0/5
Электронный обмен данными по-новому: как в 5 простых шагов поменять систему EDI, и зачем ее менять?

Электронный обмен данными по-новому: как в 5 простых шагов поменять систему EDI, и зачем ее менять?

Электронный обмен данными по-новому: как в 5 простых шагов поменять  систему EDI, и зачем ее менять?
Канули в Лету времена, когда понятие «документооборот» ассоциировалось исключительно с тоннами бумаг, и занимало всё рабочее время бухгалтерии любого предприятия.

На смену «макулатуре» пришли системы электронного документооборота (СЭД), которые на начальном этапе просто полностью дублировали обмен бумажными коммерческими документами. Впоследствии появились унифицированные СЭД, которые позволили интегрировать в них системы планирования ресурсов предприятия (ERP) и систему управления взаимоотношениями с заказчиками и клиентами (CRM).

Появление интегрированных систем позволило оптимизировать траты рабочего времени, ускорить динамику обмена необходимыми документами и исключить многочисленные ошибки, избежать которых при тотальном использовании ручного труда не представлялось возможным.

Сейчас сложно представить себе успешное предприятие, бизнес, которые не используют в работе системы электронного документооборота, полностью полагаясь на расторопность и дисциплинированность сотрудников и партнеров. Страшно подумать, сколько данных обрабатывает такая компания в день, месяц или год, и сколько времени тратит практически впустую. 
EDI – это современная технология для обмена финансовой, коммерческой, логистической информацией, который происходит в виде стандартных электронных сообщений между ИТ-структурами бизнес-партнеров.

Переход на технологичные системы – не просто мода, это обязательный элемент эффективной работы компании, и подтверждением тому служит проведенное в 2019 году исследование Vanson Bourne. Согласно его данным 74% компаний уже реализуют стратегию перехода на цифровые технологии или находятся в процессе их разработки.

Новым этапом в эволюции систем электронного документооборота является появление и развитие EDI (Electronic Data Exchange) – систем электронного обмена данными. 

Электронный обмен данными по-новому: как в 5 простых шагов поменять систему EDI, и зачем ее менять?
 

Что такое EDI?

EDI – это современная технология для обмена финансовой, коммерческой, логистической информацией, который происходит в виде стандартных электронных сообщений между ИТ-структурами бизнес-партнеров. 

Существует целая система стандартов, которые и регламентируют форматы передаваемых сообщений. Для формирования этих стандартов были проанализированы миллионы бумажных документов, в результате чего были выделены необходимые данные и сформированы соответствующие поля и таблицы. Таким образом, в процессе обмена документами участники получают файлы, полностью отвечающие стандартам региона, с которым обмен происходит. 

Использование технологии EDI гарантирует быстрый, корректный и, что немаловажно, безопасный обмен необходимыми данными и документами, а также полностью исключает влияние человеческого фактора, который при традиционном подходе снижает качество передаваемой информации, и, как следствие, усложняет коммуникацию между всеми участниками важнейших бизнес-процессов. 

Скачайте мини-книгу «Эффективная Модернизация Электронного Документооборота» и узнайте, каковы измеримые преимущества использования EDI.

EDI появилась не вчера, и уже многие российские предприятия используют технологию в своей деятельности, оценив ее преимущества.

  • Отсутствие ошибок – все действия производятся в автоматическом режиме, полностью исключая человеческий фактор.

  • Скорость – автоматизация увеличивает скорость и точность набора данных, позволяя освободить ценное время на решение других, более важных стратегических задач.

  • Удобство подключения и использования – подключившись к системе один раз, ритейлер или производитель получает возможность реализовывать коммуникацию со всеми участниками системы в мире.

  • Оперативное решение спорных вопросов – система фиксирует все операции и в случае необходимости дает исчерпывающую информацию в отношении каждой из них.

Необходимость внедрения EDI подтверждают и данные, полученные в ходе исследования Comarch – поставщика облачного решения Comarch EDI. Участники опроса рассказали, что число ошибок в оформлении документации снизилось на 60%. 28% опрошенных отметили ощутимое снижение расходов, связанных с оформлением и управлением документами на 90%. Более трех четвертей компаний свели к минимуму объем случаев неполной или некорректной поставки товаров, а административная нагрузка сократилась в два раза. 

