0/5

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиям

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиям
время публикации: 10:00  25 апреля 2022 года
С этого года произошли серьезные изменения в правилах работы с электронными документами. Теперь получить подпись юрлица может только руководитель компании. Сотрудникам для возможности подписывать документы понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД), и для этого нужно вносить изменения в процессы документооборота. Зачем переходить на МЧД? Как ее выпустить, и какие процессы здесь можно автоматизировать?
Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиямСафиуллина Зарина, руководитель по развитию направления ЮЗЭДО и платформы TerraLink xDE в компании TerraLink.

С 2022 года изменились правила работы с электронными документами. Получить подпись юрлица может только руководитель компании, а сотрудники получают электронные подписи для физлиц. Такой сертификат содержит только данные о физлице без указания его принадлежности к организации. 

Для юридически значимого документооборота такой подписи недостаточно. Чтобы сотрудники могли подписывать документы от имени владельца компании, потребуется электронная или машиночитаемая доверенность (МЧД).

Это значит, что процессы ЮЗЭДО в компаниях будут меняться. Если поток документов большой, доступ к системам сотрудников разный, как и полномочия, стоит уже сегодня подумать о том, как начать подготовку по введению в документооборот электронных доверенностей. 

Использование МЧД вносит изменения в уже сложившиеся процессы ЭДО, поэтому важно проработать модели, при которых выпуск, проверка, передача доверенности будут синхронизированы с текущими процессами, и обеспечат ответственному сотруднику возможность работать с документами согласно привычной схеме. 

Мы собрали в статье короткий список рекомендаций как организовать работу с МЧД при большом количестве электронных документов, а также рассказали над чем сейчас работает команда интеграционной платформы TerraLink xDE, чтобы автоматизировать работу с МЧД в привычном интерфейсе «одного окна».

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиям


Зачем переходить на МЧД


С начала года вступили в силу поправки в Федеральный закон от 06.04. 2011 № 63-ФЗ, по которым сотрудники могут подписывать документы с помощью сертификата электронной подписи физического лица, в котором нет данных о связи человека с конкретной организацией. Для подтверждения возможности использовать подпись физлица необходима электронная или машиночитаемая доверенность (МЧД).

Предполагается, что новые правила освободят владельца подписи юрлица от рутинной работы, связанной с подписанием электронных документов, хотя это не освободит его от заверения доверенностей. Тем не менее руководитель сможет ограничить использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) сотрудника в пределах полномочий электронной доверенности, что раньше было недоступно. Ему не нужно будет передавать свой токен сотруднику, достаточно просто выдать доверенность, например, только для подписания актов.

В начале апреля 2022 года по результатам рабочего совещания между ФНС и Минцифры была сформирована новая версия формата МЧД, которая описывает структуру документа. Основные изменения коснулись полей, предназначенных для указания сведений из классификатора полномочий. Именно эта версия была опубликована на портале министерства. Также в этом месяце Нотариат присоединился к блокчейн-платформе ФНС по обмену МЧД. Участники рассчитывают, что новая технология сделает оборот доверенностей более эффективным и защищенным и упростит процесс выдачи «цифровой» доверенности. 

Отметим, что компании уже сейчас могут готовиться к обязательному переходу на использование МЧД с 1 января 2023 года. Например, можно обратиться за консалтингом к компаниям-экспертам по ЭДО, в том числе к команде TerraLink xDE. Если пропустить этап подготовки, могут возникнуть сложности, когда применение МЧД станет массовым.

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиям
 

Как выпустить электронную доверенностью и работать с ней


Помимо сформированного формата МЧД, общие требования к электронным доверенностям определяет приказ Минцифры от 18.08.2021 № 858. Именно Он закрепляет формат .XML, который используется для электронных документов при взаимодействии с ФНС, дополнительные требования могут быть от других ГИС. 

Также приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 регулирует сведения, которые могут содержаться в МЧД (наименование и номер, данные о доверителе для физлица или ИП, даты создания метки доверенного времени, срок действия документа, усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), с помощью которой подписали документ и другие).

Каждая МЧД содержит идентификатор — номер, присваиваемый документу в момент его создания. Он уникальный — не повторяется, состоит из набора букв, цифр и других символов (например, тире). Идентификатор позволяет быстро находить доверенность в перечне других документов, хранящихся в учетной системе предприятия. Достаточно указать номер в поисковой строке.

Пример идентификатора МЧД: DOVER_CBR_7702235133_20211102_1.


Основные этапы выпуска машиночитаемой доверенности:


● Доверитель (работодатель) с помощью организации-участника информационного обмена, например, в личном кабинете оператора ЭДО формирует МЧД в формате .XML, в редких случаях — .PDF. Заверяет ее УКЭП.

● Далее через сервис уполномоченной организации файл МЧД отправляется в контролирующий орган — ФНС России. После того как процесс регистрации будет завершён, электронную доверенность можно использовать. 

● Работодатель открывает доступ доверенному лицу к МЧД, и сотрудник компании, обладающий правом подписывать электронный документ, использует электронную подпись для работы со входящими и исходящими электронными документами организации согласно привычному ему процессу.

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиям
 

Какие этапы можно автоматизировать? 


Выпуск МЧД. 

За время работы с ЭДО в компании наверняка уже сложился привычный процесс обработки документов. Например, работа со всеми электронными документами ведется централизовано в учетной системе. В этом случае необходимо выстроить и процесс обработки МЧД по такому же принципу – дать сотруднику возможность работать с ними в едином интерфейсе, и в той же учетной системе формировать, подписывать, отправлять на регистрацию файл МЧД и отслеживать его статус. 

