Как цифровизовать микробизнес за 3000 рублей в месяц: 4 необходимых инструмента для ритейлеров

@freepik




Рассказывает Вячеслав Перов, Руководитель проектов развития новых продуктов и сервисов Первого ОФД.



Предприниматели все еще не хотят тратить на цифровизацию много денег. Согласно исследованию Hawking Bros и «Опоры России», более половины представителей малого бизнеса согласны отдавать на цифровизацию не более 1% от годовой выручки. В случае с микробизнесом ситуация усложняется.

Однако правильно подобранные сервисы помогут сократить время и издержки, напрямую влияющие на соблюдение законодательства. При этом их стоимость не выходит “за рамки разумного”. Рассказываем, как оптимизировать все процессы, связанные с кассовыми решениями, фискализацией, маркировкой, документооборотом и учетом товаров, имея небольшой бюджет.

Подключение электронного документооборота – в среднем от 125 рублей в месяц

Независимо от размера предприятия государство требует правильно формировать чеки на онлайн-кассах с установленными фискальными накопителями, в режиме реального времени передавать чеки и другие фискальные данные с касс в ФНС, отправлять информацию о перемещении маркированного товара на всех этапах товарооборота. При этом выполнение ритейлом требований маркировки невозможно без перехода на электронный документооборот. При приемке на розничную точку маркированных товаров ЭДО является необходимым, так как в этом случае коды маркировки передаются из электронных документов. 

Таким образом ЭДО попадает в число обязательных сервисов для организаций, торгующих маркированными товарами. Для остальных ЭДО также станет необходимой составляющей ведения бизнеса уже в ближайшее время, так как в 2024 году ФНС планирует перевести 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных в ЭДО.

Но выполнение требований закона – не единственный драйвер цифровизации. У электронного документооборота есть много преимуществ. Во-первых, работа в ЭДО позволяет избежать затрат на бумагу, печать, почтовые или курьерские услуги. Сейчас печать и отправка одного бумажного документа в среднем обходится в 53 рубля, в то время как затраты на 1 электронный документ составляют не более 15 рублей. 

Во-вторых, в отличие от бумажного документооборота, где срок обмена документами составляет от одного дня до нескольких месяцев, ЭДО позволяет передавать документы мгновенно. Другой плюс - сервисами ЭДО предусмотрено шифрование данных для обеспечения их безопасности, что исключает потерю и дублирование документов.

Наконец, подключение ЭДО поможет проявить бережное отношение к природным ресурсам. Например, одна тонна сэкономленной при переходе на ЭДО бумаги позволяет сохранить 17 деревьев, 4 000 кВт/ч электричества, 240 литров горючего, 3 куб. м земли и 26 000 литров воды.

Подключение облачной кассы – в среднем от 2300 рублей в месяц

@freepic

У большинства микробизнесов есть свой сайт или онлайн-витрина. Перед тем, как принимать там оплату, предприниматель обязан зарегистрировать в ФНС онлайн-кассу. Но ее необязательно покупать – на помощь приходит облачная касса, которую можно арендовать и соблюдать все требования закона о кассовой технике и маркировке. Ежемесячная аренда начинается от 2300 рублей, но можно подключить квартальное или годовое обслуживание. 

Чем же полезна облачная касса?

По 54-ФЗ для приема оплат через интернет, предпринимателям необходимо: 

● подключить онлайн-кассу, разрешенную для интернет-торговли
● установить в кассу фискальный накопитель (ФН)
● зарегистрировать кассу в ФНС
● отправлять чеки в ФНС и покупателям в режиме реального времени
● обеспечивать работоспособность кассы в режиме 24/7
● менять фискальный накопитель по мере необходимости 

При продаже маркированных товаров нужно также выполнять требования обязательной маркировки. Все вышеперечисленное можно настроить «под ключ» с помощью облачной кассы. Арендованную кассу не нужно самостоятельно обслуживать, а управлять кассами можно через Личный кабинет.  Управлять кассами и фискализацией можно одновременно – такая опция есть, например, у Первого ОФД, который является как оператором фискальных данных, так и поставщиком сервиса облачных касс.

---

Читайте также: Эффективный минимум: как комплексное решение поможет малому бизнесу быстро запуститься и работать в соответствии с законами РФ

---

Фискализация – в среднем от 300 рублей за кассу в месяц 

Передача фискальных данных в ФНС, прежде всего чеков, в режиме реального времени – это одно из обязательных требований в соответствии с 54-ФЗ. Этот процесс автоматизируют операторы фискальных данных (ОФД), передавая данные электронных чеков с касс ритейла в налоговую. 

Однако ОФД, помимо обязательной передачи данных в налоговую, помогают еще и анализировать бизнес. Большинство операторов предлагают клиентам получить доступ к чекам за любой нужный период, отслеживать с их помощью ключевые показатели продаж, видеть топ продаваемых товаров, выручку и средний чек в динамике или по кассиру. Как правило, операторы не берут дополнительную плату за эту услугу.      

Также ОФД позволяют оперативно выявить нарушения требований ФНС к форматам фискальных данных. Каждый чек проходит проверку форматно-логического контроля системой ОФД и пользователь может идентифицировать кассы, формирующие чеки с ошибками и подключить сервисную организацию для исправления ошибок в прошивках, связанных с неверной настройкой кассы. 

В личном кабинете клиентов ОФД доступны необходимые для проверки чеков отчеты, также можно проверить непосредственно сами фискальные документы по списку. 

Подключение товароучетной системы – в среднем от 500 рублей в месяц

Товароучетные системы – это специальное программное обеспечение и онлайн-сервисы, которые позволяют вести учет товаров и в целом комплексно управлять бизнесом: продажи, закупки, склад, финансы, производство, кассы. Предприниматель будет понимать, насколько прибылен бизнес, на что уходит большая часть денег, какие товары или услуги пользуются спросом. 

Расходы микробизнеса на вышеперечисленные сервисы составят чуть более 3000 рублей в месяц. За такую скромную сумму можно сэкономить время и деньги на решение многих повседневных задач, на которые даже у компаний малого бизнеса уходит много времени и денег – на печать бумаги и курьерские услуги, учет товаров, фискализацию и контроль над основными показателями продаж по данным из чеков.

Вячеслав Перов, 

руководитель проектов развития новых продуктов и сервисов Первого ОФД..

Для New Retail