Пошаговый чек-лист для перехода на онлайн-кассы

По данным ФНС, порядка полумиллиона касс уже работают по новым правилам. Однако до 1 июля 2017 года предстоит вывести в режим online еще столько же ККТ. Что нужно сделать, чтобы подготовить свой бизнес к изменившимся условиям торговли? 

График перехода на онлайн-передачу данных с ККТ такой:

• с 1 июля 2017 г. вся ранее зарегистрированная кассовая техника должна соответствовать ФЗ-54 и работать по новым правилам, но от этой обязанности пока освобождены плательщики ЕНВД (Единый налог на вмененный доход), ПСН (патентная система налогообложения), а также предприниматели и предприятия, оказывающие услуги населению;
  
  
• с 1 июля 2018 г. работа с онлайн-кассами затрагивает в том числе ЕНВД, ПСН и сферу услуг.

При этом есть исключения для предпринимателей, которые занимаются оказанием ряда бытовых услуг (ремонт обуви, изготовление ключей и другие отдельные виды деятельности), продажей на выставках и ярмарках выходного дня. Они освобождены от использования касс. Список исключений подробно изложен в статье 2 того же ФЗ-54.

Отдельное внимание особенностям применения касс нужно обратить также бизнесу, работающему в труднодоступных и малонаселенных местностях. В различных субъектах приняты законодательные акты, разрешающие на отдельных территориях работать без обязательной передачи данных с ККТ операторам фискальных данных. В каждом регионе свой список таких местностей.

Изучите новые термины и сокращения, используемые в теме онлайн-касс.

Онлайн-касса –  это кассовый аппарат, который соответствует новым требованиям. 

Работает онлайн-касса так. После совершения покупки покупателем, касса создает транзакцию и направляет ее в фискальный накопитель. Фискальный накопитель сохраняет чек, подписывает его фискальным признаком и отправляет данные на сервера ОФД. Он создает ответный фискальный признак, который высылает обратно ККТ и передает данные о расчетах в налоговую. Вся цепочка действий занимает несколько секунд. После этого покупатель получает бумажный и электронный чек (присылается на электронную почту или абонентский номер). Эти чеки содержат QR-код и ссылку, которые покупатель может использовать для проверки чека.

ОФД – оператор фискальных данных. Это специализированная компания, которая уполномочена принимать данные с кассового аппарата, хранить их и передавать налоговикам. У ОФД обязательно должна быть лицензия от ФСТЭК и Роскомнадзора. Потому что именно ОФД отвечает за сохранность и конфиденциальности данных, полученных с кассового аппарата. 

 

КЭП – это усиленная квалифицированная электронная подпись. Она нужна для регистрации кассы в личном кабинете ФНС и для подписания договора с ОФД. 

Фискальный накопитель – устройство, предназначенное для шифрования, защиты и передачи фискальных данных. Фискальный накопитель хранит в некорректируемом виде сведения о расчетах, которые проводит ККТ, и передают информацию на ККТ, которая, в свою очередь, отправляет информацию в ФНС. Фискальный накопитель является более современным и многофункциональным аналогом электронной кассовой ленты защищенной (ЭКЛЗ).

Не забывайте, что в цепочке передачи данных с кассы в ФНС обязательным звеном является ОФД, и вся информация, которая передается налоговикам, зашифрована. 

Кроме того, что КЭП нужна для регистрации аппарата в ФНС и заключения договора с ОФД, она будет использоваться для электронного документооборота с оператором.

КЭП должна быть выпущена либо на руководителя организации, либо на лицо, имеющее право подписывать документы без доверенности (согласно данным ЕГРЮЛ).

Некоторые ОФД предлагают услугу получения квалифицированных электронных подписей вместе с основной услугой.

Перед началом работы с онлайн-кассами надо заключить договор с одним из ОФД. Всего их десять. Перед тем, как подключиться к ОФД, подумайте над условиями, которые предлагает оператор.

