НДФЛ и отчетность в мотивационных программах: зачем автоматизировать этот процесс

@Freepic





Рассказала Елена Филиппова, product owner компании Marketing Solutions.

Почему про НДФЛ редко вспоминают

Ключевая цель мотивационных программ в трейд-маркетинге — поднять продажи, стимулировать более активную и эффективную работу продавцов дилера или дистрибьютора. Чтобы программы были результативными, нужно продумывать массу вопросов, связанных с вовлечением участников.

Когда компания организовывает программы мотивации, ее фокус обычно смещен в сторону того, какие механики будут реализованы для начисления бонусов, насколько просто людям будет участвовать и как участники конвертируют свои бонусы в вознаграждение.

Также остро стоит вопрос персонализации вознаграждения: как позволить участнику получить то, что он хочет. Не предлагать всем сертификаты в условный мебельный магазин, а позволить одному получить сертификат в спа-салон, а другому – на персональное занятие английским.

Далее фокус маркетолога смещается на технические аспекты — например, на доставку вознаграждения. И только в самый последний момент он вспоминает про отчетность и уплату налогов или не вспоминает вовсе, а узнает об этом непосредственно перед запуском программы при подготовке документов. Но организовать оплату НДФЛ и отчетность по программе правильно, в рамках требований закона, за несколько часов или дней невозможно, если нет опыта.

Кроме того, иногда проблема не только в нехватке опыта, но и в отсутствии необходимых положений компании, сертификации, технической инфраструктуры и еще массы нюансов. В итоге –  запуск мотивационной программы рискует заморозиться.

Кто и как платит НДФЛ с вознаграждения

Мотивационные программы производители товаров устраивают для своих дистрибьюторов или дилеров — а не для своих сотрудников. Это усложняет схему уплаты налогов с вознаграждения.

Вознаграждение участники могут получить тремя способами:

● Напрямую от организатора акции.

● От своей компании: организатор передал дилеру или дистрибьютору, а тот уже распределяет вознаграждения по сотрудникам.

● От посредника в лице оператора акции. От компании-поставщика ИТ-решения, которая с помощью своего решения доставляет эти вознаграждения физическим лицам.

По закону тот, кто раздает вознаграждения, обязан платить налог. То есть, если организатор сам доводит вознаграждения до физических лиц, то он же обязан платить НДФЛ. Если же он делегирует это своим дистрибьюторам, дилерам, то НДФЛ платят они. 

Во втором случае есть вероятность нарушений НК РФ, потому что невозможно отследить, действительно ли дистрибьютор или дилер заплатят налог. С этой точки зрения организатору безопаснее самостоятельно платить НДФЛ, однако –  это не так просто сделать.

Требования закона

Процесс отчетности и уплаты налогов связан с обработкой персональных данных участников акции — и, соответственно, со строгим следованием ФЗ-152 «О персональных данных». Это означает, что компания должна соблюдать ряд требований к организации процесса.

Во-первых – требования к программному обеспечению, которое участвует в сборе, хранении и обработке персональных данных. Здесь очень много требований к серверам компании, качеству кода и защите соединений передачи данных. При подготовке инфраструктуры разработчикам обязательно сотрудничать со специалистами в сфере информационной безопасности и привести всю инфраструктуру к их требованиям, особенно в крупной компании.

Во-вторых, у компании должны быть внутренние положения и сертификаты, согласно которым ее сотрудники и внутренние ИТ-системы работают с персональными данными. Это правила, которые нужно довести до сведения всех, кто взаимодействует с персональными данными.

Чтобы соблюсти требования закона, необходимо ввести в оборот большое количество нормативных документов и ознакомить с ними каждого сотрудника под подпись. Сотрудники, которые пользуются ПО для работы с персональными данными, должны понимать, что можно, а что нельзя. Например, нельзя выгрузить из программы таблицу и переслать ее по почте коллеге — это грубое нарушение правил безопасности.

Вдобавок, сотрудники должны понимать, как контролируется соблюдение правил и что будет за их нарушение согласно внутреннему комплаенсу. Если человек зашел в программное обеспечение, получил доступ к анкетам НДФЛ, то бизнес должен видеть, кто зашел, когда зашел и какие действия там выполнил.

