Как обрабатывать отклики: чек-лист, который поможет увеличить конверсию кандидатов

Кадровая лидогенерация BetaOnline помогает компаниям решать задачу массового найма персонала. Создавая поток из анкет кандидатов, наш продукт закрывает первый этап воронки подбора — привлечение соискателей. А дальше каждый отклик должен пройти еще несколько стадий — от первого контакта до трудоустройства. Эта работа ведется внутри компании-клиента. 

Что делать, если конверсия не соответствует ожиданиям? Избегать скорых выводов о том, что лидогенерация не работает, и искать слабое звено по всей воронке. Мы проводим аналитику рекламных кампаний, оцениваем количество и качество трафика — и рекомендуем заказчику проанализировать путь анкет на его стороне. Может оказаться, что потери идут на нижних этапах воронки, и тогда нужно вносить корректировки в систему работы с откликами.

В нашей практике такие кейсы были. В нескольких случаях мы привлекали эксперта по организации массового найма. Забегая вперед, при его участии удавалось существенно изменить показатели: например, снизить недозвоны с 45 до 28% и поднять приглашаемость с 29 до 46%. Сегодня мы попросили его поделиться опытом. 

В результате получился чек-лист, который поможет выстроить эффективную систему работы с откликами и получать максимальные результаты по задачам массового найма. Рассказывает Евгений Лукьянчиков, эксперт с опытом более 10 лет работы в массовом подборе для крупнейших российских компаний.

Перемены на кадровом рынке: активный подбор в новых отраслях

Текущая ситуация в экономике во многом меняет рынок массового персонала. На первый план выходит активизация работы в отраслях импортозамещения: производство, грузоперевозки, fast food, легкая промышленность. В этих направлениях объем найма в ближайшей перспективе будет измеряться тысячами. 

Чтобы быстро укомплектовать производственный штат, невозможно создать достаточный поток только через job-площадки. Приходится задействовать дополнительные маркетинговые активности, самостоятельно или с помощью агентств. Но сам по себе трафик не обеспечит закрытие вакансий, с ним нужно качественно работать.

Почему это важно? 

Нехватка рабочего персонала отмечалась уже давно. Теперь на этих рынках мы будем наблюдать тенденцию, знакомую по ритейлу и службам доставки: не работодатель выбирает кандидата, а кандидат выбирает работодателя и работу под свои потребности. Это значит, что соискатель не будет ждать, когда ему ответят, или три раза приходить на собеседование. Он уйдет туда, где HR-служба оказалась быстрее, вежливее и удобнее для него. 

Как построить такую службу — далее по пунктам.

Первый этап: контакт с соискателем 

1. Определить целевой профиль кандидата

Важно четко представлять себе целевой профиль кандидата. Массовые вакансии обычно предполагают минимум требований, нужно подобрать наиболее целевые. Это позволит привлекать наиболее релевантных кандидатов и повысить конверсию.

2. Связаться с кандидатом как можно быстрее

Главная задача — максимально оперативно обрабатывать входящий поток: кто быстрее ответит на отклик, к тому с большей вероятностью пойдет соискатель.

Я устанавливаю правило: связаться с кандидатом в течение суток с даты отклика. Такой параметр включен в SLA и в KPI рекрутеров, контролируется через отчетность и служит одним из главных показателей эффективности подбора. 

3. Регламентировать дозвон

Средний процент дозвона в массовом подборе — 70–75%. Четверть входящего трафика уходит в недозвон, а оставшихся с помощью грамотного первого контакта нужно вовлечь в продолжение общения с компанией. У отдела рекрутинга должен быть четкий регламент дозвона до кандидата: когда и сколько раз звонить, как и о чем говорить с соискателями на разные позиции.

4. Использовать дополнительные каналы связи

Сегодня термин “дозвон” нужно понимать условно. Люди не очень-то хотят разговаривать по телефону, рекрутеры все чаще общаются в чатах и мессенджерах. Использование таких каналов увеличивает конверсию на этапе дозвона до 75–80%.

Кейс 1 Как пример — один из совместных проектов BetaOnline, где участие Евгения и подключение его колл-центра к работе с откликами существенно изменило показатели. Клиент — сеть розничной торговли.
До работы с колл-центром Недозвон — 45% Приглашаемость — 33%	По результатам работы с колл-центром Недозвон — 28% Приглашаемость — 42%

 

Второй этап: отбор кандидатов

5. Предъявлять реальные требования к кандидатам

Завышенные требования к соискателям — одна из главных проблем. Если компания исходит из представления, что поток должен состоять из идеальных работников, — она отсеивает тех, кто недостаточно идеален, даже не проведя основного собеседования. Но в массовом подборе ценен каждый кандидат, и работать нужно со всем трафиком в полном объеме.

6. Контролировать доходимость

Соискателей, которые прошли превалидацию, компании могут терять из-за халатности при взаимодействии.

Распространенная история — плохая организация очного интервью. Придя в назначенное время, соискатель долго ищет нужное помещение, дозвониться не может, а потом вынужден ждать директора. Однако ждать большинство не будет: на массовом рынке есть другие варианты. Так компания теряет львиную долю лидов и соответственно увеличивает расходы на их привлечение.

Как это решается? Назначаются сотрудники специально для собеседований, согласовывается график их проведения. Они следят за списком приглашенных, ждут кандидатов и встречают у входа. В идеале — звонят, подтверждая явку, а если человек не пришел — стремятся его вернуть.

---

Читайте также:  Как искать работу в условиях турбулентности (и обзор вакансий в ритейле)

---

7. А нужно ли очное интервью?

