В поисках идеального склада: инструкция для интернет-магазинов и курьерских служб

Дело не в том, что в Москве или в другом городе мало помещений (сейчас как раз с этим проще), а в том, что далеко не каждый хозяин интернет магазина или владелец вновь образовавшейся курьерской службы понимают, что именно им надо искать. 

Большое или маленькое помещение? Что в нем должно быть, а чего категорически быть не должно? Где лучше искать – в каком направлении? Сколько это будет стоить? И это только небольшая часть всех вопросов, без ответов на которые найти идеальный и подходящий именно для ваших целей склад будет совсем не просто. От постановки задачи до ее решения нужно пройти как минимум три этапа:

• определить, какой именно тип склада вам нужен,
• сформулировать основные требования к складу,
• составить ТЗ для поиска.   

Для начала надо определиться, что именно вы выбираете. Это принципиальный вопрос, так как ответ на него определяется и параметрами бюджета, и вашей бизнес-моделью, и дальнейшей стратегией развития. Намерены ли вы отгружать все посылки из одного места или же планируете в дальнейшем открывать дополнительные точки и перекладывать часть или всю нагрузку на них? Здесь, как у русских богатырей на распутье, есть три возможности для выбора.  

  

1. Строить один единственный сортировочный центр, который возьмет на себя все функции по работе с посылками.
2. Сначала построить один – главный сортировочный центр, а потом постепенно наращивать сеть вспомогательных, чтобы переложить на них часть отгрузок.
3. Сначала построить один сортировочный центр, а потом постепенно наращивать сеть вспомогательных, чтобы впоследствии передать в них ВСЕ отгрузки. 

В зависимости от того, какой из вариантов вы выбрали, зависит и расположение склада: 

Тип склада	Место отгрузки посылок	Расположение
Сортировочный центр (СЦ)	100% курьеров отгружается из СЦ, который обеспечивает полный цикл работы с посылками: приемку тиражей, регистрацию тиражей, обработку посылок, отправку в регионы, выдачу на маршруты в Москве/МО и т.п.	Предпочтительна максимальная близость к ТТК, чтобы для всех курьеров удаленность от их маршрутов была примерно одинаковой.
Центральный сортировочный центр (ЦСЦ) с последующим открытием вспомогательных сортировочных центров (ХАБов) по районам Москвы	Более 50% от основного штата курьеров отгружается с ЦСЦ.    В ХАБы отправляются отсортированные посылки для выдачи в доставку курьерам, обслуживающих соседние районы.   Курьеры распределяются по точкам отгрузки по территориальному признаку. К какому месту ближе маршрут курьера, там он и получает посылки.	Чем меньше доля курьеров, отгружаемых с ЦС, тем возможно большее удаление от ТТК.
Центральный сортировочный центр (ЦСЦ) с последующим открытием вспомогательных сортировочных центров (ХАБов) по районам Москвы	100% курьеров отгружаются с ХАБов.   ЦСЦ практически ничего не выдает в доставку отдельным курьерам: только крупными партиями по Москве/МО и регионам	В случае, если бОльшая доля посылок отгружается с ХАБов, возможен вариант расположения ЦСЦ за МКАД.

Очевидно, что цель ХАБов – это оптимизация бизнес-процессов, в том числе:

• сокращение мощностей центральной сортировки, необходимой для отгрузки посылок курьерам;
• уменьшение времени выдачи посылок, 
• уменьшение времени выезда курьеров в район обслуживания, 
• уменьшение среднесуточных пробегов курьеров.

Но здесь необходимо понимать, что эффект экономии за счет такой оптимизации может быть достигнут только в долгосрочной перспективе, а на начальном этапе потребует больших инвестиций. Да, удаление центрального склада от ТТК, с одной стороны, снижает затраты на его аренду, но при этом увеличивает бюджет в целом за счет аренды ХАБов и накладных расходов. 

 

Этап №2: формулируем требования 

Следующий этап – это формулировка требований к складу. Чтобы избежать хаоса и ничего не упустить, сделайте таблицу. В левом столбце напишите классические параметры склада, в правом – ваши требования к каждому из параметров.  Вот список основных параметров:  

• Право собственности
• Расположение
• Параметры помещения  
• Территория 
• Охрана и безопасность
• Система пожаротушения
• Бюджет 

Что важно понимать по каждому из этих пунктов? На что они влияют? 

Это самый первый вопрос, который вас должен волновать. Кто собственник склада, на каких правах владеет? Для нас, например, прямая аренда была вопросом принципиальным, так как от ответа на него зависит целый ряд других важных аспектов, например, обеспечение мер противопожарной безопасности. Посредник вряд ли возьмет на себя ответственность за монтаж и эксплуатацию системы пожаротушения. 

Общаясь с потенциальными арендодателями, обязательно проверьте документ, подтверждающий его право собственности на объект.  

