0/5

Гибкие графики рабочего времени в ритейле: особенности, автоматизация, перспективы

Гибкие графики рабочего времени в ритейле: особенности, автоматизация, перспективы
Для крупных компаний, в том числе в ритейле, расходы на персонал – самая большая статья в бюджете. И если думать про повышение эффективности бизнеса и управление прибыльностью, то один из существенных рычагов воздействия, помимо увеличения объема продаж, – это управление расходами на персонал.
Учитывая, что ежегодно зарплаты в этой отрасли растут, одним из важнейших инструментов снижения расходов и оптимизации HR-процессов является управление рабочим временем. 

Гибкие графики рабочего времени в ритейле: особенности, автоматизация, перспективы

В ритейле, как и любой отрасли, есть свои особенности, которые необходимо учитывать при ведении проектов автоматизации процессов планирования и табелирования массового персонала. О них мы беседуем с Алексеем Мельниковым, начальником управления внедрений компании «БОСС. Кадровые системы».



Итак, в чем же особенности учета рабочего времени в ритейле и почему возникают сложности с табелированием?

- Ритейл очень зависим от клиентского потока: в выходные большое количество покупателей, а в будние дни в части магазинов может никого не быть. Существует также сезонность и праздники. На неравномерность посещения влияют и внутренние факторы, например, промо-акции или инвентаризации. Это значит, что планировать графики нужно очень гибко, и управление рабочим временем в ритейле просто необходимо!

Многие компании-ритейлеры перевели персонал на гибкие графики труда: такой режим рабочего времени, при котором сотрудник начинает смену в оговоренное с работодателем время, а её продолжительность в разные дни может отличаться.  При этом руководитель по ТК РФ должен предоставить сотруднику возможность и условия для выработки определённой суммы часов, а также предоставлять отдых каждые 7 дней. Есть и другие ограничения: минимальная и максимальная продолжительность смены, ограничения по продолжительности отдыха между сменами.

Вести и контролировать такой порядок работы довольно сложно. Кроме того, управление рабочим временем – это и привлечение работников с неполной занятостью, временный персонал или использование сотрудников, которые работают по совместительству. И все эти режимы автоматизированная система должна обрабатывать в штатном порядке. 

У многих наших заказчиков свои схемы работы, но это может учитываться путем доработки нашего основного решения «Планирование графиков рабочего времени и табелирование», созданного на базе системы управления персоналом БОСС-Кадровик.

Как в этом модуле учитывается такая специфика ритейла?

- Гибкость нашей программы позволяет их учитывать. Установить нормативы можно как на всю компанию, так и использовать их для каждого департамента раздельно, вплоть до конкретного отдела. Есть возможность хоть каждый месяц создавать разные нормы, если это требуется. Например, ряд магазинов выделяет определенный фонд рабочего времени на конкретный период: то есть могут установить, что в феврале компания потратит 30% от годового фонда рабочего времени, а в июле только 10. Данные параметры задаются в справочниках нормативов нашей системы.




Читайте также: Настроить бизнес так, чтобы он работал без вас: недостижимая мечта или реальность




Как система помогает руководителям в планировании рабочих графиков?

- Руководители могут быстро планировать гибкие графики с помощью удобного интерфейса и вспомогательных функций. На экране отображается перечень работников, их должности, данные о планируемом и фактическом рабочем времени. По каждому сотруднику представлена информация по планируемым сменам, времени их начала и окончания. Менеджер может как вручную, так и автоматически вести этот документ. Если он вносит данные вручную, то проставляет только время начала смены и ее продолжительность, а время окончания рассчитывает система, автоматически учитывая необходимые перерывы по заложенному алгоритму.  Решение «Планирование графиков рабочего времени и табелирование» помогает не только рассчитывать смены и тратить на это минимальное количество времени, но и примерно оценить эффективность загрузки торговых точек персоналом. 