Еще один способ решить проблему с очным собеседованием — отказаться от него. Сегодня можно провести качественное глубокое интервью в телефонном или видеоформате. При хорошей проработке скрипта разговора можно сразу выводить работника на точку — такую схему я успешно применяю на своих проектах. 

Этот метод позволяет оптимизировать потери на самых проблемных этапах воронки подбора: соискателю не нужно никуда ехать, упрощается организация для менеджмента, уменьшаются потери лидов на этапе доходимости. В итоге вакансии закрываются быстрее.

8. Не затягивать трудоустройство

Длительная проверка анкеты кандидата службой безопасности, потери анкет на этапе подписания договора, ожидание на каждом этапе в несколько дней — все это может критически затягивать оформление, что приводит к потере значительной доли кандидатов.

Короткое правило: цикл работы с кандидатом должен быть минимален. Как мы помним, кандидат не будет ждать.

Кейс 2 Еще один пример из совместного опыта оптимизации работы с откликами. Проект на рынке доставки.
До работы с колл-центром Недозвон — 30% Приглашаемость — 29%	По результатам работы с колл-центром Недозвон — 24% Приглашаемость — 46%

 

Итоги: как сделать путь кандидата быстрым и удобным? 

Воронка для максимально простого и быстрого трудоустройства:

1. На каждый отклик отвечаем в течение 1 дня, рекомендованное время 3-4 часа.
2. Через глубокое телефонное интервью проводим базовые первичные отсевы и погружение в профессию.
3. Убираем очное интервью, поэтому не «сжигаем» кандидатов на этапе доходимости.
4. Проводим проверку документов за несколько часов.
5. Оформляем сотрудника в электронном формате, быстро и без выезда в офис.

Так мы получаем усеченную воронку, которая ускоряет процесс найма и сокращает зоны потерь. 

Еще одно направление для увеличения конверсии подбора — оптимизация условий работы для кандидата - то есть дать кандидату то, что ему важно в условиях быстрого заработка:

1) Возможность работать, когда хочешь: выбор объема и графика работы
2) Возможность работать, кем хочешь: даем выбор не только смен, но и околоцелевых профессий
3) Возможность получить деньги в любой момент: как пример, выплаты сразу после смены

Так мы стараемся решить основные задачи соискателя: как можно быстрее найти интересную работу и начать зарабатывать. Для нас же главный результат — повышение конверсии. При средней конверсии в массовом найме 4-5% мы получаем 8-10% от общего количества целевых откликов.


 

Как построить работу с партнером по лидогенерации?

В заключение вернемся к моменту привлечения соискателей с помощью партнерской лидогенерации. Хотя сама по себе лидогенерация находится в зоне ответственности агентства, но степень влияния компании-клиента тоже есть. 

1. На старте необходимо определить целевой профиль кандидата: максимально полно описать его портрет, от профессиональных качеств до черт характера. Только заказчик знает, кто ему нужен, — дайте эту информацию, и специалисты настроят таргетинг на вашу целевую аудиторию. Вы будете получать качественный трафик и иметь лучшую конверсию, чем при плохо прописанном брифе.

2. Установить показатели эффективности проекта, критерии «хорошего» или «плохого» трафика. Обратная связь должна быть конструктивной, а для этого изначально нужно оговорить желаемый результат, установить KPI в количественных (объем лидов, соблюдение сроков и пр.) и качественных (цифры конверсии на разных этапах воронки) показателях.

Если одно из условий не удастся выполнить, будет понятно, где искать обвал воронки подбора. 

Недостаток в количестве — проблема агентства. В качестве — возвращаемся к пункту 1: был ли обозначен профиль? Если трафик плановый, а целевой профиль соответствует требованиям — ищем дальше по воронке, по каждому пункту чек-листа.

Кейс 3 Приведем пример аудита по проекту, результаты которого не устраивали заказчика. Аудит показал, что слабые места — в обработке трафика, и с ними нужно вести работу.

Показатели по проекту 46% — приглашены на собеседование 42% — недозвон 1% — трудоустроены Претензии клиента были связаны с уровнем доходимости соискателей после приглашения на собеседование и итоговым процентом трудоустройства.

Результаты аудита Проведя обзвон соискателей с помощью колл-центра, удалось выяснить: ●    7% кандидатов — рекрутеры клиента вообще не звонили; ●    15% кандидатов — были готовы рассматривать вакансии клиента на момент повторного контакта; ●    после приглашения на собеседование с кандидатом не работали, что повлияло на процент доходимости и трудоустройства; ●    роль сыграла и пандемия: многие, кто не пришел на собеседование, сообщили, что заболели. Таких кандидатов можно было вернуть, если быть на связи и пригласить после выздоровления.

3. Соотносить ожидания от партнера и свою ответственность. Нередко заказчик хочет прописать в договоре высокую конверсию — но не готов прописывать KPI для рекрутеров по качеству обработки трафика. Стоит помнить, что вся воронка — это единый процесс, на который влияют обе стороны.

4. Вести отчетность. Контроль необходим на каждом этапе: всех кандидатов нужно вносить в базу и отмечать статусами по мере прохождения по воронке. Иначе они не только будут теряться, но вы даже не узнаете, где и сколько их теряется. 

5. Обеспечить доступ к данным по кандидатам для агентства в режиме реального времени. Специалисты смогут оценивать эффективность кампаний и работать над ее повышением, а также делать прогнозы по стоимости лида и бюджетам.

В воронке кадрового подбора каждый участник проекта несет ответственность за те бизнес-процессы, которые находятся в его зоне ответственности. И если компания это понимает и эффективно работает на своей стороне — кадровая лидогенерация будет успешной и станет важным инструментом массового найма. 


Евгений Лукьянчиков, эксперт с опытом более 10 лет работы в массовом подборе для крупнейших российских компаний.

Для New Retail