Электронный обмен данными по-новому: как в 5 простых шагов поменять систему EDI, и зачем ее менять?

 

Необходимость модернизации EDI

Большинство глобальных компаний в своей деятельности используют решения, как минимум, одного поставщика технологии EDI. Однако цифровизация важнейших бизнес-процессов ставит перед компаниями новые задачи, решение которых все чаще требует улучшения существующих систем электронного обмена информацией. Далеко не всегда используемая система может эффективно ответить на новые запросы бизнеса, и тогда возникает необходимость в смене поставщика решения, которое сможет удовлетворить заказчика в новых условиях.

Что чаще всего становится причиной для смены поставщика EDI и перехода на новое решение?

  • Расширение бизнеса, безусловно, является одной из основных причин необходимости в смене поставщика EDI.

Так, по данным отчета Gartner по управлению глобальной цепочкой поставок, который был выпущен в 2018 году, говорится, что ведущие игроки активно заменяют существующее и уже морально устаревшее программное обеспечение на современные приложения, с помощью которых они смогут реализовать новые подходы к ведению цифрового бизнеса. Цифровые технологии в управлении цепочками поставок становятся жизненно важным инструментом, и в этом контексте обновление систем по электронному обмену документами и сообщениями с партнерами также становится неизбежным. 

По данным Gartner лишь 17% игроков рынка полностью удовлетворены своими системами EDI. Почти трети пользователей остро не хватает прозрачности в получаемых отчетах, еще треть хотела бы иметь возможность самостоятельного подключения партнеров, не обращаясь за запросами к поставщику решения, для 39% критичным является отсутствие «системы одного окна» для входа в несколько используемых приложений. 

С развитием компании связано и появление новых документов, и не всегда старые EDI способны обеспечить их формирование. 

Все эти пожелания являются прямым следствием расширения бизнеса, и невозможность их реализации серьезно тормозит развитие компании. 

Электронный обмен данными по-новому: как в 5 простых шагов поменять систему EDI, и зачем ее менять?


  • Глобализация – еще одна причина, которая приводит к необходимости смены поставщика решения по электронному обмену документами. Границы бизнеса расширяются, и с появлением новых зарубежных связей, поставщиков и заказчиков  перед компаниями встает необходимость запуска отдельных платформ для коммуникации с каждым новым партнером. Это неудобно, так как критически нарушает прозрачность обмена информацией и делает несовместимой систему документооборота с другими сервисными решениями. Единственным выходом в такой ситуации становится поиск одного поставщика технологии EDI, способной работать на всех рынках, со всеми партнерами. 

Согласно данным опроса Comarch, поставщика экономичного решения Comarch EDI – облачной платформы, которую используют десятки крупнейших компаний со всего мира – 33% компаний уже столкнулись с этой проблемой и в ближайшее время готовятся передать управление EDI процессами в руки одного поставщика. Только выбрав одного поставщика для решения множества задач на всех уровнях бизнес-ландшафта, компания получает идеальную возможность для достижения внутренней и внешней согласованности процессов.

  • Замена систем, связанных с EDI. Важнейшей особенностью систем EDI является то, что они работают не автономно, а в плотной связке с ERP, CRM, WMS и прочими решениями, что позволяет в полной мере использовать возможности технологии электронного обмена информацией. Зачастую замена одного решения несет серьезные риски и нарушает работу всей ИТ-структуры. Риски настолько велики, что многие компании и вовсе отказываются от обновлений, опасаясь сбоев, на устранение которых уйдет значительное время и средства.

  • Однако правильно выбранный поставщик EDI не только проведет тонкий анализ возможных сбоев, но и заложит основу для будущих возможностей эффективной работы и оперативного масштабирования всей ИТ-системы, включающей и решения для автоматизации цепочки поставок. 

    Электронный обмен данными по-новому: как в 5 простых шагов поменять систему EDI, и зачем ее менять?

     

    Пять простых этапов замены EDI

    Расширение бизнеса, увеличение числа поставщиков и заказчиков ставит компании перед необходимостью замены поставщика EDI решения, однако на кардинальные изменения бизнес решается не сразу. И причиной тому несколько барьеров, которые в большей степени носят эмоциональный характер и вызваны страхом на некоторое время покинуть, так называемую, «зону комфорта».