Также программа предоставляет руководителям определенную гибкость в планировании: они могут поставить сотруднику то количество часов, которое считают необходимым. Но, поскольку у менеджеров бывает разная квалификация, в модуле предусмотрены определенные проверки и ограничения, чтобы избежать ситуации, когда руководитель в первые полгода ставил работникам по 250 часов на каждый месяц и выбрал всю норму, а на конец года, когда обычно идет всплеск продаж, рабочего времени сотрудников не осталось. 

Для удобства планирования в модуле реализованы статистики: по каждому работнику считается норма – сколько человек должен отработать за год, сколько часов из них руководитель уже потратил, сколько у сотрудника осталось до конца года. В табеле есть специальное поле, в котором отображается остаток – сколько в среднем за месяц можно поставить часов, – это очень помогает сориентироваться. Если же менеджер сам не очень следит за статистикой, то вступает в действие программный контроль – например, запускаются проверки отклонений от среднемесячной нормы. Система нарастающим итогом отслеживает эти параметры и сначала дает подсказку руководителю, что он приближается к норме, а потом начинает блокировать его действия и просит изменить табель. Менеджер такие проверки может запускать несколько раз в месяц нажатием всего одной кнопки. Автоматически они отрабатывают в конце планирования, когда закрывается график, и в конце табелирования, когда идет оформление документов перед расчетом зарплаты.

Гибкие графики рабочего времени в ритейле: особенности, автоматизация, перспективы
 
Какие еще процедуры планирования графиков выполняются автоматически? 

- В программе есть возможность создать шаблоны рабочих графиков. Причем, как на всю компанию, так и разработать набор своих графиков, привязать их к сотруднику и заполнять нажатием одной кнопки, а потом вручную отредактировать, если нужно. То есть, обычно у работника есть какой-то базовый режим работы, например, 3/2, но при этом время начала и окончания работы в конкретном месяце нужно изменять. Проще всего сначала по шаблону заполнить стандартный график, а потом внести необходимые корректировки. Это помогает быстрее работать с документом. 

А как происходит заполнение данных по посещаемости?

- Каждый день в программе происходит табелирование: его можно делать автоматически - руководитель заходит в интерфейс и нажимает кнопку «Заполнить за один день». Система проставляет данные по плану, а дальше руководитель уточняет факт - неявки или переработки. Так можно вносить данные по каждому сотруднику, либо по всему табелю сразу. Менеджеры компаний оценили такой способ: возможность работать со своим набором шаблонов и таким образом снизить общее время заполнения табеля. Поскольку это гибкий график, его можно менять в течение месяца постоянно, хоть каждый день. Если какой-то сотрудник не вышел на смену, и его нужно заменить, руководитель нажимает кнопку, видит, кто у него свободен в этот день и проставляет смену другому работнику. Также нажатием кнопки можно посмотреть количество занятых работников и состав смен. По отзывам этот инструмент очень эффективен: позволяет руководителям работать быстрее и проще.
 
Планируется ли дальнейшее развитие этого решения, и если да, то в каком направлении?

- Если говорить про развитие, то существует специализированная методология Workforce Management (WFM) и отдельные решения на её основе, в которых автоматизированные системы сами строят рабочие графики. Они собирают информацию о так называемых бизнес-драйверах: продажах, клиентском потоке, чеках и полностью планируют персонал «на точках» за руководителей. На текущий момент подобных решений российского производства нет – все они имеют определенные технические ограничения, например, по возможностям оценки эффективности. Сейчас эта задача задает вектор развития функциональности нашего решения «Планирование графиков рабочего времени и табелирование» на базе системы управления персоналом БОСС-Кадровик.

Заказать презентацию решения или демоверсию: sales@bosshr.ru


время публикации: 10:00  05 ноября 2019 года
0
Теги: персонал, бизнес


Комментарии (0)


Чтобы оставить комментарий, Вам необходимо авторизоваться:  
Карта рынка
Разместить рекламу на New Retail
New Retail Forum. Почта России NEW 30.10