Расположение. Расположение – это не только место на карте, но и факторы удобства, как для транспорта, так и для персонала. 

Как выбрать место? Где искать? Если вы в Москве, желательно минимальное удаление склада от ТТК – либо внутри ТТК, либо снаружи. При этом нужно понимать, что такие казалось бы незначительные отклонения значительно влияют на стоимость аренды (внутри ТТК дороже и есть ограничения по въезду грузового автотранспорта). 

Желательно также, чтобы:

• склад располагался максимально близко к кому-либо радиальному шоссе/улице (чтобы грузовому транспорту и курьерам не приходилось пробираться к вам по пробкам окольными тропами),
• был удобный выезд/въезд с ТТК и радиального шоссе (чем больше вариантов, тем лучше), 
• была возможность быстро и удобно добраться до работы сотрудникам (в противном случае нужно будет обеспечивать доставку людей до места работы силами и средствами компании).

Параметры помещения. Категория (А,В,С), площадь, конфигурация, площадь и удаление от склада вспомогательных (офисных) помещений. 

Подбирая параметры склада, оцените их приоритетность для вашего бизнеса. Какие-то параметры необходимо учитывать, но они не столь важны, другие – наоборот, являются обязательными. Для сортировочного центра совершенно не обязательно выбирать помещение категории А – это дорого и никому не нужно. Вполне подойдет В или С (лучше конечно ближе к В – в этом случае гарантировано будет ровный, износоустойчивый пол с антипылевым покрытием, что достаточно важно при интенсивном использовании складской техники).

Для СЦ также особо не нужны большие электрические мощности (если только не предполагается автоматизировать процессы посредством установки мощных потребителей электроэнергии таких, таких, как конвейер). Нет также специальных требований и по высоте потолков и статическим нагрузкам на пол. 

Особого значения не имеет автоматизация (наличие сортеров). Многие компании – в силу текущих объемов – обходятся ручным трудом, и ни сортер, ни конвейер им не нужны вообще (они просто не окупаются). А если все-таки нужны, то экономически целесообразнее снять пустое помещение и установить сортеры самостоятельно. Дело в том, что конфигурация оборудования очень привязана к конфигурации помещения, и не факт, что вы сможете легко интегрировать ваш конвейер в арендованное помещение без серьезных переделок. 

А вот связь имеет значение! Если ее в арендуемом помещении нет, то надо обязательно выяснить возможность обеспечения связью (интернет и телефония). К важным моментам относится и свободное пространство между опорными элементами потолка (бывает, что они расположены близко друг к другу, что мешает внутренней логистике).

Если вы ищете сортировочный центр без ХАБов, вам понадобятся также офисные помещения, смежные с помещением сортировки (для сотрудников сортировки), а также офисные помещения в шаговой доступности для сотрудников офиса. 

Территория. Наличие и площадь охраняемой территории, прилегающей к СЦ (площадь, конфигурация).

В основном, требования к площади прилегающей территории продиктованы количеством автомобилей курьеров, которые приезжают под загрузку, плюс количеством грузовых автомобилей, приезжающих/убывающих с тиражами. Территория должна быть достаточно вместительной, чтобы на ней располагалось нужное вам количество машиномест.

Для погрузки разгрузки нужно не менее двух ворот, чтобы разделить потоки посылок (входящие/исходящие). Стоит обратить внимание также на время доступа на территорию. Бывает, что время доступа ограничено, например, с 08:00 до 24:00, а цикл вашей работы требует круглосуточного въезда и выезда. 

Охрана и безопасность (и территории, и самого склада). 

При оценке безопасности территории нужно проявлять особую бдительность, так как территорию мы, в отличие от склада, не арендуем и зачастую делим ее с другими арендаторами. Соответственно, повлиять радикально на ее конфигурацию и организацию использования в процессе аренды практически невозможно: что арендуем, то и будем иметь. Два необходимых (но не достаточных) признака «правильной» территории для склада:  

• территория должна быть огорожена, 
• на ней должно быть как можно меньше посторонних лиц (в том числе, и потенциальных соседей, которые уже арендуют или потенциально могут появиться по соседству). 

Как правило, предлагаемые в аренду объекты соответствуют этим требованиям. Бывают идеальные случаи, когда арендодатель самостоятельно обеспечивает охрану территории и периметра. В этом случае затраты на охрану на арендодателя не ложатся. Тем не менее, для минимизации рисков кражи и ошибок при погрузке/разгрузке придется дополнительно вложится в средства видеонаблюдения. В нашей практике такая системы помогла нам выявить случаи краж у наших соседей, которые не потрудились поставить у себя соответствующее видеооборудование. 

