Работа директора розницы: упрощаем управление продажами и повышаем самоорганизацию подчиненных
время публикации: 10:00 22 сентября 2017 года
Контроль над продажами в магазинах сети – вечная головная боль директора розницы. В лучшем случае, к нему стекаются данные о выручке к финалу дня. Быстро провести анализ и дать рекомендации персоналу на ближайшую смену, – максимум, который можно реализовать. Актуальная обстановка в каждом магазине должна быть у менеджера и у продавцов перед глазами в течение всего дня, – тогда торговля становится не блужданием впотьмах, а системной работой.
“Кто владеет информацией, тот владеет миром”
(Натан Ротшильд)
По словам современников, 200 лет назад Ротшильды, первыми узнав о поражении Наполеона при Ватерлоо, всего за один биржевой день превратили эти знания в десятки миллионов фунтов стерлингов.
Ротшильды успешно использовали два обстоятельства: обладание достоверной информацией и высокая скорость её использования.
Сведения о способе получения той новости противоречивы: от личного присутствия у поля боя до преодолевающих штормящий Ла-Манш курьеров и голубиной почты. Важно, что Ротшильды приложили большие усилия и использовали наиболее продвинутые на тот момент средства для организации системы быстрого сбора актуальной информации с мест.
Условия успеха бизнеса в XXI веке во многом схожи. Хоть ставкой может быть и не многомиллионное состояние, а, например, уверенное выполнение планов развития торгового предприятия, независимо от имеющегося количества магазинов.
В настоящее время информационные системы поддержки управления позволяют зарабатывать не только гению, но и руководителю каждого предприятия, быстро получая достоверные и полные данные о продажах.
Для применения «принципов Ротшильдов» сегодня на предприятии нужно выстраивать систему доставки руководителям «правильной» информации о продажах без задержек. Систему, поставляющую достоверные данные независимо от квалификации сотрудников, не требующие перепроверки, удобные для принятия своевременных решений.
Если ответственный за продажи персонал также получает объективные данные о своей работе в реальном времени, то это устраняет информационный «шум», фокусирует внимание на «проблемных зонах», помогает оперативно реагировать, в том числе и на краткосрочные несистемные внешние воздействия.
Общие формат и смысловое содержание информации у всего коллектива сводят к минимуму уточняющие коммуникации. Словам «я не знал…», «уточню…», «дайте время…» больше не будет места в ответах подчиненных руководителю. Сотрудники, ценящие свою работу, говорят на одном языке, проявляют большую заинтересованность и самоорганизацию, инициативны.
Система "Гифтоман" – удобная платформа для быстрого построения такой инфраструктуры в торговой сети.
Сеть магазинов дрогери “Семь+Я” из Самары, аптечная сеть “Вита”, сети супермаркетов “Райт” (ТС “Монетка”) в Екатеринбурге, “Пятью Пять” в Воронеже, как и многие другие, уже воспользовались ею. Система самостоятельно собирает данные с торговых точек и в online режиме предоставляет всей вертикали сотрудников специально подготовленную, информативную и удобную аналитику для незамедлительной оценки работы каждого магазина.
Оперативная обзорная информация по магазинам
Помогая руководителю определять магазины, требующие его приоритетного внимания, «Гифтоман» собирает в обзорную таблицу текущие результаты и прогнозы работы каждой торговой точки. Информация структурирована по уровням управления. Вышестоящий директор владеет данными нижестоящих руководителей. Одним нажатием клавиши он может развернуть показатели конкретного регионального директора до руководимых этим директором магазинов. А каждый магазин – до отделов и продавцов. Вся информация собирается, анализируется и предоставляется руководителям в реальном времени. Каждый управляющий видит то, что происходит «здесь и сейчас».
На рисунке приведён пример такой таблицы
В этом примере руководитель отвечает за работу пяти магазинов, расположенных в УрФО.
В верхней, суммарной, строке отображены план и его фактическое выполнение на условно сегодняшний день (15 сентября), текущее отклонение от плана в процентах и в абсолютном выражении. По состоянию на 15 сентября сеть в целом «идет» с отставанием и выполняет план на 95,9%. В правой части таблицы расположена информация о плане продаж на месяц и прогнозе его выполнения. Если сеть будет работать с такой же активностью, как с 1-го по 15-е сентября, то месячный план будет выполнен на 101,4%.
Ниже расположены аналогичные показатели входящих в «куст» магазинов. Данные можно отсортировать по любой колонке и мгновенно выделить лучшие и худшие торговые точки по конкретному показателю.
Система предоставляет операционному директору возможность в любое время подробно посмотреть картину работы любой подчинённой ему торговой точки за интересующий его день, в том числе за текущий. Всего в несколько «кликов» он получает график выручки магазина в течение дня, показатели конверсии в этот день. Доступны также списки работавших продавцов и расчёт вклада каждого из них в общие продажи. Точно такие же данные система доводит до директоров магазинов и их сотрудников.