    Миграция на новую систему EDI считается трудоемким и длительным процессом, в течение которого будут серьезно нарушены коммуникации с существующими партнерами. Специалисты, которые привыкли работать в давно отлаженной системе, также противятся обновлениям, будучи уверенными, что на освоение нового функционала потребуется масса времени. 
    Система Comarch EDI не только легко интегрируется с существующей ИТ-структурой компании, но и может быть реализована в виде облегченного веб-решения с максимальным набором функции.

    Выбрать поставщика технологии, способного установить систему отвечающую новым требованиям бизнеса и избежать дискомфорта в процессе миграции на новую EDI помогут 5 основных этапов.

    Во-первых, необходимо честно оценить опыт взаимодействия с предыдущими партнерами, указать наиболее проблемные места, провести исследование рынка таких услуг и выбрать систему с теми функциональными особенностями, которые максимально отвечают стратегии конкретной компании. 

    Далее необходимо спрогнозировать, какие задачи встанут перед бизнесом в ближайшие годы, и сможет ли система соответствовать им. Задача непростая, но возможность масштабирования станет фундаментом для дальнейшего совершенствования. 

    EDI – система для обмена информацией с партнерами, и при смене решения важно обсудить с ними его будущую архитектуру. Если ИТ-структура некоторых партнеров не позволяет развертывать полноценное EDI, то можно запустить гибридное решение, в которое входит система электронного обмена документами и облегченная веб-платформа с достаточным набором функций. Важно, чтобы преобразование сообщений EDI из одного формата в другой проходило беспрепятственно.

    Выбрав решение, нужно понять, каким образом будет происходить миграция. Comarch рекомендует использовать поэтапное подключение партнеров, основывая свое решение на таких критериях как объем обрабатываемых транзакций, плотность совместной работы, местоположение и демографические характеристики. Начинать переход стоит с основных бизнес-партнеров, с которыми компания обменивается данными наиболее активно. 

    Последний этап – настройка системы мониторинга, которая позволит оперативно отслеживать все этапы процесса миграции. Контролируя их, вы сможете улучшить показатели эффективности сразу после обновления.




    Читайте также: Единое окно доступа для всех каналов: простое и эффективное решение для клиентского сервиса




    Решение Comarch EDI – экономичное и высокопрактичное

    Comarch EDI — это облачная B2B платформа, которая обеспечивает высокую динамичность и надежность обмена данными между вашей компанией и ее бизнес-партнерами. Платформа позволяет производить обмен десятками электронных сообщений в самых разных форматах и является общепризнанным высокопрактичным и экономичным решением. 

    Система Comarch EDI не только легко интегрируется с существующей ИТ-структурой компании, но и может быть реализована в виде облегченного веб-решения с максимальным набором функции. Такая вариативность позволяет сделать миграцию на новую EDI систему безболезненной как для партнеров с развитой ИТ-архитектурой, так и для относительно небольших компаний, чья технологическая структура развита недостаточно. 

    И независимо от выбранной модели, вы получаете эффективные инструменты для управления на протяжении всего торгового цикла, начиная с размещения заказа и заканчивая его поставкой и фактической оплатой. Увеличение числа партнеров, расширение географии бизнеса, обновление совместимых с EDI решений или изменения в регламентах оформления сопровождающих документов, – Comarch EDI, благодаря поддержке технологии прослеживаемости, искусственного интеллекта и машинного обучения готова реагировать на любые изменения в глобальной и внутренней структуре бизнес-процессов. 

    *** 

    Развитие систем EDI продолжается, в ближайшем будущем они станут еще более эффективными благодаря поддержке искусственного интеллекта, технологий машинного обучения и блокчейна. Взаимодействие с опытным поставщиком решения EDI обновление пройдет безболезненно и станет фундаментом для развития бизнеса и более эффективного взаимодействия с внутренними и внешними партнерами. 

    Скачайте мини-книгу «Эффективная Модернизация Электронного Документооборота» и узнайте, как поменять вашу систему EDI, используя 5 простых шагов.
     
    время публикации: 10:00  15 июля 2019 года
    0
    Теги: бизнес, цифровые технологии


    Комментарии (0)


    Чтобы оставить комментарий, Вам необходимо авторизоваться:  
    Comarch
    Разместить рекламу на New Retail
    Агатов Global