Как в логистике избежать непредвиденных затрат с помощью сервисов транспортного электронного документооборота (кейсы)

@Freepic
Генеральный директор СберКорус Виталий Тарасов.

Бизнес-процессы в логистике активно переходят в «цифру». И это не только следование тренду на автоматизацию; сегодня это реальный способ ускорить поставки товаров, сделать логистические процессы прозрачными и контролируемыми, улучшить клиентский сервис. 

Государство также заинтересовано в цифровизации логистики и активно принимает решения, направленные на ускорение этого процесса. Так, с 2022 года организации и предприниматели могут добровольно перейти на электронные перевозочные документы. Однако ожидается, что электронный документооборот в транспортной сфере со временем станет обязательным. 

Однако пока ожидания остаются ожиданиями. Мы же вернёмся в текущую реальность и, в частности, обратимся к существующей судебной практике, чтобы наглядно показать, как электронные транспортные документы способны помочь бизнесу и сотрудникам. 

Каковы преимущества электронных документов над бумажными

Когда мы говорим о бумажных транспортных документах, нередко перед глазами встаёт следующая картина: видавшие виды листы, побывавшие на руках у грузоотправителя, экспедитора, водителя, покупателя. Нередко из-за большого физического объёма документации, усталости от организации транспортировки, долгого пути и ожидания доставки участники грузоперевозок на автомате проставляют подписи, не всегда вчитываясь в содержание. 

При пассажирских перевозках компания отвечает за жизнь и здоровье людей, опасается административной и уголовной ответственности. Потому документы, оформленные на бумаге, как правило, тщательно проверены по несколько раз. Но и тогда может сыграть человеческий фактор — усталость, невнимательность. 

Существуют и другие риски — например, проставление подписей неуполномоченными лицами. Может быть и несогласованная корректировка информации после того, как участники уже поставили подписи на документе.

Что будет, если в транспортные документы закралась ошибка? Ответ прост: необходимо переоформлять все существующие экземпляры документов. 

С электронными документами ситуация кардинально меняется:

1. Ускоряется документооборот. По подсчётам аналитиков сервиса Транспортный ЭДО СберКорус, на оформление электронных документов нужно в 4 раза меньше времени, чем на составление их бумажных аналогов.

2. Ошибки ручного ввода данных сводятся к нулю. Транспортный ЭДО упрощает оформление документов и использует законодательно актуальные шаблоны, а также функции автозаполнения.

3. Все процессы доставки и подписания документа под контролем. Можно в режиме онлайн отслеживать, кто и когда подписал (или обязан подписать) документ. 

4. С ЭДО в логистике не надо тратиться на бумагу и печать. Электронные документы по юридической силе приравнены к бумажным. Хранить их также можно в «цифре». При необходимости электронный документ найти гораздо проще, чем бумажный в каком-нибудь шкафу в затерянной папке. Поэтому подготовка к проверкам надзорных органов также будет проще, ведь все документы под рукой.

Почему важно правильно заполнять транспортные документы (кейсы)

Помимо того, что транспортные документы подтверждают сделку, они же могут послужить для определения ответственности сторон. В постановлении Пленума ВС РФ № 26 от 26 июня 2018 года указывается, что:

1. Если транспортный документ заполнен неправильно или отсутствует, и перевозчик из-за этого понёс убытки (например, его оштрафовали), то грузоотправитель или экспедитор будут обязаны выплатить компенсацию. 

2. Если перевозчик, принимая груз от отправителя, видел, что он неправильно упакован, или что упаковка имеет явные дефекты, но никак не отразил эту информацию в транспортной накладной, то он будет нести ответственность за утрату или порчу груза. При наличии отметок в накладной эта ответственность была бы снята с перевозчика.

3. Наличие экспедиторской расписки позволяет клиенту возложить ответственность за сохранность груза на экспедитора. При отсутствии этого документа риски утраты или порчи транспортируемого товара будут возложены на получателя. 


@Freepic

Риски ручного заполнения документов 

Что произошло
Необычная ситуация произошла в Нижегородской области ( дело № А43-7990/2017). Перевозчик небрежно отнёсся к заполнению транспортной накладной, не указав о себе подробной информации. Всё, что было в документе — это номер машины и реквизиты водителя. 

Что решил суд
В итоге, оказав услугу, он не смог добиться её оплаты, поскольку по документам было неясно, кому именно нужно платить. И даже в суде перевозчику не удалось добиться справедливости. Потери транспортной компании превысили 100 тыс. руб. — это неуплаченная сумма за выполненную работу, расходы на юриста и государственную пошлину. 