Сведённые вместе прогнозы выполнения планов и обзорные данные текущих показателей позволяют не распылять внимание по всем объектам управления, а концентрировать свои усилия на подразделениях, существенно отклоняющихся от плановых показателей и негативно влияющих на общий результат.
Справедлива и ситуация концентрации внимания на регулярно перевыполняющих свои задачи торговых точках: для выявления ошибок планирования или распространения успешного опыта работы на всю сеть.
Динамика выполнения месячного плана и прогнозы
По всем объектам управления (отделам, магазинам, группам магазинов) система предоставляет три блока развернутой информации для более глубокого анализа:
- график подневного выполнения месячного плана продаж,
- динамика выполнения плана текущего дня,
- график прогноза выполнения плана на конец месяца.
«Гифтоман», независимо от собственной информационной инфраструктуры торговой сети, непрерывно собирает данные о продажах каждой торговой точки, обрабатывает их и в режиме реального времени доставляет всему задействованному в продажах персоналу. Важно, что все сотрудники, от линейного продавца до ТОП-директора, одновременно видят на экранах своих кассовых компьютеров, планшетов, ноутбуков или мобильных телефонов единую информацию согласно уровня своего доступа к ней.
Имея эти данные, операционному директору удобно оценивать картину выполнения плана торговыми точками не только прошедшую, а также текущую и будущую. Для этого не обязательно находиться на рабочем месте. Информация доступна через мобильное приложение и личный кабинет на интернет-сайте.
График подневного выполнения месячного плана продаж
Каждый магазин имеет свой уникальный профиль продаж. Основываясь на нём, система «Гифтоман» разбивает его месячный план продаж на подневные планы. Система расчётов планов и прогнозов с применением элементов искусственного интеллекта позволяет сделать их индивидуальными для любой торговой точки или группы магазинов, выделять тренды и отсекать случайные выбросы.
Постоянно, по ходу работы, «Гифтоман» сравнивает фактическую суммарную выручку с начала месяца до конца каждого дня с плановым значением. Производит вычисления: с каким процентом выполнения плана шли продажи. Расчёты производятся для каждой единицы планирования – отдела, магазина или их группы. Эти данные откладываются на графике.
По графику можно мгновенно оценить общую динамику выполнения месячного плана конкретным магазином, выделить дни, требующие дополнительного разбора с его директором.
На рисунке приведен пример графика подневного выполнения плана одним из магазинов
План-фактный график уточняет его показатели.
Пунктирной линией соединены значения дневных планов, непрерывной – фактические показатели продаж за каждый прошедший день.
Беглого взгляда достаточно для понимания, что магазин ровно стартовал в первые три дня месяца, провалив последующие четыре, и снова начал выполнять дневные планы в 8-й и 9-й дни работы. Но простого продолжения выполнения дневных планов продаж недостаточно, чтобы до конца месяца восполнить допущенное отставание.
Директору магазина нужно будет очень конкретно ответить на вопросы о:
- причинах снижения активности продаж на протяжении 4-х дней;
- мерах, предпринимавшихся для нормализации ситуации, их своевременности и эффективности;
- действиях, направленных на компенсацию упущенных продаж;
- ожидаемом сроке выхода на 100%-прогноз выполнения месячного плана.
Внятный разговор может состояться только, если директор магазина владеет ситуацией в своей торговой точке. Это еще и хороший критерий оценки уровня его квалификации.
Динамика выполнения плана сегодняшнего дня
В отличие от руководства «по отчётам» за уже прошедшие дни, «Гифтоман» позволяет управлять работой всех объектов розничной сети по текущему выполнению сегодняшнего дневного плана. Для каждой торговой точки «Гифтоман» определяет индивидуальный почасовой профиль продаж на конкретный день. Как только магазин открылся, и пошли покупатели, система начинает сравнивать текущую выручку с плановой в каждый момент времени. Перерасчёт показателей происходит после каждой продажи.
На примере видно, что магазин недобрал выручки в первый час работы, но потом начал нагонять, и к 13:00 ситуация стабилизировалась.
В режиме реального времени данные доступны всем руководителям – от директора торговой точки до операционного директора. По каждому магазину система рассчитывает прогноз на конец дня, исходя из текущей динамики продаж. Операционный директор в любой момент может быстро выделить магазины, идущие сегодня с явным отставанием и которые плохо справятся с работой к концу смены.
Незамедлительный доступ к такой информации помогает вовремя среагировать, отдать распоряжения и проследить, как их выполнение изменяет прогноз выполнения дневного плана.
Прогноз выполнения плана на конец месяца
По ходу продаж в каждом магазине «Гифтоман» пересчитывает прогнозы выполнения плана на конец месяца. Прогнозы рассчитываются для отделов, торговых точек, регионов и всей сети. Все текущие перемены в работе сразу находят отклик в изменении прогнозных значений. Понимание результата, которого в итоге достигнет подразделение, позволяет по-новому ориентировать подчинённых на выполнение задач и оценивать их успехи. Критерием оценки работы сотрудников становится изменение прогнозного результата.
