6 ошибок, из-за которых компании теряют деньги при закупке продуктов и товаров в магазинах

C каждым годом объем корпоративных закупок растет — так, по исследованиям BusinesStat, спрос на канцелярию и снеки в компаниях сократился лишь во время самоизоляции в 2020 году, а затем снова пошел в гору.

При этом, сложная экономическая ситуация заставляет максимально сокращать расходы. Какие ошибки при закупках продуктов и товаров приводят компании к потере денег, и как их можно избежать — рассказал Григорий Ильин, CEO PR-агентства «Глагол». 

На что тратятся деньги при корпоративных закупках

Из канцелярских товаров чаще всего закупают ручки, бумагу для принтера, самокопировальные бланки, тетради и карандаши. Из продуктов: в IT-отрасли предпочитают сладости, соки и газировку, творожные сырки, шоколадные батончики; в медицинских учреждениях — маслины, сыр, колбасу, рыбу, паштет; в образовательных организациях — овощи и фрукты, крупы, печенье, сыр, чай; в телекоме — воду, соки, мороженое; в агрегаторах такси — чай, кофе, молоко, готовые завтраки, фрукты.

По данным «Яндекса», 96% работодателей и 87% сотрудников отмечают важность корпоративного питания. Это значительно увеличивает лояльность компании и позволяет сотрудникам более эффективно распоряжаться временем, не тратя его на поход в кафе или приготовление еды дома. К тому же, проверенный поставщик еды гарантирует ее качество. 

Если подсчитать расходы необходимых канцелярских товаров и продуктов в офисе, то получится примерно такая картина.

ВсеИнструменты.ру: россияне в первом полугодии чаще всего покупали офисные товары и складское оборудование

Канцелярские товары:

● Шариковой ручки хватает приблизительно на месяц. При этом, лучше, чтобы у сотрудника было 2 ручки — основная и запасная, если основная вдруг кончится или потеряется.

● В органайзере или блоке для записей около 250 листов. Если сотрудник активно пользуется им каждый день, записывая задачи и участвуя в совещаниях, такого блока хватит на 1-2 месяца.

● В упаковке бумаги для принтера 500 листов. При использовании 3-5 листов каждый день, один сотрудник израсходует за месяц от 60 до 100 листов. Умножаем это на число сотрудников и получаем необходимое количество пачек в месяц.

● Упаковка файлов состоит из 100 штук. Сейчас компании все реже обмениваются бумажными документами, но все равно стоит иметь в офисе запас файлов.

● В коробке скоб для степлера содержится 1000 штук. Если вы используете степлер постоянно, то вам надолго хватит одной коробки на 10 сотрудников. Соответственно, при большем количестве сотрудников нужно закупать больше коробок скоб.

● Картридж для принтера служит, в среднем, от 2 месяцев до полугода при ежедневном использовании.

Продукты: 

● Вода расходуется в среднем по 5 бутылей (19 л) в месяц на небольшой офис из 30 человек.

● В среднем, каждый сотрудник выпивает по 2 чашки кофе в день — то есть, около 40 в месяц. 1 кг зернового кофе — это примерно 100 чашек. Зная количество сотрудников, можно определить нужный объем кофе в месяц.

● Упаковка пакетированного чая содержит 25 пакетиков. Если сотрудник по 2-3 раза в день пьет чай, одной упаковки для него не хватит и на месяц.

● Если сотрудники пользуются одноразовыми стаканчиками для кулера, каждый из них, в среднем, будет расходовать по 3 стаканчика в день. Упаковка состоит из 50 стаканчиков.

К этому нужно прибавить дополнительные закупки, которые формируются из интересов сотрудников: сахар, овощи и фрукты, сладости и т.д.


Фото: Freepic

Какие ошибки совершают компании при закупке товаров и продуктов

Сегодняшнюю ситуацию на рынке сложно назвать стабильной, поэтому всем компаниям приходится думать, как сократить необходимые затраты. При этом хочется сохранить качество товаров, чтобы не вызвать недовольства среди сотрудников. Очевидно, что старые принципы закупок, которые работали еще пару лет назад, уже не подходят. 

Мы выделили шесть ошибок, которые приводят к неразумным тратам при закупке необходимых товаров.

1. «Верность» одним и тем же подрядчикам

Годами закупать продукцию у одних и тех же подрядчиков — это удобно. У компании могут сложиться доверительные отношения с конкретными подрядчиками, и кажется, что искать новых — долго, к тому же, не факт, что сотрудникам понравится качество продукции. Но такие рассуждения загоняют компании в ловушку — за прошедшие несколько лет на рынке появилось множество подрядчиков, которые предоставляют выгодные условия. Если сравнить все предложения, то у других поставщиков вполне можно найти аналогичные товары за более низкую цену.  