• Есть ли у оператора лицензия от ФСТЭК и Роскомнадзора;
  
  
• Какие возможности личного кабинета ОФД;
  
  
• Как синхронизируется документооборот с автоматизированными системами учета;
  
  
• Какие дополнительные услуги дает ОФД (КЭП и т.д.)
  
  
• Какие тарифы на SMS-отправку чеков и email (отправка SMS и Email обязательна по требованию покупателя);
  
  
• Какие инструменты анализа торговых операций;
  
  
• Есть ли возможность заключить договор на срок меньше года, на месяцы и дни;
  
  
• Какие возможности добавления разных касс и можно ли для них выбирать отдельные тарифы.

        

Средняя рыночная стоимость годового обслуживания у разных операторов примерно одинакова и составляет около 3000 рублей в год за каждый кассовый аппарат.  Добросовестные операторы уточняют, что началом действия тарифного плана (и отсчета для взимания средств) считается дата первого чека. 

Как правило, подключение к ОФД осуществляется без визита к оператору. Достаточно 

зайти на сайт, выбрать один из предлагаемых тарифов и присоединиться к стандартному договору-оферте. 

Многие из современных кассовых аппаратов можно модернизировать до уровня требований 54-ФЗ.  

Узнать о возможности модернизировать ККТ можно, поискав нужную модель кассы на портале ФНС «Новый порядок применения ККТ» в разделе «Проверить ККТ», или в блоке «Возможность модернизации вашей ККТ».

Какая организация уполномочена модернизировать ККТ, можно узнать у производителя кассы. Или спросить у себя в налоговой инспекции.  Если модель кассы модернизировать нельзя, то ее нужно снять с учета. И купить технику, которая соответствует новым требованиям. 

 

Кассовый аппарат необходимо настроить на работу с ОФД и зарегистрировать. И это главное. Процесс регистрации выглядит таким образом:

• Сначала в ФНС получить регистрационный номер ККТ, введя необходимые данные в Личном кабинете ФНС.
  
  
• Указать этот номер и другие настройки в кассовом аппарате. Потом сформировать отчет о фискализации ККТ, который надо снова передать в ФНС (указать в Личном кабинете ФНС) и получить карту о регистрации ККТ.
  
  
•  Затем нужно завершить процесс регистрации в Личном кабинете ФНС с использованием данных карты, а кассу – добавить в Личный кабинет ОФД.

Лишь после этого вы сможете полноценно работать с онлайн-кассой. Однако во избежание лишних проблем, не забывайте следовать инструкциям и видео по работе с ОФД и онлайн-кассами на сайтах операторов фискальных данных и производителей кассовой техники.

КАКОЕ НАРУШЕНИЕ ДОПУСТИЛИ КОМПАНИЯ И ИП	ДЛЯ КОМПАНИИ	ДЛЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ	ДЛЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ КОМПАНИИ
Не применяют кассовый аппарат	от 75 до 100% суммы расчета, но не менее 30 000 рублей	от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 рублей	от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 рублей
Повторно не применили ККТ (если сумма расчетов без кассовых чеков составила 1 000 000 рублей и более)	Приостановка деятельности до 90 суток	Приостановка деятельности до 90 суток	Дисквалификация на срок до одного года до двух лет
Применяют ККТ, не отвечающую требованиям Федерального закона № 54-ФЗ. Или нарушили правила ее регистрации (сроки, порядок)	Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей	Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей	Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей
Не представили по требованию инспекции документы по кассе	Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей	Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей	Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей
Не выдали покупателю чек или бланк строгой отчетности	Предупреждение или штраф 10 000 рублей	Предупреждение или штраф 2000 рублей	Предупреждение или штраф 2000 рублей
Подали недостоверные сведения, чтобы получить разрешение на обработку фискальных данных	Штраф от 200 000 до 300 000 рублей	Штраф от 20 000 до 30 000 рублей	Штраф от 20 000 до 30 000 рублей

 Алексей Баров,