5 причин, по которым бизнесу нужна WFM-система

Ответ на них прост – используйте систему по управлению и автоматизации рабочими графиками сотрудников (WFM). Сомневаетесь? Мы собрали пять основных аргументов в пользу автоматизированных систем.  

Мировой опыт показывает, что некоторые компании платят своим сотрудникам за то время, что они фактически не работали – например, по данным Американской ассоциации заработной платы (American  Payroll Association), в США 75% предприятий сталкивались с этой проблемой. Россия – не исключение. Например, одна российская федеральная сеть теряла до 10 000 рабочих часов в день за счет опаздывающих сотрудников. 

Эта проблема чревата не только потерянными миллионами для работодателей, но и ухудшением качества работы.  

«Вопрос, который мы задаем нашим клиентам – знаете ли вы в 100% случаев, где в данный момент находится каждый ваш сотрудник? – отмечает Дмитрий Бельский, коммерческий директор VERME, компании-разработчика российского решения по оптимизации рабочих графиков персонала. – Информация о том, кто из работников, где и как сейчас выполняет сейчас свои обязанности – это первый шаг к повышению эффективности вашего бизнеса». 

Современные WFM-системы предлагают набор инструментов для отслеживания нахождения персонала в любой момент времени – от биометрического контроля до специальных мобильных приложений. Автоматизированный учет и контроль рабочего времени помощью WFM-решения позволяет сэкономить значительные суммы на ФОТ, оперативно обнаружить не вышедшего на работу и сотрудника и найти ему замену, контролировать качество выполняемой работы.   

Случалось ли вам терять прибыль, когда случился наплыв клиентов, и вы не знали, где найти дополнительных людей, чтобы обслужить всех? 

Современные системы по управлению и автоматизации рабочих графиков помогают избежать таких ситуаций. Некоторые из них предлагают блок аналитики, который позволяет проанализировать исторические данные по сканам, чекам, количеству посетителей и др. за соответствующий период и спрогнозировать покупательское поведение на тот или иной промежуток времени, рассчитав при этом потребность в персонале. Особенно это актуально для розничной торговли в период высокого спроса.

«В горячий сезон ритейлеры часто прибегают к помощи внешнего персонала, – рассказывает Дмитрий Шеходанов, генеральный директор ООО «Инвент Консалтинг», компании, специализирующейся на внедрении WFM-систем для банков, розницы и госсектора. – В связи с этим расходы на ФОТ в это время могут увеличиться до 25%. Правильная аналитика, прогноз и расчет потребностей в персонале может уменьшить этот показатель до 8%».  

То же касается и оперативного поиска замены заболевшему сотруднику. В случае неявки основного работника, система может оперативно найти ему замену среди доступных и подходящих по квалификации сотрудников. 

3. Упрощают соблюдение законов, правил и регламентов 

Работа с персоналом жестко контролируется государством. Ведение учета рабочих часов сотрудников «на бумажке» или по-старинному в Excel чревато не только дополнительными расходами на сверхурочные, но и потенциальными штрафами за переработки, не соответствующие нормам ТК. 

WFM-системы предлагают автоматическую online-корректировку часов сотрудников в рамках суммированного учета. Это позволяет не только сократить затраты на сверхурочные на 0.7%, но и автоматически контролировать выполнение требований ТК. 

Во всем мире затраты на фонд оплаты труда входят в Топ-3 основных расходов ритейлеров. Внедрение системы по управлению и автоматизации рабочих графиков сотрудников помогает сократить эту цифру на 10% и более. 

«WFM-системы могут сэкономить предприятию порядка 8% за счет оптимизации рабочих графиков, около 2% за счет уменьшения расходов на сверхурочные и около 1% за счет сокращения расходов на внештатный персонал, – продолжает Дмитрий Бельский. - Экономика проста – при средней заработной плате в 33 000 рублей, WFM-решение может сэкономить вам до 40 миллионов рублей в год на каждую 1000 работников».

 

Примером может быть компания М.Видео, которая в 2015 году внедрила WFM-систему и гибкие графики для своих сотрудников. В результате было сэкономлено более 500 миллионов рублей в год. Приятным бонусом был тот факт, что снизилась текучка кадров и выросла эффективность персонала.

Все больше и больше компаний стараются оптимизировать HR-процессы и административные задачи, чтобы не тратить на них время, а посвящать его именно развитию и росту своего основного бизнеса. 

Возьмем розничный магазин. У его руководителя есть множество обязанностей – принять товар, проконтролировать ассортимент, убедиться в том, что торговый зал в порядке, открыть дополнительные кассы, если скопилась очередь и многое другое. Когда же ему это делать, если почти все свое время он тратит на ручное составление графика смен, отслеживание затрат на ФОТ и обеспечение соблюдения требований законодательства?

Внедрение WFM-решения позволяет решить эту проблему и сократить время, потраченное на составление расписания до минимума. По оценкам экспертов, общее количество человекочасов, требуемое для управления расписанием сотрудников среднего розничного магазина, с помощью системы составляет максимум 4 часа в неделю.

Сегодня в мире бизнеса побеждают те компании, которые не просто производят/продают наибольшие объемы продукции, а те, кто грамотно увеличивает собственную эффективность. WFM-системы – отличный инструмент для этих целей, позволяющий оптимизировать работу предприятия персоналом и значительно сократить расходы на ФОТ.