Если в компанию придет проверка по факту нарушения ФЗ-152 — например, после хакерской атаки на организацию, то проверка будет выяснять, правильно ли хранили и обрабатывали персональные данные. Поэтому самостоятельная обработка персональных данных накладывает определенную ответственность на бизнес, требует немалых бюджетов и систематического внимания.


@Freepic

Другие сложности с НДФЛ и отчетностью

На всех этапах уплаты НДФЛ с вознаграждения в мотивационных программах есть огромное количество работы с большим объемом данных. Их нужно не просто собрать, но и обработать: например, верифицировать — проверить, что они действительно настоящие, принадлежат конкретному человеку. И это только один из этапов.

Также данные нужно в каком-то виде передать бухгалтерам, чтобы те заплатили налоги за участников мотивационных программ. Здесь снова возникает большой объем точной и сложной работы — за условный месяц компания может выплатить, например, 1000 вознаграждений. С каждой такой транзакции нужно рассчитать НДФЛ.

Все транзакции должны собираться в сводный отчет, где одна строка — это не одна транзакция, а один конкретный человек за конкретный период времени. Нужно видеть, сколько НДФЛ к уплате должно быть начислено. Потом бухгалтерия должна произвести эти выплаты и проследить, чтобы все прошло корректно.

Ручная работа с данными — это долго, сложно и чревато ошибками из-за человеческого фактора. Чем больше участников охватывает мотивационная программа, тем выше потребность в автоматизации процесса.

---

Читайте также: Маленькие ошибки с чеками, которые могут привести к большим проблемам с налоговой

---

Как автоматизировать уплату налогов и отчетность в мотивационных программах

Автоматизировать отчетность и уплату НДФЛ можно с помощью программного обеспечения для мотивационных программ, если в сервисе есть опция по автоматизации сбора, хранения, обработки персональных данных для дальнейшей их уплаты в бюджет. 

Здесь возможны разные варианты:

1. Виджет, который можно интегрировать в программу мотивации, уже существующей в компании. Не нужно менять саму программу, делать какие-то серьезные переработки софта — достаточно просто интегрировать код в личный кабинет.

2. Внешний сайт с бесшовной авторизацией для сбора, хранения и обработки персональных данных. Подходит компаниям, которые опасаются устанавливать виджет. На сайте происходит автоматическая авторизация по данным из софта, в котором пользователь был до этого — никакие дополнительные учетные записи создавать не нужно.

3. Полная автоматизация под ключ, где уже все опции, включая работу с НДФЛ и отчетностью, встроены. Бизнес по модели подписки приобретает доступ к программному обеспечению поставщика услуг и одновременно оператора по обработке персональных данных, впускает туда участников программы, и происходит бесшовный сбор и обработка данных.

Во всех трех случаях сбором, обработкой и хранением персональных данных занимается оператор — поставщик ПО. Не компания и не ее дилеры или дистрибьюторы. Поэтому очень важно правильно выбрать поставщика ПО.

Как выбрать поставщика услуги

Убедитесь, что тот, кто собирает, хранит и обрабатывает данные, независимо от способа, зарегистрирован в реестре операторов персональных данных. Проверить это можно через онлайн-сервис Роскомнадзора.

Также у поставщика услуги должна быть экспертиза по работе с персональными данными. Обратите внимание, подготовлены ли с его стороны обязательные шаблоны.

Во-первых, это согласие на обработку персональных данных для участников программы, где прописано, что конкретный поставщик услуг является оператором персональных данных. Также там должно быть указано, какие именно данные он собирает, для чего, как будет их обрабатывать.

Во-вторых, это шаблоны правил программы мотивации или правил акции, где четко прописано, за что отвечает организатор, а за что отвечает оператор акции или программы в тех или иных ситуациях. Например, организатор отвечает за создание акций и их проведение, а оператор — за доставку призов и выплату НДФЛ, и, соответственно, за хранение и обработку персональных данных.

Налоговый вопрос при разработке мотивационных программ часто остается «на потом», и это может привести к большим проблемам, если компания впервые сталкивается с задачей. Нужно много времени, сил и других ресурсов, чтобы правильно подготовить отчетность, не допустить ошибок при работе с персональными данными. Поэтому процесс стоит автоматизировать — главное, правильно выбрать поставщика услуги. Это поможет бизнесу снизить потенциальные убытки, в том числе из-за нарушения закона.

Елена Филиппова, 
product owner компании Marketing Solutions.

Для NEW RETAIL