Как выбрать и внедрить сервис онлайн-встреч

Часто каждый отдел выбирает свой канал для рабочего общения, и возникает путаница: бухгалтерия пишет сообщения через CRM, отдел закупок привык переподключаться каждые 40 минут в зарубежном сервисе, а с производства звонят в мессенджерах. Когда нет единого коммуникационного пространства, информация теряется, эффективность снижается, так как многие темы приходится обсуждать по несколько раз с разными специалистами и вспоминать, в каком канале был отправлен нужный документ.

Кроме того, в такой ситуации сложно контролировать обмен корпоративными данными, повышается риск взлома или несанкционированного доступа к аккаунтам сотрудников. Некоторые сервисы могут хранить информацию на иностранных серверах или не поддерживать шифрование трафика.
 
Решение очевидно — выбрать универсальный сервис, отвечающий требованиям всех пользователей компании и мягко встроить его в бизнес-процессы.

Как видеосвязь решает бизнес-задачи в сфере ритейла

Производители, дистрибьюторы, крупные торговые сети используют видеосвязь для оптимизации коммуникаций между распределенными командами и контрагентами. Рассмотрим типовые сценарии, когда рабочее общение превращается в бизнес-инструмент.
 
Организация работы филиалов и удаленных сотрудников

Частая ситуация, когда управляющий офис находится в одном регионе, а производство и склады — в другом. Распределенные команды проводят регулярные совещания — планерки отделов, звонки один на один, когда важно уточнить детали у коллег на производстве или связаться с удаленными сотрудниками. Специалисты из командировок подключаются к обсуждениям даже находясь в дороге, что позволяет оперативно решать задачи и оставаться в контексте. 

Обучение сотрудников

Ротация кадров в ритейле — привычное дело. Новых сотрудников нужно быстро вводить в курс работы. Видеосвязь позволяет проводить обучающие сессии, групповые тренинги, записывать вебинары и экономить время и средства на логистику.

Собеседования в онлайне

Сервис видеосвязи помогает проводить удаленные интервью и поддерживать коммуникацию с сотрудником после устройства на работу. Онлайн-собеседования позволяют расширить географию поисков и искать сотрудников по всей стране.

Ключевые возможности сервиса для связи с коллегами и контрагентами

Представители сферы выделяют пять наиболее востребованных функций, которые важны для организации коммуникаций.

1. Легко подключиться. При необходимости «обсудить голосом» коллегам, партнерам и клиентам не обязательно устанавливать приложение или заводить учетную запись. Можно создать встречу за два клика и отправить ссылку. Важно, чтобы сервис работал на любом устройстве и в любом браузере, чтобы можно было подключаться из переговорки или на бегу. 

2. Удобно проводить корпоративное обучение. Возможность интеграции сервиса с LMS-платформой, поделиться экраном и показать на встрече презентацию, делить участников на группы и проводить тренинги.



3. Поддерживать высокое качество связи даже при нестабильном интернете и большом количестве участников. Совещания в крупных компаниях могут собирать до 200-300 сотрудников.

4. Возможность перенести все корпоративные коммуникации в единое пространство. Кроссплатформенное решение позволяет сосредоточиться на задаче и результате, а не на поиске инструментов. Сотрудник может обсуждать задачу в корпоративном чате, прямо из диалога перейти в онлайн-встречу с коллегами, а потом отправить ссылку на запись и текстовую расшифровку руководителю отдела. При этом все решения интегрированы бесшовно, не нужно тратить время на переключение, и вся информация хранится в одном месте. 

5. Гибкая тарификация. У кроссплатформенных решений часто широкие возможности, важно, чтобы сервис подстраивался под клиента, и можно было оплатить только те сервисы и функции, которые необходимы бизнесу.

С сервисом коммуникаций Контур.Толк можно реализовать любой из сценариев — решение объединяет видеовстречи, вебинарную платформу, мессенджер, и приложение для переговорных комнат.

Ключевые возможности видеосвязи можно попробовать бесплатно:

● создавать конференции до 50 участников и без ограничения по времени
● общаться в чате встречи
● делиться файлами
● демонстрировать экран
● записывать встречу на устройство.

Контур.Толк создан с учетом российских требований к защите данных, обеспечивает шифрование информации и хранение на российских серверах.

При необходимости можно расширить возможности с учетом задач или оплатить только те опции, которые использует компания. 

Как внедрить сервис видеосвязи для всех корпоративных коммуникаций: пошаговая инструкция

Даже самое удобное решение останется невостребованным, если не донести ценность выбранного сервиса до всех сотрудников. Важный этап — «продажа» сервиса своим же коллегам, иначе они продолжат использовать те способы связи, к которым привыкли, даже если они имеют ограниченный функционал. 

Инструкция пригодится для внедрения любого массового сервиса. Сначала нужно протестировать несколько решений, выбрать одно, затем ввести его в эксплуатацию и постепенно масштабировать на все отделы компании.

---

Читайте также: Teams уходит — Толк приходит. Выбираем сервис для общения с поставщиками и производителями

---

Шаг 1. Выберите тестовую группу. В нее должны входить представители всех отделов, чтобы собрать обратную связь по результатам использования для всех рабочих сценариев. Установите срок тестирования. Участники фокус-группы должны оценивать удобство работы с сервисом, а также критерии, важные для ваших сценариев: качества звука и видео, удобство демонстрации экрана, интеграцию с телефонией и так далее.

Шаг 2. Контролируйте ход тестирования. Регулярно собирайте обратную связь от пользователей и решайте проблемы. Участники фокус-группы должны понимать важность задачи, оперативно обращать внимание на особенности работы сервиса. Параллельно попросите службу безопасности оценить сервис на предмет возможных утечек информации.

Шаг 3. Соберите итоговую обратную связь и сделайте выводы. Воспользуйтесь списком с критериями и проведите голосование по каждому из параметров. Это поможет понять, подходит ли сервис для всех групп пользователей. 
 
Шаг 4. Расскажите сотрудникам компании, почему выбрали сервис, который хотите им предложить. Разработайте руководство и обучающие материалы для пользователей: инструкции, гайды, вебинары, видеоролики. 

Шаг 5. Помогите освоить новый сервис. Уведомите всех сотрудников о переходе на новый сервис и его преимуществах. Это можно сделать так:

— организовать очную планерку и устроить мастер-класс по использованию нового сервиса;

— провести онлайн-встречу в новом сервисе и показать его возможности,

— отправить рассылку;

— отмечать сотрудников, которые проводят максимальное количество встреч: например, дарить мерч с логотипом нового сервиса.

Отнеситесь к задаче креативно и с заботой о сотрудниках, чтобы переход был принят без сопротивления и стресса.

Можно использовать все преимущества видеосвязи для организации рабочего общения уже сейчас. Чтобы получить доступ к бесплатной версии Контур.Толка, нужно только зарегистрироваться, и можно начинать работу: запланируйте встречу и поделитесь ссылкой с коллегами.

16+.Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620. 
620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.