (даже отраслевой направленности) и требуют индивидуального подхода. А это, как мы уже разобрали выше – время и деньги. 

Если вы не узнали себя в трех вышеперечисленных категориях, значит оптимизация затрат – это вполне реалистичный для вас сценарий. Разберем, что для этого нужно.

Как делать проекты быстрее и выгоднее?

1. Найти замотивированного на результат функционального заказчика.

Когда мы говорим про оптимизацию бюджетов, мы всегда ориентируемся на конкретного человека, который организует работу внутри предприятия и протащит эти изменения. При этом такой человек не просто должен быть, а он должен быть замотивирован на результат. В противном случае движения вперед не будет. 

Со стороны интегратора мы предпочитаем отказываться от таких клиентов, потому что изначально не верим в успех. Нет функционального заказчика – либо готовьте деньги, либо не ждите результатов.

---

Читайте также: Классификация данных: искусственный интеллект, нейросети и высокие технологии на службе бизнес-аналитики

---

2. Приобрести успешный опыт внедрения на локальном проекте.

Сокращать стоимость проекта можно, если выполнять часть работ по проекту самостоятельно, (как технических, так и организационных). Но это невозможно, если у вас нет собственного успешного опыта реализации проектов. Поэтому ваша первая задача – обзавестись необходимыми компетенциями внутри предприятия. Лучший способ ее решения – это взяться за маленькую задачу и решить ее (получить ощутимый, пусть и не грандиозный результат). Таким образом вы поймете, как делаются ИТ проекты, и потом сможете эту историю масштабировать, только уже кратно выгоднее, не переплачивая интегратору за то, что можете сделать сами.

3. Уменьшить технологическую сложность решения.

Если мы изобретаем велосипед, речи об удешевлении идти не может. Приступая к таким проектам, ищите решение, которое уже неоднократно проверено и обкатано в «бою», а также предусматривает перспективу развития системы, (чтобы потом не городить целый парк систем). 

Идеально, чтобы решение для автоматизации разных областей учета на предприятии было реализовано в одной технологии. Тогда штат из нескольких ИТ-специалистов сможет справиться с ее поддержкой и избежать лишних затрат.

Роман Леонтьев, 
руководитель отраслевого решения ERP4FOOD.

Для NEW RETAIL