Как Hoff сократил ФОТ за счет неоплаты опозданий и ранних уходов

Чтобы автоматизировать процесс фактического учета рабочего времени персонала «Hoff» остановился на лицевой биометрии, обмануть которую невозможно. Установки только устройств учета недостаточно – требовалось комплексное решение, которое позволяет в режиме онлайн видеть график работы, табель учета рабочего времени и отчеты по посещаемости собственных сотрудников и персонала аутсорсинговых агентств. При запуске проекта «Hoff» смотрел на перспективу и выбирал решение, которое станет базой для автоматического планирования графиков сотрудников (WFM).

Победителем тендера стало решение «Verme», которое включает в себя собственную лицевую биометрию Vermenal, автоматизированное табелирование, учет аутсорсинга и промоутеров, график работы сотрудников внутри системы и онлайн отчеты для руководителей.


Пилотный проект

Руководитель проекта «Hoff» Евстафьева Екатерина рассказывает, что основным критерием выбора терминалов лицевой биометрии была проходимость очереди из 30 сотрудников менее, чем за 5 минут. Решение Verme справлялось с этим в среднем за 4-4.5 минуты.

Пилотный проект проходил в 2 гипермаркетах. За первые 3 месяца пилота расхождение между табелем, по которому ранее проводилась оплата, и табелем из Verme составили около 1% ФОТ.

Первое время возникали проблемы с дисциплиной сотрудников – не все отмечались на приход и уход. Мы понимали, что сотрудникам необходимо время на адаптацию, поэтому только со второго месяца стали выплачивать заработную плату по отметкам – то есть за фактическое отработанное время. После этого процент отмечающихся поднялся до отметки 99-100%.


Пример учета рабочего времени в системе Verme

«Помимо учета рабочего времени наша система в онлайн режиме готовит отчеты для руководителей, которые включали в себя: план и факт бюджетных часов на год, квартал или месяц; соблюдение нормы производственного календаря ТК РФ; укомплектованность штата; нарушения – ранние уходы и опоздания; учет отгулов; количество изменений графика и причины» – комментирует Дмитрий Филимонов, директор проектов «Verme».


Как работает лицевая биометрия

Система представляет собой устройство с сенсорным экраном и ПО, интегрированное с основной системой «Verme». Когда сотрудник приходит на работу или уходит оттуда, он должен подойти к устройству и выбрать на экране пункт «Приход» или «Уход» соответственно. Передача данных происходит по мобильной связи или WiFi. Если отключится свет и пропадет связь, устройство будет работать в офлайн режиме и передаст данные после появления сигнала.


Биометрическое устройство Vermenal

За распознавание лиц сотрудников отвечает обычная и инфракрасная камеры. Убедившись, что это лицо живого человека, а не его изображение на бумаге или в электронном виде, система фиксирует время прибытия и ухода данного сотрудника. Эти показатели автоматически сравниваются с плановым графиком, на основе чего заполняется табель учета рабочего времени.

Помимо собственного персонала в «Hoff» работают сотрудники из разных аутсорсинговых агентств, которых необходимо учитывать в системе. Для этого у Verme есть «Портал аутсорсинга» – решение позволяет запланировать смены внешнего персонала и напрямую отправить запрос в аутсорсинговым агентство. Портал предоставляет право агентствам в режиме онлайн принимать либо не принимать запросы, а также сразу назначать конкретных сотрудников на смены. 

«Hoff» видит в системе, кто конкретно закрывает каждую смену и может просмотреть профиль и информацию по каждому назначенному сотруднику. «Портал аутсорсинга» позволяет на интерфейсном уровне учитывать, контролировать приход внешних сотрудников, формировать на основе плановых смен табель сотрудников и выставлять акты выполненных работ. Отдельного упоминания заслуживает раздел «претензии», который позволяет в режиме реального времени направить жалобу в аутсорсинговое агентство.

---

Читайте также: Verme оптимизирует график работы в «Асконе»

---

Развитие биометрии и шаг к автоматизированному планированию

«Сейчас биометрия установлена во всей сети «Hoff»: 54 магазина, региональные офисы, интернет-магазин. В общей сложности установлено 91 устройство. Экономия ФОТ розничного персонала составляет около 0,45% в год. Поэтому в данный момент к системе биометрии Verme мы подключаем все распределительные склады. Система работает стабильно и не вызывает каких-либо нареканий у сотрудников, а все руководители уже не могут представить себе управление рабочим временем без онлайн отчетов. Планируем продолжать развивать управление графиками работы персонала в сторону полной автоматизации планирования (WFM)» – Татьяна Конева, HR-директор «Hoff».


Пример графика сотрудников в системе Verme


Хотите автоматизировать учет рабочего времени, исключить опоздания и ранние уходы и автоматизировать выход аутсорсинга? Оставьте заявку, и поможем вам стать эффективнее!

Сергей Девицын, коммерческий директор «Verme»

e-mail: s.devitsyn@invent-consult.ru
телефон: 8-910-708-55-86