Как внедрить систему управления данными о товарах — ключевые этапы

Рассказывает Евгений Егоров, менеджер по digital-маркетингу Axenix.

Объем рынка онлайн-торговли в прошлом году увеличился на 38% до 5,7 трлн рублей. При этом количество заказов выросло на 65%, говорится в отчете Data Insight. Сопоставимые темпы роста аналитики ожидают и в 2023 году. Доля e-commerce ежегодно растет и уже достигла 15% от общего объема продаж. Игнорировать этот тренд невозможно.

Производители товаров и офлайн-ритейлеры запускают собственные онлайн-продажи, а также начинают сотрудничать с различными площадками — маркетплейсами, сервисами доставки, интернет-магазинами. Обмен данными с внешними партнерами нередко становится настоящим вызовом для компаний. 

Например, каждая площадка выдвигает свои требования к данным — к их формату, размеру, названию и наличию атрибутов. Сотрудникам поставщика приходится тратить время на систематизацию данных вручную, что может приводить к ошибкам и затягиванию сроков запуска продаж. Каждый день отсрочки — упущенная прибыль.

Чем больше SKU в портфеле компании и чем больше внешних партнеров, тем острее стоит проблема эффективного управления данными о товарах. И тем выше потребность в автоматизации этого процесса.

Что такое PIM-система и как ее внедрить

Для работы с данными есть разные решения. Например, в системах MDM (Master Data Management) хранится вся основная бизнес-информация, включая всю номенклатуру продуктов. Но именно автоматизировать управление данными о товарах помогают PIM-системы (Product Information Management). В них содержится исчерпывающая информация о каждом товаре — текстовое описание, характеристики, иллюстрации, маркетинговые материалы. Этим PIM отличаются от решений класса MDM.

Один из ключевых модулей PIM-системы — это модуль дистрибуции. Он трансформирует имеющиеся в каталоге данные о товаре в тот формат и ту форму, которые запрашивает партнер. Этот функционал упрощает и ускоряет подготовку к запуску продаж новой продукции на онлайн-полке.

Внедрение PIM-системы можно разделить на 5 этапов.

1. Определить «владельца» системы

Product owner (владелец продукта) — это специалист, отвечающий за развитие ИТ-решения. Он составляет и реализует дорожную карту, общается с пользователями и выявляет узкие места, работает над их устранением, координирует работу по доработке и расширению функциональности. Чаще всего PIM-систему курирует сотрудник отдела e-commerce. 

2. Поставить бизнес-задачу

Можно выделить четыре основные задачи, которые решает PIM-система. 

● Первая — централизация продуктового контента в едином хранилище, доступ к которому могут иметь все вовлеченные в процесс сотрудники.

● Вторая задача — дистрибуция продуктового контента по разным каналам. Это ускоряет запуск продаж новых продуктов.

● Третья задача — анализ и устранение узких мест в процессе создания и обогащения продуктового контента. Это помогает улучшить внутренние процессы управления данными и повысить производительность команды.

● Четвертая задача актуальна для оптовых компаний и производителей, которые хотят создать собственный маркетплейс для дистрибьюторов. Интеграция продуктовой витрины с PIM-системой позволит эффективнее управлять карточками товаров. Делать это через систему управления сайтом трудозатратно и менее удобно.



3. Определить необходимый функционал и выбрать поставщика решения

От бизнес-задачи зависит выбор конкретного решения и его функций. Например, если самое главное — создать единое хранилище данных о товарах, то подойдет большинство имеющихся на рынке решений. Если важно наладить дистрибуцию данных, то нужно сравнить возможности PIM по интеграции с другими системами компании и партнеров.

На российском рынке сегодня представлены четыре PIM-системы — Brandquad, CompoPIM, Pimcore, Akeneo. Две последние — это решения европейских поставщиков, у которых есть официальные дистрибьюторы в России. У всех четырех решений схожие базовые функции, но есть особенности, которые важно учитывать при выборе.

● Вписать новую систему в ИТ-ландшафт компании

На этом этапе нужно проанализировать нюансы ИТ-архитектуры и решить, каким образом встроить в нее PIM-систему. Возможно, придется внести изменения в бизнес-процессы компании. Например, расширить функциональные обязанности одной из существующих ролей или встроить развитие системы в дорожную карту развития команды ИТ.

Обычно первоисточником данных о товарах выступает MDM или ERP (Enterprise Resource Planning — система планирования ресурсов предприятия). Важно, чтобы была техническая возможность интеграции нового решения с этой базовой системой. То есть необходимо продумать, как именно информация о продукте будет поступать в PIM-систему из первоисточника данных. Если интеграция невозможна, то стоит проанализировать, насколько усложнится процесс работы в PIM.

В крупных компаниях распространена практика, когда реализацией проектов по внедрению PIM-системы занимаются два подрядчика — системный интегратор или вендор решения, отвечающий за техническую сторону, и консалтинговая компания, которая берет на себя функции по адаптации системы к бизнес-процессам компании. Внешние эксперты помогают избежать лишних расходов на ненужные для бизнеса функции и оптимально использовать выделенный бюджет, настраивают необходимые интеграции и интерфейс системы, обеспечивают бесшовный переход на новый процесс.

● Проработать риски и построить план развития системы

Пожалуй, ключевым риском на сегодня является возможность прекращения работы международного вендора в России. Кроме этого, стоит соотнести планы по развитию бизнеса с возможностями выбранной PIM-системы: если компания намерена выходить в другие страны, то и там должна быть возможность использовать все необходимые инструменты. Важно понимать дорожную карту развития решения с точки зрения новых функций: сможет ли оно закрыть потребности компании в будущем.

Стоимость лицензии и расходы на реализацию проекта зависят от выбранной функциональности. Сначала мы всегда рекомендуем выбрать минимально необходимый набор функций, который покроет 80% запросов компании. Это поможет быстрее запустить систему, начать в ней работать, получить и оценить эффект. А далее можно расширять функциональность — подключить новые каналы дистрибуции, добавить функциональность для отслеживания качества и наполненности контента в карточке и т.д.

---

Читайте также: Стратегия для DIY: что учитывать при развитии бизнеса в 2023 году

---

В итоге, ключевыми результатами внедрения PIM-системы могут быть:
 
➢ Оптимизация FTE. Сотрудники тратят меньше времени на ручной труд, занимаясь более важными для достижения бизнес-показателей задачами. В долгосрочной перспективе это поможет оптимизировать бюджет штата отдела маркетинга.

➢ Устранение рисков. Исключается вероятность человеческой ошибки, которая ведет к репутационным потерям (например, ошибки в названии продукта или использование неправильного макета).

➢ Ускорение time to market — времени вывода продукта на рынок. Все заинтересованные лица (подрядчики, партнеры, внутренние подразделения) имеют быстрый доступ к любой важной информации о продукте и могут ее мгновенно использовать.

Бурное развитие e-commerce — не единственная причина повысить эффективность работы с данными о товарах. Многие компании перекраивают свой ИТ-ландшафт, меняя базовые и второстепенные системы иностранных поставщиков на локальные решения. И это подходящий момент для внедрения PIM-системы и ее гармоничного встраивания в экосистему решений по работе с данными.  

Евгений Егоров, 
менеджер по digital-маркетингу Axenix.

Для NEW RETAIL