Как в AMAZING RED контролируют магазины и оценивают работу сотрудников с помощью платформы CheckOffice

Фото @Amazing Red
Amazing Red — сеть мультибрендовых магазинов, где можно найти одежду, обувь и аксессуары от популярных спортивных брендов: Puma, Asics, Hoca, Nike и других. Сейчас в сети около 100 магазинов по всей России.

О том, как в Amazing Red контролируют магазины и оценивают работу сотрудников, рассказали Валерия Петина — старший операционный менеджер розничной сети, Артем Витковский — администратор магазина и Мария Будкина — специалист по обучению и развитию персонала.

Как в Amazing Red проводили проверки раньше

Раньше в компании проводили проверки двумя способами:

Первый способ. Магазин распечатывал чек-листы из Excel, заполнял их и оцифровал в виде сканов. Это было неудобно: результаты проверок хранились в разных местах, отсутствовала единая структура. 

Второй способ. Магазин заполнял чек-листы только для самопроверки, не передавая результаты в центральный офис. 


Чек-лист проверки пожарной безопасности в Excel 

Все это снижало эффективность работы, поэтому в сети решили перейти к автоматизированному решению — сервису электронных чек-листов CheckOffice.

Чек-листы для ежедневных задач и подготовки к событиям

Чек-листы в Amazing Red разделены на две большие группы:

1. Периодические чек-листы

Например, чек-лист полугодовой инвентаризации или ежедневный чек-лист магазина. В рамках последнего проводят проверку порядка в магазине, правильной развески товара, чистоты в зале, правильного освещения и работы сигнализации при входе.

Артем Витковский, администратор магазина: «CheckOffice — это полезный инструмент как для нас, так и для сотрудников офиса. Он позволяет определить зоны роста, скорректировать направления работы и избежать ошибок». 

Ежедневный чек-лист магазина в CheckOffice

2. Чек-листы под события

Например, чек-лист под проведение Black Friday, который разделен на две части: Promo-preparation и Start. Promo-preparation заполняется за две недели до начала акции. Он нужен для того, чтобы отследить наличие нужного количества вешалок, пакетов, подарочных карт и т.д. 

Вторая часть чек-листа — Start, в рамках которого команде рассказывают о начале акции, проверяют корректность аудиоролика в магазине и так далее.

Валерия Петина, старший операционный менеджер розничной сети: «Заполнение чек-листов — это не только контроль, но и помощь сотрудникам розничных магазинов: как новичкам, так и опытным».

Кто проводит проверки по чек-листам в CheckOffice

Сейчас CheckOffice используют около 140 сотрудников. Их можно разделить на 3 большие группы: 

1. Сотрудники магазинов: продавцы, администраторы, директора.

2. Сотрудники на аутсорсе: охрана труда и пожарная безопасность, предотвращение потерь.

3. Сотрудники центрального офиса: операционный отдел, отдел розничного маркетинга и визуального мерчендайзинга, отдел обучения и развития, IT и отдел по работе с персоналом.

Как чек-листы помогают обучать и оценивать сотрудников

Отдел обучения и развития взаимодействует с розничными командами. Сотрудники используют три типа чек-листов:

1. Чек-листы адаптации, которые нужны для обучения новых сотрудников.

2. Чек-листы визита, с помощью которых оценивают процессы обучения и развития.

3. Чек-листы SVR, которые дают возможность посмотреть, как выстроены все процессы в магазине.


Чек-лист SVR на сотрудника

SVR заполняются на разных сотрудников: на продавцов, на администраторов, на директоров. 

Например, администратор заполняет SVR на продавцов два раза в месяц. Он наблюдает за работой сотрудника с покупателем, выявляет сильные и слабые стороны, делает отметки в течение дня, после чего дает обратную связь и ставит задачи.

Также есть SVR на администратора, который заполняется директором, и SVR на директора, который заполнятся его территориальным менеджером — руководителем группы магазинов.


Чек-лист SVR на сотрудника

Помимо этого, раз в квартал территориальный менеджер заполняет SVR Full. Это подробный чек-лист, который включает проверку общего состояния магазина, кассы, товара, оценку эффективности сотрудников и так далее. 
 
Заполненные чек-листы SVR помогают отслеживать, насколько качественно выполняются стандарты сервиса, какой уровень знаний у сотрудников, есть ли ошибки, которые носят системный характер и что важно поправить в первую очередь. 

Мария Будкина, специалист по обучению и развитию персонала: «Я часто бываю в магазинах и работаю с CheckOffice через мобильное приложение. Нравится, что я могу быстро посмотреть, какая была проверка в прошлый раз, могу сравнить баллы, увидеть прогресс или регресс. И если вдруг меня отвлекли, я могу быстро вернуться в CheckOffice — все данные сохраняются».

Все данные в одном месте — как CheckOffice упрощает контроль

Процесс создания чек-листов стал удобнее. Например, на создание, согласование и запуск чек-листа для проведения Black Friday была потрачена неделя. До автоматизации на создание и согласование чек-листа уходило гораздо больше времени. 

Появилась возможность быстро вносить изменения. Раньше, если с каким-то пунктом происходило небольшое изменение, нужно было внести его в Excel, выслать магазинам обновленный файл и уточнить, что именно изменилось. Сейчас в этом нет необходимости — сотрудники офиса просто редактируют чек-лист внутри сервиса. Так появилась возможность реже беспокоить магазины.

---

Читайте также: Как искусственный интеллект помогает проводить проверки по чек-листам

---

Заполненные чек-листы помогают принимать решения. Например, после прохождения чек-листа по охране труда и пожарной безопасности в сети заметили, что во многих магазинах некачественные стремянки. Приняли решение заменить поставщика стремянок. 

Все данные собираются в одном месте. Раньше, чтобы проверить температурный режим в магазинах, магазины проходили отдельные опросы. Теперь вопрос про температуру включен в ежедневный чек-лист.

Появился дополнительный контроль. Так, в чек-листе открытия и закрытия магазина есть вопрос про температуру внутри помещения. Допустим, ответственный сотрудник видит, что температура не соответствует требованиям: либо меньше 19, либо больше 25 градусов. Тогда он смотрит, есть ли от магазина заявка по проверке системы кондиционирования. Если ее нет, сотрудник задаст вопрос магазину, а если есть, то учтет, что заявка актуальна и над ней нужно работать.

Валерия Петина, старший операционный менеджер розничной сети: «Хочу отдельно похвалить вашу техподдержку — отвечают мгновенно, есть удобный чат внутри сервиса. Сотрудники могут отправить любой вопрос и очень быстро получить нужный ответ».

Повысьте эффективность вашего бизнеса — автоматизируйте работу с проверками, задачами и нарушениями. Протестируйте CheckOffice бесплатно в течение 10 дней!

Реклама ООО "ЧЕК ОФИС", ИНН 7841070464
erid: F7NfYUJCUneRGykLrFv7