Не стоит полностью отказываться от поиска новых подрядчиков. Рассылка писем с просьбой прислать КП не займет много времени, а для оценки качества можно пригласить менеджера поставщика, чтобы он продемонстрировал продукцию. 

2. Отсутствие контакта с поставщиком

Продажи — это, прежде всего, дипломатия. Сходу соглашаясь на выставленные поставщиком цены, компания ограничивает себя в тратах. Если проявить чуть больше гибкости при переговорах, можно найти для себя более выгодные условия. Например, компания заключает договор на долгий срок, но закрепляет цены на одном уровне. Или закупает сразу большой объем товара, но со скидкой. 

Можно попросить особые условия, если вы довольно долго сотрудничаете с конкретным поставщиком — он не захочет терять постоянного клиента. Или, может, вы тоже предложите поставщику какую-либо услугу в обмен на скидку. Условия должны быть выгодными для всех — и для поставщика, и для самой компании.

3. Консервативный подход к закупкам

Спрос на необходимые товары в офисе постоянно меняется. Так, например, в связи с более осознанным отношением к здоровью, сотрудники чаще пьют воду и сокращают потребление кофе. У некоторых специалистов отпадает потребность в использовании ручек и органайзеров — например, если несколько лет назад дизайнеры рисовали наброски макетов на бумаге, то сейчас им проще взять планшет и стилус. А во многих IT-компаниях и большинство задач фиксируются в электронном виде.

Нужно следить за современными трендами и учитывать это при закупках. Так, например, тренд на здоровое питание может привести к спаду спроса на сладости и росту интереса к фруктам и овощам.

4. Отсутствие подсчетов и планирования

Если у сотрудников внезапно закончилась бумага для принтера или кофе на кухне, а следующая закупка по плану нескоро, нужно будет срочно искать поставщиков, которые смогут оперативно решить проблему. Понятно, что за срочность придется платить. А если такая ситуация повторяется постоянно — это повод задуматься.

Закупки, как и любые другие бизнес-процессы, требуют строгих подсчетов и планирования. Необходимо знать, как часто заканчиваются те или иные товары и продукты, регулярно следить за их количеством и формировать заказ на закупку, когда запасы истощаются. Фиксировать это могут и сами сотрудники (если компания небольшая), и руководители подразделений, и специальный менеджер (в крупных организациях).

---

Читайте также: Нескоро в школу: как продавцам школьных товаров поддерживать бизнес вне сезона

---

5. Нерациональные закупки

Некоторые руководители следуют принципу «закупить всего и побольше», чтобы точно не столкнуться с дефицитом. В итоге продукты портятся, а запасы канцтоваров и сувениров занимают целое помещение. 

Если нет возможности подсчитать количество нужных товаров и продуктов или в моменте сократить объем закупок, нужно найти более рациональный подход. Например, заменить скоропортящиеся продукты теми, которые хранятся дольше — сухофруктами, орехами, сухим молоком, злаковыми батончиками. Вместо датированных ежедневников стоит покупать недатированные, а из списка сувениров исключить календари.

6. Отказ от современных технологий

Существуют специальные сервисы-агрегаторы поставщиков, где можно посмотреть наиболее выгодные по ценам, ассортименту и логистике предложения. Электронный документооборот позволяет быстрее оформлять заявки и тратить меньше денег на бумагу и картриджи для принтера. А просмотр всех операций доступен в пару кликов. Можно настроить автоматизацию для сбора заявок на закупку — например, раз в неделю руководителям подразделений будет приходить форма заказа, где можно отметить нужные товары.

В общем, существует множество решений, которые помогают экономить время и находить оптимальные предложения для закупок. Есть смысл потратить несколько часов для изучения этого вопроса и модернизацию своей схемы закупок.

* * *

Если вы хотите снизить расходы компании, советуем просчитать затраты на необходимые закупки — вполне возможно, вы совершаете эти распространенные ошибки. Чтобы сохранить качество закупаемой продукции, важно проанализировать процессы со всех сторон, обновить алгоритмы и сформулировать конкретные требования к закупкам — что, когда и на каких условиях вы хотите покупать. После этого можно думать, на чем есть смысл экономить — на количестве товаров, их составе, логистике, персонале и т.д.

Григорий Ильин, 
CEO PR-агентства «Глагол». 

Для NEW RETAIL