Кейс «ВкусВилл»: правильный документооборот с помощью Synerdocs

«ВкусВилл» – российская сеть магазинов продуктов для здорового питания, включающая более 1 200 торговых точек в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и других городах страны. 

Качество товара и сервиса – конкурентное преимущество продуктовых сетей. «ВкусВилл» уделяет этому особое внимание, поставляя покупателям свежие, экологически чистые продукты. 


Ежедневно «ВкусВилл» оформляет сотни транспортных накладных, одновременно привлекая для оказания услуг до десяти транспортных компаний. Чтобы полностью решить вопрос с корректным отображением текущего статуса по документообороту, а также избавиться от затрат на содержание бумажного архива, «ВкусВилл» решил использовать сервис обмена Synerdocs. 


ЭТрН в торговой сети – как это устроено

Проект по интеграции с сервисом стартовал в августе 2019 года. Технический партнёр «ВкусВилл» – компания «Автомакон» – настроил интеграцию Synerdocs с учётной системой на платформе 1С.  После успешного тестирования масштабировали решение на всю сеть. Теперь сотрудники могут обрабатывать, отправлять и принимать документы в привычном интерфейсе 1С. Часть процессов проходит без участия человека.

Геннадий Олешко, аналитик «Автомакон»:

«Главная особенность интеграционного проекта – полная автоматизация формирования и отправки ЭТрН. Система сама понимает, что и куда отправить и делает это по расписанию. Интеграция позволила многократно уменьшить время документооборота с транспортными компаниями, вести чёткий подсчёт количества рейсов и главное – уйти от колоссального количества бумажных документов».


Процесс обмена ЭТрН в сети «ВкусВилл» сейчас выглядит так:

1. Сотрудник магазина составляет заявку на определённые единицы товара в учетной системе. На основании этих данных в 1С автоматически формируется транспортная накладная. 

2. Распределительный центр проставляет отметку «груз сдал» и визирует документ квалифицированной электронной подписью. При этом система знает, когда и куда отправлять ЭТрН, так как в электронном маршрутном листе фиксируются торговые точки (грузополучатели), даты завершения погрузки и водители сторонней транспортной компании.

3. Водитель транспортной компании принимает груз и подписывает ЭТрН простой электронной подписью (ПЭП) через Viber.

4. Сотрудник магазина подтверждает принятие товара, автоматически в учётной системе грузополучатель (торговая точка) проставляет «груз принял» и визирует транспортную накладную ПЭП.

5. Водитель транспортной компании ставит отметку о сдаче груза и через Viber подписывает накладную ПЭП.

6. Транспортная компания визирует ЭТрН в личном кабинете на сайте Synerdocs квалифицированной электронной подписью.
 

Схема обмена ЭТрН во «ВкусВилл»

Все участники обмена транспортными накладными задействуют специальное мобильное приложение – начиная с отгрузки товара на распределительном центре водителям транспортной компании, заканчивая приёмкой груза старшим продавцом в магазине. 

---

Читайте также: Электронные накладные: каким ритейлерам и для чего нужны

---

Меньше бумаг, или Экологичность во всём

Оксана Сазонова, бухгалтер по учёту транспортных расходов «ВкусВилл»:

«Сервис Synerdocs безболезненно вписался в ИТ-инфраструктуру компании. Особенно это актуально сейчас, во время массового перехода на удалённую работу в связи с непростой ситуацией в мире. Результат внедрения ЭТрН – это эффективность, быстрота и качество всех процессов электронного документооборота с транспортными компаниями. Это позволяет «ВкусВилл» решать самую главную задачу – своевременно поставлять покупателям свежие, экологически чистые продукты».

«ВкусВилл» является одной из самых динамично развивающихся торговых сетей. В планах компании – полностью автоматизировать процесс создания новых логистических цепочек (склад – торговые точки) и масштабировать решение на всю сеть, тем самым полностью избавившись от бумаги. 


Все кейсы торговых и других компаний ищите на сайте Synerdocs.

Фото: Vedomosti.ru 

New Retail