С территорией самого склада, с одной стороны, проще, а с другой, – намного сложнее. Проще потому, что это помещение полностью контролируется нами – посторонние здесь не ходят. Но у этой медали есть и обратная сторона: арендодатель в этот процесс не вмешивается и охрану склада не обеспечивает. Поэтому арендатору нужно иметь отдельную, часто достаточно большую структуру, состоящую из соответствующего персонала, технических средств, процедур и методик, чтобы обеспечивать охрану самостоятельно. 

Система пожаротушения. Наличие установки автоматического пожаротушения (УАПТ) и пожарной сигнализации (ПС). 

Это очень важный пункт, как с точки зрения затрат, так и с точки зрения рисков. Финансовые последствия невнимания к этому критерию могут быть очень серьезными. Объясню почему. Часто арендодатели в договорах аренды стараются переложить ответственность за противопожарную безопасность во всех ее проявлениях на арендатора. Ни в коем случае не арендуйте такие помещения, так как в этом случае и УАПТ, и ПС вам придется монтировать самостоятельно, а это долго по времени, мешает производственному процессу и очень дорого. А если этого не сделать, то в один прекрасный момент Госпожнадзор явится с инспекцией и заставит вас это сделать (и попутно выпишет штраф для бодрости). Если Госпожнадзор при повторной проверке (уже по факту выполнения предписания) выявит его неисполнение, то вероятна приостановка деятельности компании до устранения причин (бывает и такое). В этом случае затраты будут колоссальными, а в исключительных случаях (приостановка деятельности компании) – фатальными.

 

Бюджет мероприятия будет определяться не только стоимостью аренды (отталкиваясь от заданных параметров информацию можно получить с профильных сайтов, предлагающих помещения/склады в аренду), но и еще рядом других факторов, среди которых:

• обеспечительный платеж, 
• мероприятия по переезду, 
• мероприятия по адаптации новых помещений под бизнес-процессы компании (например, оборудование кассовой комнаты, серверного зала, сортировки), 
• прокладка слаботочных систем (интернет, телефония, сигнализация, видеонаблюдение),
• проблемы с персоналом (кто-то может уволиться из-за неудобства добираться и удаленности от дома, а новых по этой причине будет сложно набирать и это может отразиться на ФОТ), 
• организация доставки сотрудников до работы (если до нового адреса неудобно добираться на общественном транспорте), 
• монтировка системы пожарной сигнализации и системы пожаротушения (если все-таки помещение и его раположение+цена будут столь хороши, что вы согласитесь на эти затраты и риски) и т.п.

Обязательно рассчитайте по возможности все заранее, потому что в итоге может оказаться, что требуемый бюджет намного выше имеющегося. Если средств либо не хватает, нужно будет искать дополнительные источники финансирования, либо пересматривать требования по поиску помещений.

После того, как вы определились с тем, какой именно склад вам нужен, какие параметры для вас значимы, и какие требования вы к нему предъявляете, начинайте поиски. Наш опыт показывает, что при поиске желательно пользоваться услугами агентов. Во-первых, потому что у них имеются значительные базы данных по арендодателям. Во-вторых, это экономически выгодно, так как обычно агентства не берут с потенциального арендатора деньги за услугу подбора. Эти затраты ложатся на потенциального арендодателя, но бывают и исключения. 

Отправляясь в агентство, опишите все свои требования и пожелания. Чем подробнее будет ваше ТЗ, тем проще работать агентству и меньше потраченного времени на неподходящие варианты. 

Вот пример заявки МаксиПост, с помощью которой мы с помощью агентства нашли наш идеальный склад. Чего и вам желаю! 

Критерий выбора	Требования
Тип аренды	Прямая аренда
Расположение	Между МКАД и ТТК (желательна большая близость к ТТК, но не обязательно); Удаленность от остановок общественного транспорт не более 15 минут пешком; Запад-Север-Восток (предпочтительно, но не обязательно).
Параметры помещения	Категория склада – не ниже С, ближе к В
	Площадь 1300-1800кв.м
	Конфигурация: свободное пространство, отсутствие опорных конструкций или минимальное их количество
Территория	Ворота для въезда - не менее двух; Рядом со складом должна быть стоянка на 60 машиномест (либо возможность временного размещения на время погрузки/разгрузки легковых автомобилей); Круглосуточный доступ на территорию; Наличие на территории склада офисных помещений для работников сортировки и офисных работников.
Системы противопожарной сигнализации на складе	Наличие обсуждаемо
Система пожаротушения на складе	Наличие обязательно
Требования к офисным помещениям	Не ниже категории В; Средняя площадь 200кв. м, разбитая на раздельные помещения в среднем по 20кв.м; Максимальная близость от склада (либо смежные со складом, либо в соседнем здании); Наличие санузла; Доступ с 06:00 до 00:00; Наличие пожарной сигнализации (обсуждаемо).
Дополнительные требования	Возможность выполнения неотделимых улучшений по согласованию с арендодателем