Как могло быть 
В 2017 году, когда и произошла эта ситуация, ещё не было электронных перевозочных документов. Пилотный проект с ними стартовал только в 2020 году. Но, будь перевозчик подключен к Транспортному ЭДО, с ним не произошло бы такой ситуации — сервис использует функцию автозаполнения и проверяет, есть ли информация в обязательных полях документа.

Путевые листы на защите трудовых прав водителей

Что произошло
В Хабаровском крае водитель работал на одну компанию по тяжелому графику: его постоянно задерживали после смены, чтобы он дальше занимался перевозками, и «дёргали» в выходные дни ( дело № 2-128/2020). Сверхурочные часы работодатель не оплачивал, и потому сотрудник решил пойти в суд. 

ЭДО и печать: 5 причин, почему принтер не уйдет в прошлое

Что решил суд
Добиться полной компенсации потраченного на работу времени водителю не удалось. Суд не принял в качестве доказательства переписку в WhatsApp с требованием выйти на смену, а также показания свидетелей, которые, по мнению судьи, противоречили друг другу. 

Однако частично добиться справедливости водителю всё же удалось. Факт переработки был зафиксирован в путевых листах, где было указано время начала и окончания рейсов. 

Как могло быть
Электронный документооборот предоставляет водителям доступ к электронным путевым листам в любое время через специальное мобильное приложение. Это удобно не только для подтверждения своего рабочего времени, но и для прохождения проверок со стороны ГИБДД. Достаточно лишь показать сотруднику ГИБДД QR-код на смартфоне, чтобы беспрепятственно продолжить рейс. 

Нетранспортные компании также обязаны заполнять путевые листы

Когда речь идёт о путевых листах, в голову приходят только перевозчики и экспедиторы. Однако на самом деле бизнес, использующий транспорт для собственных нужд, например, для перевозки руководства, также обязан заполнять путевые листы. Об этом банку напомнил Верховный Суд РФ в деле № 31-АД-18-14. 

Что произошло
У банка был автомобиль, на котором водитель перевозил руководство финансовой организации. Путевых листов, можно сказать, и не было. В документах отсутствовали данные о предрейсовых медосмотрах водителя, техосмотрах машины, показаниях одометра. За нарушение банк оштрафовали на 30 000 руб. Финансовая организация считала себя невиновной, указывая на то, что она — не профессиональный перевозчик и не экспедитор, а транспорт использовался только для собственных нужд компании.

Что решил суд
Суд подчеркнул, что оформление путевых листов не является обязанностью только транспортных компаний. Любой бизнес, так или иначе использующий транспорт, обязан оформлять документы по всем правилам действующего законодательства.

Как могло быть
Нетранспортным компаниям бывает тяжело разобраться в требованиях законодательства, связанных с перевозками. Цифровизация логистических процессов, благодаря сервисам транспортного ЭДО, поможет быстрее адаптироваться и научиться с меньшим количеством ошибок заполнять путевые листы и иные документы.

---

Читайте также: Как поставщику встать на полку магазина? (Требования крупнейших сетей)

---

Транспортная накладная может дать расширенные гарантии на груз

Если в транспортной накладной подробно указать информацию о специальной упаковке груза, то в случае её утраты можно будет взыскать компенсацию с перевозчика. Без этих данных упаковка фактически остаётся «бесценной» ( дело № А40-264178/2018). 

Что произошло
Тюменская компания приобрела мебель в обнинской организации. По условиям доставки, чтобы мебель в целости и сохранности прибыла к месту назначения, она перевозилась в обрешётке. Однако вопреки договорённости груз доставили без специальной упаковки, и заказчик обнаружил множество сколов, вмятин и других дефектов на мебели. В связи с этим заказчик потребовал компенсации понесённого им ущерба.

Что решил суд
Суд взыскал компенсацию в пользу заказчика в размере понесённых убытков, а также на расходы юриста и отправку почтовой корреспонденции.

Как могло быть
Если бы в транспортной накладной была указана подробная информация об обрешётке, можно было бы дополнительно взыскать компенсацию за её отсутствие. В электронных транспортных накладных предусмотреть все данные проще — система подсказывает, как заполнять документы, и обращает внимание пользователя на пустые поля.

Цифровизация выгодна для участников бизнес-процессов, связанных с перевозками грузов или пассажиров. Для транспортных компаний это возможность оптимизации затрат на бумагу, снижение количества ошибок при заполнении документов, подстройка под требования законодательства, обеспечение прозрачности рейсов. Для нетранспортных компаний ЭДО выступит своего рода «поддерживающим звеном» — поможет адаптироваться в большом перечне перевозочных документов, упростит взаимодействие с ними. 

Виталий Тарасов, 
Генеральный директор СберКорус.

Для NEW RETAIL