Как снизить затраты на документооборот с торговыми сетями на 82% c Saby EDI: опыт крупного хлебокомбината

В статье разберем, какие возможности открывает для производителей меняющийся рынок, по каким критериям поставщики выбирают оператора EDI и ЭДО и как крупный производитель хлеба снизил расходы на документооборот с сетями более чем на 80%.

Критерии выбора оператора EDI и ЭДО 

Смена оператора — это расходы для бизнеса, которые в итоге должны стать инвестицией. Поэтому экономический фактор остается одним из ключевых при выборе EDI и ЭДО. Производители делают выбор в пользу оператора с наиболее выгодной ценой за документ и привлекательными условиями внедрения.

Не менее важным критерием является отказоустойчивость. В условиях массовых сбоев и DDoS-атак производители ищут провайдера, который способен обеспечить стабильность канала связи. Собственные ЦОДы, высокий уровень информационной безопасности и защиты данных способны обеспечить только крупнейшие операторы электронного документооборота. 

Важен и простой старт работы с системой — без необходимости переучивать сотрудников. При этом функционал должен облегчать работу операторов и сокращать время обработки заказов.

Постоянные изменения в законодательстве требуют от производителя работы с разными системами: маркировкой, «Меркурием», ЭТрН и другими. Поэтому производители отдают предпочтение решениям, которые закрывают все задачи бизнеса в одном окне. 

Все эти критерии при смене оператора удалось учесть хлебокомбинату «Наше дело». Компания работает более чем с тысячей магазинов по всей России, включая X5 Group, «Магнит» и «Ленту».

Смена провайдера без пауз: бесшовный переход на Saby EDI

«Наше дело» — крупный поставщик хлеба в Иркутской области. Хлебокомбинат поставляет продукцию более чем в 1000 розничных магазинов по всей России.

Для производителя было критично сохранить бесперебойный обмен документами с торговыми сетями при росте объема заказов. Но прошлый оператор не справлялся: высокая цена за документ, технические сбои и медленная реакция поддержки создавали риски и дополнительную нагрузку на бизнес.

Главный страх «Нашего дела» был в том, что придется переучивать сотрудников. Переход хлебокомбината на Saby EDI доказал: смена оператора — не всегда стресс.



Специалисты Saby EDI настроили работу прямо из 1С, а техническая поддержка отвечает оперативно и круглосуточно. 

Благодаря этому хлебокомбинат смог перейти на новое решение без сбоев и лишних затрат времени.

---

Читайте также: Как перевести на КЭДО 18000 сотрудников из 440 городов России: кейс «Детского мира» и Saby Staff

---

Как проходило внедрение

Перед командой Saby EDI стояли три ключевые задачи:

1. Организовать переход на новую EDI-систему без дополнительных затрат на обучение персонала — операторы должны продолжить работать в привычном интерфейсе 1С.

2. Реализовать механизм автоподписания документов. Это особенно важно для ночных и вечерних отгрузок. Например, «Магнит» требует, чтобы документы были подписаны в день приемки товара. Автоматизация позволяет строго соблюдать правила ритейлеров.

3. Минимизировать ручную обработку документов. Это снижает трудозатраты сотрудников и исключает ошибки, связанные с человеческим фактором.

Главное условие «Нашего дела» при смене оператора — максимально сохранить текущие бизнес-процессы в привычной учетной системе. 

Для этого специалисты Saby EDI адаптировали и внедрили модуль внешней обработки 1С (ВО). Он позволяет операторам «Нашего дела» обмениваться документами и данными по заказам непосредственно из учетной системы. 

Кроме того, в модуле ВО можно вести документооборот с контрагентами по ЭДО, ЭТрН, а также обмениваться кадровыми документами. Всё это доступно в одном окне, прямо в интерфейсе 1С.

Также в Saby EDI есть уникальное преимущество: пользовательский форматно-логический контроль (спецпроверка). Такой механизм есть только в Saby: перед отправкой система автоматически проверяет каждый документ на соответствие правилам конкретной торговой сети.

У каждого ритейлера свои требования: где-то нужно указывать код покупателя или штрихкод товара, где-то дата отгрузочного документа должна совпадать с датой приемки. Без проверки такие нюансы легко упустить: документ не пройдет, поставка задержится, а поставщик рискует нарушить договор и получить штраф.

Спецпроверка исключает эти риски. Если оператор допустил ошибку — например, добавил товар, которого нет в заказе, или создал реализацию не из заказа, — система сразу подскажет, что нужно исправить.



Оператор всегда видит статус, какое действие сделать по заказу

● загрузить в 1С;

● утвердить;

● отгрузить;

● обработать расхождение или отправить документ.

Это упрощает и ускоряет процесс: не нужно держать в голове логику каждой торговой сети, система сама подскажет нужное действие.



Ирина Панкратова, главный бухгалтер компании «Наше дело»: «В работе с сетями бывают расхождения, например, кто-то отказался от хлеба, его возвращают. Соответственно, нужно сделать корректирующий документ. Мы автоматически формируем корректировку и отправляем. Все достаточно просто, быстро и экономно. Во-первых, за один год мы сэкономили полмиллиона рублей. Во-вторых, круглосуточная техническая поддержка оперативно решает наши вопросы». 

Подробнее о кейсе «Нашего дела» и волнующих вопросах для отрасли поговорили на вебинаре с ведущими экспертами:

Итоги внедрения Saby EDI

Сейчас с Saby EDI «Наше дело» обрабатывает более 250 тысяч документов от крупных ритейлеров. Всего около 10 операторов комбината успевают обрабатывать до 200 заказов в день, тратя на каждый не более 20 минут. При этом ручной ввод данных полностью исключен, а значит, риск допустить ошибку сводится к нулю. 

Эффект от внедрения отразился и на экономической составляющей компании-поставщика. По информации «Нашего дела», переход на иную платформу для автоматизации поставок снизил издержки более чем на 500 тыс. ₽. 

Монополизация EDI-рынка, на которую уже обратила внимание ФАС после жалобы хлебопеков, не означает, что у поставщиков нет выбора. История «Нашего дела» показывает: смена провайдера возможна, а результатом становится экономия и надежность.

Saby EDI снижает стоимость документооборота в 4 раза, поддерживает работу прямо из 1С и обеспечивает бесперебойный обмен с крупнейшими сетями. 

Это решение, которое разрушает монопольные барьеры и создает реальную конкуренцию.

В итоге выигрывает и бизнес, и покупатель.

Реклама. ООО "КОМПАНИЯ "ТЕНЗОР", ИНН 7605016030

erid: F7NfYUJCUneTTxWiTxqS