Подписание и отправка исходящих документов с МЧД. 

Возможность автоматического создания документов, в которых уже прописан идентификатор МЧД, избавит сотрудника от необходимости вручную указывать номер электронной доверенности при подготовке документа к отправке. 

Таким образом, при формировании документа, например, в учетной системе, будет автоматически создаваться файл документа, включающий все необходимые данные МЧД в требуемом формате. Этот подход позволит сократить количество ручных операций уполномоченных сотрудников при создании документа, а также минимизировать количество возможных ошибок при копировании номера электронной доверенности.  

Получение входящих документов и проверка корректности МЧД. 

При обработке входящих документов уполномоченный сотрудник обязан быть уверен в корректности полученной электронной доверенности, которая прилагается к документу. Ее проверку он может выполнять, обращаясь каждый раз к сайту ФНС, что добавит в процесс его работы много рутинных операций. 

Вместо работы в одном интерфейсе, потребуется переключение между системой и другими ресурсами проверки. Чтобы обработка входящих документов не отнимала время уполномоченных сотрудников, процесс можно автоматизировать. 

Перед тем, как переходить на машиночитаемые доверенности и выстраивать процессы ЭДО, следует сформировать внутренние регламенты и определить круг сотрудников, которые будут работать по новым правилам, а также их полномочия.

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиям
 

Как подготовить процессы ЭДО к переходу на МЧД


Необходимо учитывать, что переход на МЧД вносит существенные изменения в процесс подготовки документов и сроки их подписания. Стоит заранее перестроить процессы в компании:

● Наладить подписание документов непосредственно сертификатами уполномоченных лиц.

● Закрепить изменение подписантов в локальных нормативных актах организации. 

● Спланировать бюджет под возможное изменение числа сертификатов сотрудников, что особенно важно для организаций с большим количеством сотрудников.

● Проанализировать изменения в решении ЭДО для автоматизации работы с МЧД, и доработать учетные системы до вступления изменений в силу.

Дополнительно отметим, что сформирована рабочая группа, которая рассматривает предложения, поступающие в адрес Минцифры по наполнению классификатора полномочий. Согласно информации от 28 марта 2022 года от Минцифры России, классификатор был сформирован и размещен на Технологическом портале ЕСНСИ. И сейчас можно проработать список полномочий внутри организации, проверить их на соответствие сформированному классификатору, а при необходимости внести свои предложения по его наполнению на рассмотрение в рабочую группу, пока это возможно. 

Классификатор полномочий позволит определять полномочия лица, указанного в доверенности, а также на основании этих данных выполнять и настраивать автоматические проверки электронных доверенностей.

Также дополнительные рекомендации от ФНС ожидаются для работы с электронными доверенностями для неформализованных документов.

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиям
 

Управление машиночитаемыми доверенностями с TerraLink xDE


Планируя работу с электронными доверенностями, важно учитывать многие факторы: быстрое создание доверенности, при необходимости их быстрый перевыпуск или отзыв, передачу файла доверенности вместе с типовым электронным документом, а также синхронизацию логики обмена документами с учетными системами и обеспечение хранения и быстрого поиска МЧД во внутренней системе организации. 

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиямРешение, которое бизнес выбирает для работы с МЧД, должно учитывать все эти требования. Поэтому команда TerraLink xDE по результатам интервью с клиентами и партнерами, разрабатывает функциональность платформы, которая позволит: 

● Создавать и регистрировать МЧД в контролирующем органе непосредственно в интерфейсе учетной системы благодаря настроенной интеграции с сервисами операторов ЭДО;

● Обеспечить хранение сведений о выданных сотрудникам МЧД и автоматическое внесение данных о доверенности в файлы исходящих документов при их формировании и отправке;

● Получать сведения об МЧД (для входящих документов) из информационных систем третьих разработчиков, например, операторов ЭДО, чтобы у сотрудника при работе с документами в интерфейсе системы отображались данные об электронной доверенности, и он мог проверить, что именно этот пользователь на стороне контрагента имел право подписать отправленный документ; 

● Поддерживать отмену или отзыв МЧД, например, когда сотрудник уволился или его полномочия в компании по работе с документами, изменились.
 
Данные изменения уже запланированы в дорожной карте TerraLink xDE и команда разработки продукта работает над их реализацией. Первым этапом стало добавление функционала работы с сертификатами электронной подписи физических лиц. Функционал доступен в текущей версии TerraLink xDE 3.23. Выпуск следующих обновлений запланирован на второе полугодие 2022 года. 




Читайте также: Как защитить документы от несанкционированного доступа?




Выводы


Предполагается, что 2022 год станет переходным периодом в рамках изменений в применении электронной подписи и введения МЧД. В течение всего года можно будет использовать сертификаты ЭП на сотрудников компании без формирования и направления машиночитаемой доверенности. Однако нужно задуматься о заблаговременном перевыпуске сертификатов, формировании доверенности и подготовке всех процессов ЭДО организации. Это позволит протестировать технологию прежде, чем она станет обязательной.
 
Команда TerraLink xDE поможет подготовиться к переходу. Компания будет подписывать и передавать типовые документы, используя МЧД — TerraLink xDE проверять доверенности и электронные подписи.


Свяжитесь с нами, если у вас остались вопросы /вы готовы прейти на МЧД!

Электронная доверенность: как подготовиться к изменениям ФЗ-63 и подписывать документы по новым требованиям


0
 
Реклама на New Retail. Медиакит
Close
Email
Подпишитесь на нашу рассылку и самые интересные материалы будут приходить к вам на почту
Нажимая «Подписаться» вы принимаете условия политики конфиденциальности