Подчиненные мотивированы предпринимать шаги, приносящие положительный эффект. Они понимают возможность последующей оценки и заинтересованы самостоятельно корректировать свои действия без дополнительных указаний «сверху».
Все необходимые для управления данные в одном месте
Для облегчения работы операционного руководителя «Гифтоман» способен в одном месте обрабатывать и другие факторы, связанные с продажами.
Например, система позволяет подключить к ней счётчики посетителей магазина. Величина потока покупателей и конверсия этого потока в продажи увязываются с данными о выполнении планов. Происходящие внутри магазина процессы можно оценить с новой точки зрения.
На рисунке показаны реальные графики почасового плана по выручке (пунктирная линия зелёного цвета), фактических данных почасовой выручки (сплошная линия зелёного цвета), трафика покупателей (пунктирная линия фиолетового цвета) и конверсии покупателей (пунктирная линия синего цвета).
Рисунок иллюстрирует вмешательство вышестоящего руководителя 11 сентября после 14-00, позволившее на снижающемся в магазине покупательском потоке повысить конверсию в покупки и наверстать допущенное отставание по выручке. Непосредственно причины отставания в продажах в первой половине дня при наличии большого количества посетителей магазина – тема для отдельного разговора с его директором.
Совместно с данными о потоке покупателей в «Гифтомане» учитывается и кто из продавцов работал в это время. По каждому продавцу ведётся статистика, из которой можно быстро увидеть сильные и слабые стороны продавца и обратить на них внимание директора. Система формирует, постоянно обновляет и хранит рейтинги всех продавцов по запланированным руководством торговой сети показателям – например, по величине среднего чека, среднему количеству товаров в чеке, доле продаж товаров важной для сети категории.
Рост вовлеченности и ответственности персонала
Новые инструменты позволяют операционному директору быстро и компетентно ориентироваться в работе как сети в целом, так и каждого отдельного магазина в режиме реального времени.
Система самостоятельно, без человеческого участия, непрерывно собирает и обрабатывает данные о продажах. Информация не запаздывает и не искажается. Идентичными данными владеют все нижестоящие сотрудники, вплоть до конкретного продавца. Не нужно готовить или ждать отчёты. Информация всегда актуальна и готова к использованию 24 часа в сутки в мобильном приложении, личном кабинете на сайте и экранах POS-систем. Каждый работник получает единые сведения, прогнозы и может вовремя самостоятельно реагировать на происходящие изменения.
Сквозная доступность информации, конкретные и обоснованные вопросы со стороны руководства, необходимость сразу давать на них содержательные ответы значительно увеличивают вовлеченность всех сотрудников, влияющих на продажи. В короткий срок возрастает личная ответственность и самоорганизация персонала.
Заинтересованный, активный персонал и быстрый доступ к необходимым сведениям позволяют операционному руководителю существенно поднять КПД собственной работы.
Система «Гифтоман» помогает снять сложности в управлении продажами, связанные с недостоверностью, несвоевременностью и недостаточностью информации. Устраняет потери времени на сбор достоверных данных. Делает возможным управление конечным результатом, повышая ответственность исполнителей за него.
Василий Семенченко, операционный директор сети магазинов дрогери «Семь+Я»
«Мы искали программу, дающую возможность оперативно управлять показателями продаж.
Во-первых, чтобы иметь к ним постоянный доступ через мобильные устройства или на компьютерах для Региональных Директоров и ТОП-менеджмента.
Во-вторых, мы понимали, что предпринимаем какие-либо действия “постфактум“. Основываемся на данных «за вчера» или на «недельных» показателях. Такой подход в разы снижает эффективность внедрения решений и работы всей сети. Это не оперативное управление.
Поэтому, когда появилась информация, что у «Гифтоман» уже есть продукт, обеспечивающий оперативное управление продажами сети, сомнений не было - такой продукт хотелось “пощупать”.
Плюс, команда рассказала, что есть реальное подтверждение того, что когда люди на местах видят свои показатели и результаты своей работы здесь и сейчас, то больше вовлекаются в рабочий процесс, соответственно, и продуктивность у них выше. Взаимосвязь прямая: человек видит свой результат, человек вовлечен. А это непосредственно влияет на валовую выручку.
С появлением инструмента информирования стало очень хорошо видно, как на него реагируют директора и супервайзеры. Насколько они откликаются на такие правильные и важные вещи и используют их в работе. По их реакции уже можно делать вывод, в какой степени правильным был выбор сотрудников».
Андрей Симонов, компания
Телефон: 8-800-700-1882
0
Читайте также
Последние новости
Самое популярное
-
Новые потребители товаров FMCG — кто они?
-
Как удержать курьеров и повысить их лояльность: практики Яндекс Еды
-
Что такое pop-up магазины, и почему этот формат так популярен сегодня
-
Как правильно оценить ассортимент, чтобы офлайн-магазин приносил прибыль?
-
Покупательские привычки: как мы покупаем и как нам продают
